Spotkanie zespołu handlowego: agenda na 25 minut
Zaplanuj spotkanie handlowe: agenda na 25 minut, praktyczny przykład i szablon do ustalania odpowiedzialności, następnego kontaktu z klientem i dalszych działań.
„Nadal czekamy na odpowiedź”. Ta sama szansa sprzedaży, ta sama informacja, kolejny poniedziałek. Każdy powiedział, nad czym pracuje, ale nikt nie wie dokładnie, co ma się zmienić po spotkaniu.
Wykorzystajcie cotygodniowe spotkanie zespołu handlowego, aby zdecydować, co powinno się wydarzyć w otwartych szansach sprzedaży: który klient potrzebuje odpowiedzi, gdzie potrzebna jest pomoc i kto wykona następny krok? Poniżej znajdziesz propozycję agendy na 25 minut, wskazówki dotyczące przygotowania i szablon spotkania. Ten układ sprawdzi się, gdy kilka osób musi koordynować kontakty z klientami i dalsze działania.
Co powinno dawać wewnętrzne spotkanie handlowe?
Wewnętrzne spotkanie handlowe to przegląd bieżących szans sprzedaży w zespole. Klient w nim nie uczestniczy. Celem proponowanego układu jest ustalenie priorytetów pracy z klientami i rozwiązanie kwestii, w których współpracownicy potrzebują siebie nawzajem.
Dążcie do jasnej decyzji w każdej omawianej sprawie. Może to być uzupełnienie propozycji, prośba o sprecyzowanie harmonogramu klienta lub zamknięcie nieaktualnej szansy. Jeśli brakuje informacji do podjęcia decyzji, ustalcie, kto je zdobędzie i kiedy ponownie omówicie temat.
Jeśli pracujecie już w CRM, zacznijcie od zapisanych tam informacji. Te same dane posłużą wtedy do przygotowania spotkania i do kolejnego kontaktu z klientem.
Przygotujcie sprawy wymagające decyzji
Poproście uczestników, aby przed spotkaniem zaktualizowali swoje bieżące szanse sprzedaży. Informacje powinny pokazywać ostatnią wiadomość od klienta, otwarte kwestie oraz pomoc potrzebną osobie odpowiedzialnej. Dzięki temu czas spotkania można poświęcić samemu problemowi.
Wybierzcie sprawy wymagające uwagi:
- Trzeba dotrzymać obietnicy złożonej klientowi. Obiecaliście materiały lub odpowiedź do konkretnej daty.
- Uzgodnione działanie nie zostało wykonane. Ustalcie, co je uniemożliwiło i kto może pomóc.
- Coś się zmieniło. Klient zmienił zakres, przesunął harmonogram lub włączył nową osobę decyzyjną.
- Następny krok jest niejasny. Nikt nie wie, co musi się wydarzyć, aby rozmowa posunęła się naprzód.
Sprawa, w której klient poprosił o kontakt w przyszłym miesiącu, może nie wymagać wspólnej dyskusji w tym tygodniu. Kierujcie się harmonogramem klienta i potrzebą podjęcia decyzji.
Wyznaczcie osobę prowadzącą spotkanie, która pilnuje czasu. Zaproście osoby odpowiedzialne za szanse sprzedaży oraz te, których wiedza jest potrzebna do decyzji. Jeśli lista jest za długa, zacznijcie od zobowiązań wobec klientów z bliskim terminem oraz przeszkód dotyczących kilku osób.
Agenda: cotygodniowe spotkanie handlowe w 25 minut
Podział czasu to nasza propozycja do wypróbowania, a nie sztywna reguła. Dostosujcie długość i częstotliwość spotkań do swoich szans sprzedaży. Przygotujcie kilka spraw, które zmieszczą się w przeglądzie, a na kwestie wymagające dłuższej analizy umówcie osobną sesję roboczą. Jeśli nic nie wymaga wspólnej dyskusji ani decyzji, wystarczy pisemna aktualizacja.
| Czas | Punkt | Co należy ustalić |
|---|---|---|
| 0–4 min | Sprawdzenie decyzji z poprzedniego spotkania | Co zostało zrobione i jakie przeszkody pozostały? |
| 4–7 min | Wybór priorytetów tygodnia | Które zobowiązania wobec klientów i szanse wymagają wspólnej uwagi? |
| 7–19 min | Praca nad wybranymi sprawami | Co musi się wydarzyć i jaka pomoc jest potrzebna? |
| 19–23 min | Potwierdzenie odpowiedzialności i terminów | Kto robi co, kiedy i w jakim celu? |
| 23–25 min | Odczytanie decyzji | Czy każdy rozumie swoje zadania i wie, gdzie są zapisane? |
Zacznijcie od rezultatów poprzednich decyzji
Wróćcie do uzgodnionych działań. Pytajcie zarówno o to, czy zadanie wykonano, jak i o to, czego się dowiedzieliście. „E-mail został wysłany” opisuje działanie. „Klient potwierdził, jakie elementy należy uwzględnić” dostarcza nowych informacji o szansie sprzedaży.
