Tarjouksen seuranta ilman painostusta – kolme sähköpostimallia
Haluatko palata tarjoukseen ilman painostusta? Kolme sähköpostimallia ja yksinkertainen käytäntö auttavat asiakasta kohti selkeää seuraavaa vaihetta.
Olet lähettänyt tarjouksen ja odotat vastausta. Lähetätkö uuden sähköpostin, soitatko vai annatko asiakkaan miettiä? Hyvä jatkoyhteydenotto perustuu siihen, mitä asiakas tarvitsee päästäkseen eteenpäin.
Tässä on yksinkertainen käytäntö ja kolme sähköpostimallia tarjouksille, joita asiakas on pyytänyt tai joista olette jo keskustelleet. Mukauta sisältö käymäänne keskusteluun ja käytä yhteydenottoa seuraavan vaiheen selvittämiseen.
Sopikaa seuraava yhteydenotto tarjousta lähetettäessä
Kysy jo keskustelun aikana, milloin asiakas aikoo tehdä päätöksen ja keiden on osallistuttava siihen. Ehdota tarkistusajankohtaa lähettäessäsi tarjouksen.
Voit kirjoittaa esimerkiksi: ”Sopisiko, että palaamme asiaan torstaina, vai tarvitsetteko enemmän aikaa ehdotuksen läpikäyntiin?” Näin asiakas voi vaikuttaa ajankohtaan.
Yhtä kaikille kaupoille sopivaa aikaväliä ei ole. Pienen tilauksen ja suuren hankkeen päätösprosessit voivat olla hyvin erilaiset. Jos ajankohtaa ei ole sovittu, voit ehdottaa ensimmäistä yhteydenottoa muutaman työpäivän kuluttua ja mukauttaa jatkoa asiakkaan vastaukseen.
Tarkista, mitä jo tiedät
Lue viimeisin keskustelu ennen yhteydenottoa. Mitä asiakas halusi ratkaista? Onko aikataulu olemassa? Oletko luvannut täydentää jotakin? Onko asiakas jo kertonut päätöksen viivästyvän?
Valitse sitten sähköpostille selkeä tarkoitus. Se voi olla työn laajuuden selvittäminen, päätöspäivän vahvistaminen tai kysymys siitä, onko ehdotus yhä ajankohtainen. Pysy siinä asiassa, jotta vastaaminen on helppoa.
Malli 1: ensimmäinen yhteydenotto
Käytä, kun asiakas on saanut tarjouksen ja haluatte selvittää mahdolliset kysymykset.
Aihe: Kysymyksiä tarjouksesta: [toimeksianto]?
Hei [nimi],
Palaan [päivämäärä] lähettämääni tarjoukseen, joka koskee [toimeksiantoa]. Ehdotuksen lähtökohtana on tavoitteenne [asiakkaan tavoite], ja se sisältää [lyhyt kuvaus].
Haluatko, että tarkennan työn laajuutta tai toteutustapaa ennen päätöstänne?
Voimme myös käydä tarjouksen yhdessä läpi, jos se on helpompaa.
Ystävällisin terveisin,
[nimi]
Viittaus asiakkaan tavoitteeseen kertoo selvästi, mihin keskusteluun palaat. Tarkista, että kuvaus on edelleen oikea, ja vältä useiden uusien kysymysten lisäämistä samaan viestiin.
Malli 2: kun jotakin täytyy selvittää
Käytä, kun olette tunnistaneet konkreettisen kysymyksen, joka estää päätöksen tekemisen.
Aihe: Tietoa päätöksenne tueksi: [toimeksianto]
Hei [nimi],
Kun keskustelimme, mainitsit, että tarvitsette selvennystä asiaan [kysymys]. Tässä tarkennus: [lyhyt ja konkreettinen vastaus].
Tämä tarkoittaa, että [olennainen vaikutus työn laajuuteen, vastuisiin tai aikatauluun].
Antaako tämä tarvitsemanne tiedot seuraavaa vaihetta varten, vai onko jotakin vielä selvitettävänä?
Ystävällisin terveisin,
[nimi]
Täytä vain asioita, joista olette todella keskustelleet. Jos muutat työn laajuutta tai hintaa, kerro siitä selvästi ja päivitä oikea tarjousversio. Älä jätä tärkeitä muutoksia irrallisiksi maininnoiksi sähköpostiketjuun.
Malli 3: kun haluat tietää, pidetäänkö asia avoinna
Käytä, kun olet ottanut uudelleen yhteyttä saamatta vastausta ja haluat tarkistaa, onko tarve edelleen olemassa.
Aihe: Onko [toimeksianto] yhä ajankohtainen?
Hei [nimi],
En ole saanut palautetta ehdotuksesta, joka koskee [toimeksiantoa], ja haluaisin tarkistaa, miten minun kannattaa jatkaa.
Onko asia edelleen ajankohtainen, haluatko minun palaavan siihen myöhemmin vai lopetanko yhteydenotot toistaiseksi?
Lyhyt vastaus riittää. Jos tarve palaa myöhemmin, olet tervetullut ottamaan yhteyttä.
Ystävällisin terveisin,
[nimi]
Kunnioita vastausta. Jos asiakas haluaa tauon, sopikaa sopiva ajankohta. Jos asiakas kieltäytyy, päätä yhteydenpito sen sijaan, että lähettäisit saman kysymyksen uudelleen.
Anna jokaiselle avoimelle tarjoukselle seuraava vaihe
Yhteydenoton jälkeen sinun pitäisi nähdä tarjouksen ajantasainen versio, viimeisin keskustelu, vastuuhenkilö ja seuraava tehtävä. Kirjaa myös kysymykset, joihin asiakas tarvitsee vastauksen.
”Tarjous lähetetty” kertoo, mitä on tapahtunut. ”Soita tiistaina ja varmista aloituspäivä” kertoo, mitä sinun pitää tehdä. Molempia tietoja tarvitaan, kun useita tarjouksia on avoinna yhtä aikaa.
Käy lista säännöllisesti läpi. Siirrä päivämääriä, kun asiakas on pyytänyt lisäaikaa, ja päätä asiat, jotka eivät enää ole ajankohtaisia. Merkitse vastaamatta jääminen erikseen, jotta sitä ei sekoiteta nimenomaiseen kielteiseen vastaukseen.
Haluatteko koota koko prosessin ensimmäisestä yhteydenotosta alkaen? Käyttäkää liidien hallinnan käytäntöämme.
Tee vastaamisesta asiakkaalle helppoa
Hyödyllinen jatkoyhteydenotto palaa tarpeeseen, tuo olennaista tietoa ja pyytää selkeää seuraavaa vaihetta. Aloita yhdestä mallista ja muokkaa se asiakassuhteeseenne sopivaksi.
Customer Connectissa voitte määrittää myyntimahdollisuuden vastuuhenkilön ja suunnitella seuraavan yhteydenoton. Lue, miten saatte jatkoyhteydenpidon järjestykseen.
Haluatteko nähdä, miten voitte jäsentää vaiheet kyselystä päätökseen? Varaa Customer Connectin esittely.
Kokeile Customer Connectia ilmaiseksi
