Guide: Införa CRM-system i företaget – en enkel guide för att komma igång

Varför införa ett CRM-system i företaget?

Innan du börjar titta på olika verktyg är det bra att förstå varför ni ska införa ett CRM.

Ett modernt CRM-system hjälper företaget att:

• samla all information om kunder och potentiella kunder på ett ställe
• följa upp alla förfrågningar – inte bara de som någon råkar komma ihåg
• ge säljare, kundansvariga och ledning samma bild av läget
• skapa struktur i både försäljning och marknadsföring

Kort sagt: CRM-systemet gör det enklare att:

• driva fler affärer i mål
• hålla ordning när företaget växer
• ge bättre service till både nya och befintliga kunder

Och det viktigaste:

• Missa inga affärer.
• Med ett bra CRM-system blir varje förfrågan synlig, tilldelad och uppföljd – inte bortglömd i någons e-post.

Spara 2 månader med årsvis betalning

Vad är CRM – och vad är ett CRM-system i praktiken?

CRM står för Customer Relationship Management – alltså hur ni arbetar med kundrelationer.
Ett CRM-system är det verktyg som hjälper er att göra det strukturerat.

I praktiken betyder det att CRM systemet:

• håller reda på kunder, kontakter och historik
• samlar e-post, möten, anteckningar och offerter
• visar vilka affärer som är på gång, i vilka steg och med vilka nästa aktiviteter

Det är inte bara ett register. Ett bra CRM-system:

• visar säljaren vad som ska göras idag
• hjälper ledningen att se var flaskhalsar och möjligheter finns
• gör det enklare för hela teamet att samarbeta kring kunden

Innan du väljer system – vad ska du tänka på?

Många börjar i fel ände: de jämför funktioner, prisplaner och integrationer innan de vet vad de faktiskt behöver.

Börja istället med tre frågor:

1. Hur ser vårt arbetssätt ut idag?
   • Var finns informationen idag? (e-post, Excel, chatt, i huvudet)
   • När tappar vi affärer? (ingen hinner svara, ingen följer upp, otydligt ansvar)
2. Var finns informationen idag? (e-post, Excel, chatt, i huvudet)
3. När tappar vi affärer? (ingen hinner svara, ingen följer upp, otydligt ansvar)
4. Vilka problem vill vi lösa med ett nytt CRM?
   Exempel:
   • “Vi vill slippa missa förfrågningar som kommer via e-post.”
   • “Vi vill ha koll på alla potentiella kunder i ett flöde.”
   • “Vi vill öka försäljningen utan att jobba fler timmar.”
5. “Vi vill slippa missa förfrågningar som kommer via e-post.”
6. “Vi vill ha koll på alla potentiella kunder i ett flöde.”
7. “Vi vill öka försäljningen utan att jobba fler timmar.”
8. Vilka ska använda CRM-systemet?
   • Bara säljare?
   • Även kundservice och marknadsföring?
   • Behöver chefer få snabba översikter?
9. Bara säljare?
10. Även kundservice och marknadsföring?
11. Behöver chefer få snabba översikter?
12. Var finns informationen idag? (e-post, Excel, chatt, i huvudet)
13. När tappar vi affärer? (ingen hinner svara, ingen följer upp, otydligt ansvar)
14. “Vi vill slippa missa förfrågningar som kommer via e-post.”
15. “Vi vill ha koll på alla potentiella kunder i ett flöde.”
16. “Vi vill öka försäljningen utan att jobba fler timmar.”
17. Bara säljare?
18. Även kundservice och marknadsföring?
19. Behöver chefer få snabba översikter?

Det här gör det lättare att välja rätt CRM – ett system som matchar företagets behov, istället för att ni trycks in i någon annans mall.

CRM-implementering – gör det enkelt från början

En CRM-implementering behöver inte vara komplicerad. Tvärtom är “lagom och enkelt” ofta det bästa när ni går från noll till att börja använda CRM.

Steg 1: Bestäm vad ni vill ha koll på

Börja med det viktigaste:

• Vilka leads och kunder har vi?
• Vilka steg går en affär igenom? (t.ex. Ny förfrågan → Kontaktad → Offert → Vunnen/Förlorad)
• Vilken information behöver vi alltid ha? (t.ex. kontaktperson, företag, telefon, e-post, kanal, nästa steg)

CRM systemet ska hjälpa er hålla koll på det här – inte tvinga fram 50 fält ingen orkar fylla i.

Steg 2: Definiera ett enkelt säljsätt

Tillsammans med säljare och andra som pratar med kunder:
Rita upp hur en affär ser ut idag. Sedan gör ni det till er första säljbräda i CRM:et.

Målet:
Alla affärer ska ha en tydlig plats, och varje steg ska vara begripligt för teamet.

Steg 3: Koppla de viktigaste kanalerna

Börja med det som har störst effekt:

• koppla kontaktformulär så att potentiella kunder blir leads direkt i systemet
• koppla e-post om möjligt, så att konversationer hamnar på rätt kundkort
• notera om viktiga leads också kommer från sociala medier – och skapa ett enkelt sätt att lägga in dem

Du måste inte integrera allt från dag ett. Men varje kanal du kopplar in minskar risken för tappade affärer.

Införa CRM i teamet – få med människor, inte bara data

Det spelar ingen roll hur bra systemet är om ingen vill använda CRM.

Några tips:

• involvera teamet tidigt – speciellt säljare och de som möter kunder varje dag
• börja enkelt – få hellre alla att använda 5 viktiga fält än 25 halvt om halvt
• visa nyttan – hur CRM minskar dubbeljobb och hjälper dem att lyckas
• utsedd ägare – någon måste ha ansvar för att systemet hålls rent, uppdaterat och utvecklas

Tänk på CRM som ett verktyg för teamet, inte som en kontrollpanel för chefen.

Sammanfattning – dags att ta första steget?

Att gå från “inget system” till ett första CRM-system kan kännas stort, men:

• du måste inte göra allt perfekt från början
• du behöver inte alla funktioner från dag ett
• du kommer snabbt märka effekt om du fokuserar på:
  – mindre administration
  – mer försäljning
  – inga missade affärer

Börja med ett enkelt, tydligt sätt att samla leads och kunder.
Utgå från ert arbetssätt.
Välj ett system som ni faktiskt kommer att använda.

Vill du ha ett konkret exempel kan Customer Connect vara ert första nya CRM – enkelt att komma igång med, byggt för små och medelstora företag, och utformat för att hjälpa er sluta missa affärer.eamet, inte som en kontrollpanel för chefen.