Følg opp tilbud uten å mase – tre e-postmaler

Du har sendt tilbudet og venter på svar. Skal du sende en ny e-post, ringe eller la kunden tenke? God oppfølging tar utgangspunkt i det kunden trenger for å komme videre.

Her får du en enkel rutine og tre e-postmaler for tilbud kunden har bedt om, eller som dere allerede har en pågående dialog om. Tilpass innholdet til samtalen dere har hatt, og bruk oppfølgingen til å avklare neste steg.

Avtal neste kontakt når tilbudet sendes

Spør gjerne allerede i samtalen når kunden planlegger å ta stilling, og hvem som må involveres. Foreslå et tidspunkt for en avklaring når du sender tilbudet.

Du kan for eksempel skrive: «Passer det at vi tar en prat på torsdag, eller trenger dere mer tid til å gå gjennom forslaget?» Da får kunden mulighet til å påvirke tidspunktet.

Ingen tidsintervall passer alle salg. En mindre bestilling og et større prosjekt kan ha helt ulike beslutningsprosesser. Hvis dere ikke har avtalt et tidspunkt, kan du foreslå en første avklaring etter noen arbeidsdager og tilpasse fortsettelsen etter kundens svar.

Sjekk hva du allerede vet

Les gjennom siste kontakt før du følger opp. Hva ville kunden løse? Finnes det en tidsplan? Har du lovet å supplere med noe? Har kunden allerede sagt at beslutningen tar tid?

Velg deretter ett tydelig formål med e-posten. Det kan være å avklare omfanget, bekrefte beslutningsdato eller spørre om forslaget fortsatt er aktuelt. Hold deg til det spørsmålet, så blir det lettere å svare.

Mal 1: første avklaring

Bruk når kunden har mottatt tilbudet og dere skal fange opp spørsmål.

Emne: Spørsmål om tilbudet for [oppdrag]?

Hei [navn],

Jeg følger opp tilbudet for [oppdrag] som jeg sendte [dato]. Forslaget tar utgangspunkt i at dere ønsker å [kundens mål], og omfatter [kort beskrivelse].

Er det noe ved omfanget eller opplegget du vil at jeg skal avklare før dere tar stilling?

Vi kan også gå gjennom det sammen hvis det er enklere.

Vennlig hilsen,
[navn]

Henvisningen til kundens mål gjør det tydelig hvilken dialog du følger opp. Sjekk at beskrivelsen fortsatt stemmer, og unngå å legge til flere nye spørsmål i samme e-post.

Mal 2: når noe må avklares

Bruk når dere har identifisert et konkret spørsmål som står i veien for beslutningen.

Emne: Grunnlag for beslutningen deres om [oppdrag]

Hei [navn],

Da vi snakket sammen, nevnte du at dere trengte avklaring om [spørsmål]. Her er svaret: [kort og konkret svar].

Det betyr at [relevant konsekvens for omfang, ansvar eller tidsplan].

Gir dette dere grunnlaget dere trenger for neste steg, eller er det noe mer vi bør avklare?

Vennlig hilsen,
[navn]

Fyll bare inn det dere faktisk har diskutert. Hvis du endrer omfang eller pris, må det komme tydelig frem og være med i riktig versjon av tilbudet. Ikke la viktige endringer bli stående som en løs formulering i e-posttråden.

Mal 3: når du må vite om saken skal være åpen

Bruk når du har fulgt opp uten svar og må avklare om behovet fortsatt finnes.

Emne: Er [oppdrag] fortsatt aktuelt?

Hei [navn],

Jeg har ikke fått tilbakemelding på forslaget for [oppdrag] og vil gjerne avklare hvordan jeg best går videre.

Er det fortsatt aktuelt, ønsker du at jeg tar kontakt senere, eller skal jeg avslutte oppfølgingen for nå?

Et kort svar holder. Hvis behovet kommer tilbake senere, er du velkommen til å ta kontakt.

Vennlig hilsen,
[navn]

Respekter svaret. Hvis kunden vil ta en pause, avtal et passende tidspunkt. Hvis kunden takker nei, avslutt kontakten i stedet for å fortsette å sende det samme spørsmålet.

Gi hvert åpent tilbud et neste steg

Etter en oppfølging må du kunne se gjeldende tilbudsversjon, siste kontakt, ansvarlig person og neste aktivitet. Noter også spørsmål kunden trenger svar på.

«Tilbud sendt» viser hva som har skjedd. «Ring på tirsdag for å avklare startdato» viser hva du skal gjøre. Begge opplysningene trengs for å holde orden når flere tilbud er åpne samtidig.

Gå gjennom listen jevnlig. Flytt datoer når kunden har bedt om mer tid, og avslutt det som ikke lenger er aktuelt. Bruk en egen merknad for manglende svar, så det ikke blandes sammen med et uttrykkelig nei.

Vil dere samle hele flyten fra første kontakt? Bruk rutinen vår for leadhåndtering.

Gjør det enkelt for kunden å svare

Nyttig oppfølging knytter seg til behovet, tilfører relevant informasjon og ber om et tydelig neste steg. Start med en av malene og skriv den om så den passer relasjonen deres.

I Customer Connect kan dere angi hvem som har ansvar for en salgsmulighet, og planlegge neste oppfølging. Les om å få orden på oppfølgingen.

Vil dere se hvordan dere kan strukturere veien fra henvendelse til beslutning? Bestill en demo av Customer Connect.

Prøv Customer Connect gratis