Jak przypomnieć o ofercie bez naciskania – trzy szablony e-maili
Chcesz wrócić do wysłanej oferty bez naciskania na klienta? Poznaj trzy szablony e-maili i prostą rutynę, które pomagają ustalić następny krok.
Oferta została wysłana i czekasz na odpowiedź. Napisać ponownie, zadzwonić czy dać klientowi czas do namysłu? Dobry dalszy kontakt zaczyna się od tego, czego klient potrzebuje, by przejść dalej.
Poniżej znajdziesz prostą rutynę i trzy szablony e-maili dotyczących ofert, o które klient poprosił lub o których już rozmawiacie. Dostosuj treść do wcześniejszej rozmowy i wykorzystaj kontakt do ustalenia następnego kroku.
Ustal następny kontakt przy wysyłaniu oferty
Już w rozmowie zapytaj, kiedy klient planuje podjąć decyzję i kto powinien w niej uczestniczyć. Wysyłając ofertę, zaproponuj termin krótkiej rozmowy.
Możesz na przykład napisać: „Czy możemy porozmawiać w czwartek, czy potrzebujecie więcej czasu na przejrzenie propozycji?”. Dzięki temu klient ma wpływ na termin.
Nie ma odstępu czasu odpowiedniego dla każdej transakcji. Małe zamówienie i duży projekt mogą mieć zupełnie inne procesy decyzyjne. Jeśli nie ustaliliście terminu, możesz zaproponować pierwszy kontakt po kilku dniach roboczych, a dalsze działania dopasować do odpowiedzi klienta.
Sprawdź, co już wiesz
Przed ponownym kontaktem przeczytaj ostatnią rozmowę. Co klient chciał rozwiązać? Czy jest harmonogram? Czy obiecano uzupełnienie informacji? Czy klient już zaznaczył, że decyzja zajmie czas?
Następnie wybierz jeden jasny cel wiadomości. Może nim być wyjaśnienie zakresu, potwierdzenie terminu decyzji lub pytanie, czy propozycja nadal jest aktualna. Trzymaj się tego pytania, aby łatwiej było odpowiedzieć.
Szablon 1: pierwszy kontakt po wysłaniu oferty
Użyj go, gdy klient otrzymał ofertę i chcesz wyjaśnić ewentualne pytania.
Temat: Pytania do oferty na [zlecenie]?
Dzień dobry, [imię],
Wracam do oferty na [zlecenie] wysłanej [data]. Propozycja opiera się na celu [cel klienta] i obejmuje [krótki opis].
Czy mogę wyjaśnić coś w zakresie lub sposobie realizacji, zanim podejmiecie decyzję?
Możemy też przejrzeć ofertę wspólnie, jeśli tak będzie łatwiej.
Pozdrawiam,
[imię]
Odwołanie do celu klienta pokazuje, do której rozmowy wracasz. Sprawdź, czy opis nadal jest aktualny, i unikaj dodawania kilku nowych pytań w jednym e-mailu.
Szablon 2: gdy coś wymaga wyjaśnienia
Użyj go, gdy ustaliliście konkretne pytanie, które blokuje decyzję.
Temat: Informacje do decyzji w sprawie [zlecenie]
Dzień dobry, [imię],
Podczas naszej rozmowy pojawiła się potrzeba wyjaśnienia kwestii [pytanie]. Oto odpowiedź: [krótka i konkretna odpowiedź].
Oznacza to, że [istotna konsekwencja dla zakresu, odpowiedzialności lub harmonogramu].
Czy to daje Wam informacje potrzebne do następnego kroku, czy zostało jeszcze coś do wyjaśnienia?
Pozdrawiam,
[imię]
Uzupełnij tylko kwestie, które rzeczywiście omawialiście. Jeśli zmieniasz zakres lub cenę, zaznacz to wyraźnie i uwzględnij we właściwej wersji oferty. Ważne zmiany nie powinny pozostać jedynie luźnym sformułowaniem w wątku e-mailowym.
Szablon 3: gdy musisz ustalić, czy sprawa ma pozostać otwarta
Użyj go, jeśli ponowny kontakt nie przyniósł odpowiedzi i chcesz sprawdzić, czy potrzeba nadal istnieje.
Temat: Czy [zlecenie] nadal jest aktualne?
Dzień dobry, [imię],
Nie mam jeszcze odpowiedzi na propozycję dotyczącą [zlecenie] i chcę ustalić, jak najlepiej postąpić dalej.
Czy temat nadal jest aktualny, mam wrócić do niego później, czy na razie zakończyć dalszy kontakt?
Wystarczy krótka odpowiedź. Jeśli potrzeba wróci w przyszłości, zapraszam do kontaktu.
Pozdrawiam,
[imię]
Uszanuj odpowiedź. Jeśli klient chce przerwy, ustalcie odpowiedni termin. Jeśli odmawia, zakończ kontakt zamiast wciąż wysyłać to samo pytanie.
Przypisz każdej otwartej ofercie następny krok
Po kontakcie musisz móc sprawdzić aktualną wersję oferty, ostatnią rozmowę, osobę odpowiedzialną i następne działanie. Zapisz też pytania, na które klient potrzebuje odpowiedzi.
„Oferta wysłana” pokazuje, co się wydarzyło. „Zadzwonić we wtorek, aby ustalić termin rozpoczęcia” pokazuje, co zrobić. Obie informacje są potrzebne, by zachować porządek przy kilku otwartych ofertach naraz.
Regularnie przeglądaj listę. Przesuwaj daty, gdy klient prosi o więcej czasu, i zamykaj nieaktualne sprawy. Brak odpowiedzi oznaczaj osobno, by nie mylić go z jednoznaczną odmową.
Chcecie uporządkować cały proces od pierwszego kontaktu? Skorzystajcie z rutyny zarządzania leadami.
Ułatw klientowi odpowiedź
Przydatny dalszy kontakt nawiązuje do potrzeby, wnosi istotne informacje i zmierza do jasnego następnego kroku. Zacznij od jednego z szablonów i przeredaguj go tak, by pasował do Waszej relacji.
W Customer Connect możecie wskazać osobę odpowiedzialną za szansę sprzedaży i zaplanować następny kontakt. Przeczytajcie o porządkowaniu dalszych działań.
Chcecie zobaczyć, jak uporządkować drogę od zapytania do decyzji? Umówcie prezentację Customer Connect.
Wypróbuj Customer Connect za darmo
