Guía: Cómo elegir el sistema CRM adecuado

¿Qué es un sistema CRM?

Antes de entrar en cómo un sistema CRM puede ayudar a tu empresa, primero queremos repasar qué es CRM.

CRM significa Gestión de Relaciones con Clientes, lo que, como su nombre indica, se trata de mejorar la gestión de clientes y crear experiencias positivas. CRM implica trabajar de manera activa y estructurada para mejorar las relaciones con los clientes y crear relaciones a largo plazo.

Dado que el objetivo de CRM es atraer nuevos clientes, así como aumentar la satisfacción y lealtad de los clientes existentes, necesitas entender sus necesidades. Con un buen conocimiento de los clientes actuales y potenciales, puedes desarrollar productos y servicios que cumplan con sus expectativas y requisitos.

Un sistema CRM también se conoce como herramienta o programa CRM y es una solución de TI que te ayuda a hacer precisamente esto, lo que proporciona a ti y a tu equipo una buena base para crear y mantener relaciones sólidas y duraderas con los clientes.

Con un sistema CRM sencillo, puedes estructurar tus procesos de ventas sin necesidad de un sistema caro y complejo. Se vuelve más fácil obtener una visión general, hacer seguimiento a los clientes y crear lealtad.

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Funciones que pueden mejorar tus ventas y relaciones con los clientes

Reúne toda la información del cliente en un solo lugar

Para poder gestionar las relaciones con los clientes de manera estructurada, es importante tener orden y claridad. Una forma de lograr esto es reunir toda la información del cliente en un solo lugar, para que todos los departamentos puedan encontrar la información correcta de manera rápida y sencilla.

Esto puede ser especialmente importante en empresas más grandes donde diferentes departamentos a menudo necesitan colaborar y compartir información. Al reunir toda la información del cliente en un sistema CRM, la mantienes centralizada y accesible para todos los que la necesiten.

Procesos automatizados para ventas eficientes

Con un flujo CRM automatizado, puedes optimizar muchos de tus procesos relacionados con los clientes. Por ejemplo, puedes automatizar correos electrónicos, en lugar de perder tiempo creando listas de correo y programando recordatorios en el calendario.

Esto le da a los vendedores más tiempo para construir relaciones personales con los clientes. La automatización de estos procesos también puede ayudar a asegurar que la comunicación importante no se olvide y que los clientes siempre reciban el servicio que esperan y el seguimiento que desean.

Estadísticas y reportes claros

Puedes ver listas, estadísticas e informes en tiempo real, lo que te brinda información rápida y una visión clara de los KPI y métricas clave. También puedes tener todas las estadísticas de ventas, gestión de leads y calificaciones de satisfacción del cliente presentadas en un panel personalizado.

Esto te permite obtener rápidamente una visión general del rendimiento de tu empresa y actuar rápidamente cuando sea necesario.

Gestión rápida de leads de diferentes canales

En un sistema CRM, puedes rastrear y obtener una visión general de qué canales digitales generan más oportunidades de negocio para ti. Esto puede incluir leads entrantes desde el sitio web, así como de otros canales como redes sociales, correo electrónico, llamadas y más.

Esto puede ayudarte a ver qué canales son más efectivos para llegar a tus clientes objetivo y puede ser utilizado para enfocarte más en los canales que ofrecen el mayor retorno.

Fortalece la colaboración entre marketing y ventas

Hacer que marketing y ventas trabajen juntos hacia los mismos objetivos puede ser un desafío para muchas empresas.
Un sistema CRM adaptado para pequeñas empresas facilita compartir información entre equipos. Esto conduce a una mejor comunicación, un seguimiento más rápido y más negocios ganados.

Esto brinda a todos acceso a la misma información y material. Solo al hacer que los procesos sean accesibles para todos, todos podrán trabajar de manera más integrada.

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¿Qué es Customer Connect?

Al elegir un sistema CRM, hay muchas ventajas que puedes aprovechar en todo, desde ventas y marketing hasta servicio al cliente.

Customer Connect te ayuda a gestionar rápidamente tus leads entrantes de diferentes canales y a clarificar la situación comercial tanto para ti como para tu cliente a lo largo de todo el proceso de ventas.

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Lee más sobre sistemas CRM basados en IA y cómo puede darte una ventaja.

