Følg op på tilbud uden at presse – tre mailskabeloner
Skal du følge op på et tilbud uden at presse kunden? Få tre mailskabeloner og en enkel rutine, der hjælper kunden videre til et tydeligt næste skridt.
Du har sendt tilbuddet og venter på svar. Skal du sende en ny mail, ringe eller give kunden tid til at tænke? God opfølgning tager udgangspunkt i det, kunden har brug for for at komme videre.
Her får du en enkel rutine og tre mailskabeloner til tilbud, kunden har bedt om, eller som I allerede har en igangværende dialog om. Tilpas indholdet til jeres samtale, og brug opfølgningen til at afklare næste skridt.
Aftal næste kontakt, når tilbuddet sendes
Spørg gerne allerede i samtalen, hvornår kunden planlægger at tage stilling, og hvem der skal inddrages. Foreslå et tidspunkt for en opfølgende samtale, når du sender tilbuddet.
Du kan for eksempel skrive: »Passer det, at vi taler sammen på torsdag, eller har I brug for mere tid til at gennemgå forslaget?« Så får kunden mulighed for at påvirke tidspunktet.
Intet interval passer til alle salg. En mindre bestilling og et større projekt kan have helt forskellige beslutningsprocesser. Har I ikke aftalt et tidspunkt, kan du foreslå en første opfølgning efter nogle arbejdsdage og tilpasse resten efter kundens svar.
Kontroller, hvad du allerede ved
Læs seneste kontakt igennem, før du følger op. Hvad ville kunden løse? Er der en tidsplan? Har du lovet at supplere noget? Har kunden allerede sagt, at beslutningen tager tid?
Vælg derefter ét tydeligt formål med mailen. Det kan være at afklare omfanget, bekræfte en beslutningsdato eller spørge, om forslaget stadig er aktuelt. Hold dig til det spørgsmål, så bliver det lettere at svare.
Skabelon 1: første opfølgning
Brug den, når kunden har modtaget tilbuddet, og I skal afklare spørgsmål.
Emne: Spørgsmål til tilbuddet på [opgave]?
Hej [navn],
Jeg følger op på tilbuddet på [opgave], som jeg sendte [dato]. Forslaget tager udgangspunkt i, at I ønsker at [kundens mål], og omfatter [kort beskrivelse].
Er der noget i omfanget eller oplægget, du vil have mig til at uddybe, før I tager stilling?
Vi kan også gennemgå det sammen, hvis det er lettere.
Venlig hilsen,
[navn]
Henvisningen til kundens mål gør det tydeligt, hvilken dialog du følger op på. Kontroller, at beskrivelsen stadig er korrekt, og undgå at tilføje flere nye spørgsmål i samme mail.
Skabelon 2: når noget skal afklares
Brug den, når I har identificeret et konkret spørgsmål, der står i vejen for beslutningen.
Emne: Grundlag for jeres beslutning om [opgave]
Hej [navn],
Da vi talte sammen, nævnte du, at I havde brug for klarhed om [spørgsmål]. Her er svaret: [kort og konkret svar].
Det betyder, at [relevant konsekvens for omfang, ansvar eller tidsplan].
Giver det jer det nødvendige grundlag for næste skridt, eller er der andet, vi skal afklare?
Venlig hilsen,
[navn]
Udfyld kun det, I faktisk har drøftet. Hvis du ændrer omfang eller pris, skal det fremgå tydeligt og afspejles i den rette tilbudsversion. Lad ikke vigtige ændringer blive stående som en løs formulering i mailtråden.
Skabelon 3: når du skal vide, om sagen skal holdes åben
Brug den, når du har fulgt op uden svar og skal afklare, om behovet stadig er der.
Emne: Er [opgave] stadig aktuel?
Hej [navn],
Jeg har ikke fået tilbagemelding på forslaget til [opgave] og vil gerne afklare, hvordan jeg bedst går videre.
Er det stadig aktuelt, vil du have mig til at vende tilbage senere, eller skal jeg afslutte opfølgningen for nu?
Et kort svar er nok. Hvis behovet vender tilbage senere, er du velkommen til at kontakte mig.
Venlig hilsen,
[navn]
Respekter svaret. Hvis kunden vil holde pause, så aftal et passende tidspunkt. Hvis kunden takker nej, så afslut kontakten i stedet for at blive ved med at sende det samme spørgsmål.
Giv hvert åbent tilbud et næste skridt
Efter en opfølgning skal du kunne se den aktuelle tilbudsversion, seneste kontakt, ansvarlig person og næste aktivitet. Noter også spørgsmål, kunden har brug for svar på.
»Tilbud sendt« viser, hvad der er sket. »Ring på tirsdag for at afklare startdato« viser, hvad du skal gøre. Begge oplysninger er nødvendige for at holde orden, når flere tilbud er åbne samtidig.
Gennemgå listen regelmæssigt. Flyt datoer, når kunden har bedt om mere tid, og afslut det, der ikke længere er aktuelt. Brug en særskilt note til manglende svar, så det ikke forveksles med et udtrykkeligt nej.
Vil I samle hele forløbet fra første kontakt? Brug vores rutine for leadhåndtering.
Gør det let for kunden at svare
En nyttig opfølgning knytter an til behovet, tilfører relevant information og beder om et tydeligt næste skridt. Start med en af skabelonerne, og skriv den om, så den passer til jeres relation.
I Customer Connect kan I angive, hvem der er ansvarlig for en salgsmulighed, og planlægge næste opfølgning. Læs om at få styr på opfølgningen.
Vil I se, hvordan I kan strukturere vejen fra henvendelse til beslutning? Book en demo af Customer Connect.
Prøv Customer Connect gratis