Por qué deberías invertir en un nuevo sistema CRM

Hay muchas razones por las que deberías considerar invertir en un nuevo sistema CRM. Aquí hay algunos ejemplos:

Aumento de la productividad

Un sistema CRM puede ayudarte a automatizar procesos clave y a hacer un seguimiento de todas las interacciones con los clientes de manera simple y centralizada. Esto puede ahorrar tiempo y permitir que tu equipo se enfoque en tareas más importantes, lo que a su vez puede aumentar la productividad.

Mejor servicio al cliente

Un sistema CRM puede ayudarte a recopilar toda la información del cliente en un solo lugar, lo que facilita proporcionar al personal una visión completa del cliente. También puede ayudarte a mantener contacto con los clientes de manera estructurada, para que puedas brindarles el servicio que esperan.

Aumento de ventas

Un sistema CRM puede ayudarte a hacer seguimiento de los leads y asegurarte de que no se pierdan oportunidades de negocio. También puede darte una mejor comprensión de los comportamientos y preferencias de los clientes, lo que puede ayudarte a crear ofertas más relevantes y aumentar las ventas.

Reducción del trabajo administrativo

Un sistema CRM puede ayudarte a hacer seguimiento de todas las interacciones con los clientes y automatizar procesos clave, lo que puede reducir la carga administrativa para tu equipo.

Aumento de la lealtad del cliente

Un sistema CRM puede ayudarte a construir relaciones a largo plazo con tus clientes al brindarles el servicio y la atención que esperan. Esto puede aumentar la lealtad del cliente y reducir el riesgo de que cambien a un competidor.

Si deseas ver cómo un nuevo CRM puede impactar positivamente tu negocio, lee nuestra guía sobre implementación de sistemas CRM.

8 consejos al elegir un sistema CRM 

Es más fácil cuando se hace bien desde el principio. A continuación, hemos recopilado nuestros ocho mejores consejos que, con suerte, harán que la elección de un sistema CRM sea un poco más fácil para ti.

1. ¿Qué diferentes funciones existen?

Todos son diferentes, y nuestras necesidades también varían. Tu empresa es única en términos de base de clientes, procesos y potencial de crecimiento. Por lo tanto, no es una buena idea comprometerse con una solución estandarizada con funciones inalterables y innecesarias. Necesitas un sistema CRM que pueda adaptarse a tus necesidades específicas.

Debería facilitarte las cosas y no complicarlas. Por eso es importante que obtengas un sistema CRM que pueda ofrecer las funciones que tú y tu empresa necesitan para gestionar de manera más efectiva los leads entrantes y los clientes existentes. Al poder intercambiar información fácilmente, tanto entre diferentes departamentos como dentro del equipo, también reduces el riesgo de que se pierda información importante.

2. ¿Cómo gestiona la plataforma tus datos?

Al elegir un nuevo sistema CRM, es importante que pienses en qué datos manejas y cómo la plataforma los almacena. La información de tu empresa se almacenará en la nube cuando uses un nuevo sistema, por lo que es importante investigar cómo el proveedor maneja tus datos, incluyendo dónde tienen sus servidores.

Tu elección de sistema CRM también puede verse afectada por el tipo de datos que almacenas, por lo que es importante elegir un sistema que cumpla con los requisitos del nuevo reglamento de protección de datos, GDPR. La herramienta CRM que elijas también debería facilitar la búsqueda de datos personales y ofrecer la posibilidad de restringir o eliminar ciertos datos cuando sea necesario.

3. ¿Es posible conectar sistemas externos con el sistema CRM?

El correo electrónico es la forma más común de comunicación para los equipos de ventas hoy en día, pero puede resultar molesto y consumir tiempo para tus vendedores alternar entre la bandeja de entrada y el sistema CRM para enviar correos electrónicos y registrar respuestas de clientes potenciales o nuevos.

Tu empresa probablemente también utiliza otros sistemas para gestionar diferentes partes del negocio. Para aprovechar al máximo tu nuevo sistema CRM, es importante que pueda integrarse con los sistemas externos que ya estás utilizando.

4. ¿Es el sistema CRM adaptable a dispositivos móviles?

Es igualmente importante poder gestionar tus leads a través de una tableta o móvil, como a través de una computadora. Con el móvil, siempre tienes acceso a tus leads, lo que hace que sea esencial poder gestionarlos más rápido y no perderlos ante un competidor.

5. ¿Es el sistema CRM una solución estandarizada o flexible?

Si no estás bien informado, una solución estandarizada puede parecer una buena opción. Pero quieres evitar quedarte atrapado en una solución que no se puede modificar a medida que tu negocio cambia. Por lo tanto, es importante que puedas añadir y eliminar funciones que se adapten a ti y a tus necesidades a medida que estas cambian.

6. ¿Qué posibilidades hay para análisis e informes?

Hay una gran cantidad de herramientas inteligentes que ayudan de diversas maneras a automatizar tareas manuales y que consumen tiempo, además de proporcionar análisis e informes confiables.

Al elegir un sistema CRM que incluya esto, no necesitarás comparar los datos en el sistema con otros programas externos y hacer las cuentas tú mismo. Asegúrate de elegir un sistema con una interfaz fácil de usar para análisis e informes, y que ofrezca la posibilidad de personalizar los informes según tus necesidades específicas. Un AI-CRM con análisis inteligente te ayudará a tomar decisiones basadas en datos.

7. ¿El proveedor tiene la competencia técnica y experiencia adecuadas?

Es importante elegir un proveedor de sistemas CRM que tenga experiencia en la entrega de sistemas de calidad, así como competencia técnica en el área. Un proveedor experimentado puede ayudarte a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades y a tu negocio, así como ofrecer asesoramiento y apoyo durante la implementación y el uso del sistema.

8. ¿Puedes obtener soporte después de la implementación?

Es importante elegir un proveedor de sistemas CRM que ofrezca soporte incluso después de la implementación. Esto puede incluir soporte técnico en caso de problemas, pero también la posibilidad de recibir asesoramiento y apoyo para optimizar el uso del sistema. Asegúrate de que el proveedor tenga un buen soporte al cliente, para que puedas obtener ayuda en caso de preguntas o necesidades de apoyo.

Mucho que ganar con la Gestión de Relaciones con Clientes (CRM)

La gestión de leads más rápida gana

Tendrás la oportunidad de llegar a clientes potenciales más rápido que tus competidores, lo que aumenta tus posibilidades de ganar el negocio en un 86%.

Apoya tu proceso de ventas

Un buen sistema CRM te brinda una mayor visión del recorrido de compra de tus clientes y te permite comunicar lo correcto en el momento adecuado del negocio.

Rastrea tus canales de negocio digitales

El sistema hace visible qué canal de negocio digital genera más y los negocios más rentables, lo que aclara qué canales deberías priorizar y cómo para una venta más efectiva.

Por qué necesitas una estrategia CRM

Un sistema CRM es importante para gestionar eficazmente los leads y obtener más clientes, así como para retener a los clientes existentes.
Al utilizar datos de clientes para conectar y apoyar a los clientes, la empresa puede crecer. También es importante satisfacer las necesidades de los clientes basándose en sus deseos.
Para mantener un alto nivel, se requiere una estrategia CRM que proporcione acceso a datos de clientes y permita ser más orientado a datos en ventas, servicio al cliente y marketing.

Trabaja con el cliente en el centro

Cuando los productos y servicios son considerados equivalentes por los clientes, eligen la empresa que les parece mejor. Por lo tanto, es importante tener una estrategia centrada en el cliente que se enfoque claramente en crear una experiencia significativa para el cliente.

Al optimizar y mejorar constantemente la experiencia del cliente, puedes aumentar la lealtad de tus clientes. Un sistema CRM facilita a ti y a tus colegas gestionar actividades relacionadas con los clientes y cumplir lo que prometen a los clientes.

Analiza las necesidades y actúa más rápido

¿Sabías que los clientes recurrentes tienden a gastar aproximadamente el doble que los nuevos clientes?

Al utilizar un sistema CRM, puedes recopilar toda la información sobre los clientes en un solo lugar, proporcionar a todos los departamentos una visión general de lo que se ha dicho y hecho, y utilizar esa información para identificar nuevas necesidades de clientes y gestionar adecuadamente a los clientes existentes y potenciales.

Cuando los datos se recopilan y analizan, puedes adaptar el contenido y las ofertas de la empresa basándote en su actividad e intereses, lo que abrirá aún más oportunidades de negocio para actuar.

¿Quieres saber cómo dar el siguiente paso? Consulta nuestro artículo sobre cómo implementar un sistema CRM paso a paso.