Jeśli czegoś nie zrobiono, zbadajcie przeszkodę. Zabrakło informacji, czasu czy decyzji innej osoby? Dostosujcie następny krok do odpowiedzi, aby przy ustalaniu nowego terminu uwzględnić to, co zatrzymało pracę.
Stosujcie te same cztery pytania do każdej sprawy
Niech osoba odpowiedzialna krótko przedstawi sytuację, a następnie omówcie:
- Co wiemy od klienta? Oddzielcie jego ostatnią wiadomość od własnych założeń.
- Co blokuje następny krok? Może to być pytanie bez odpowiedzi, decyzja wewnętrzna albo coś, co musimy dostarczyć.
- Jaką decyzję musimy tu podjąć? Jasno określcie, w czym mają pomóc współpracownicy.
- Kto robi co i kiedy? Opiszcie działanie, którego wykonanie da się sprawdzić.
„Skontaktować się” to zbyt ogólne zadanie. „Sara zadzwoni do klienta w czwartek, aby potwierdzić, które pomieszczenia mają wejść do oferty” wskazuje osobę odpowiedzialną, termin i cel rozmowy.
Jeśli brakuje wam wiedzy o potrzebach klienta, następnym krokiem może być dodatkowa rozmowa. Skorzystajcie wtedy z pytań do badania potrzeb przed przygotowaniem oferty.
Gdy szansa sprzedaży stoi w miejscu: ustalcie, na co czekacie
„Czekamy na klienta” może oznaczać kilka rzeczy. Klient może mieć zaplanowane spotkanie decyzyjne. Może brakować mu informacji od was. Albo nie uzgodniliście dalszego kontaktu.
Wybierzcie następny krok na podstawie tego, co rzeczywiście wiecie:
- Klient podał termin: zaplanujcie kontakt zgodnie z nim i trzymajcie się ustaleń.
- Klient potrzebuje od was materiałów: zdecydujcie, kto je przygotuje i kiedy mają zostać wysłane.
- Nie otrzymaliście odpowiedzi: wybierzcie odpowiednią formę ponownego kontaktu i ustalcie, kiedy ocenicie, czy kontynuować pracę.
- Potrzeba została odłożona: oddzielcie przyszłe zainteresowanie od szansy, nad którą aktywnie pracujecie teraz.
- Klient odmówił: zamknijcie szansę i zapiszcie powód, jeśli klient go podał.
Brak odpowiedzi nie dowodzi, że cena była nieodpowiednia lub że klient wybrał konkurencję. Zapisujcie to, co wiecie. Jeśli sprawa dotyczy wysłanej oferty, możecie dopasować do sytuacji trzy szablony wiadomości po wysłaniu oferty.
Przykład: od „oferta wysłana” do przydatnej decyzji
To fikcyjny przykład z firmy usługowej.
Klient otrzymał ofertę sprzątania biura. Na spotkaniu handlowym osoba odpowiedzialna mówi, że klient nie odpowiedział. Gdy zespół sprawdza ostatni kontakt, okazuje się, że klient pytał, czy sprzątanie kuchni jest wliczone. To pytanie nadal pozostaje bez odpowiedzi.
Następnym krokiem jest więc wyjaśnienie zakresu i udzielenie konkretnej odpowiedzi. Ogólne „Czy udało się zapoznać z ofertą?” pozostawiłoby pytanie klienta nierozwiązane.
| Informacja | Decyzja na spotkaniu |
|---|---|
| Klient chce wiedzieć, czy kuchnia jest uwzględniona | Erik sprawdza zakres z osobą, która wyceniła zlecenie |
| Oferta wymaga doprecyzowania | Erik wysyła wyjaśnienie najpóźniej we wtorek |
| Termin decyzji klienta jest nieznany | W tym samym e-mailu Erik pyta, kiedy klient chce omówić propozycję |
| Zespół musi sprawdzić swoje zobowiązanie | W środę Erik sprawdza, czy odpowiedź została wysłana i czy klient się odezwał |
Zwróć uwagę na różnicę między terminem wewnętrznym a ustaleniem z klientem. Środowa kontrola jest częścią planu Erika. Nie oznacza, że klient obiecał odpowiedzieć do tego czasu.
Szablon spotkania do skopiowania
Użyjcie krótkiej notatki dla każdej sprawy wymagającej omówienia. Pierwsze cztery wiersze wypełnijcie przed spotkaniem, a pozostałe podczas podejmowania decyzji.
Szansa sprzedaży i klient: …
Ostatnia wiadomość klienta wraz z datą: …
Przeszkoda lub otwarte pytanie: …
Decyzja lub pomoc potrzebna na spotkaniu: …
Decyzja: …
Następne działanie i cel: …
Osoba odpowiedzialna: …
Do wykonania najpóźniej: …
Kiedy i jak sprawdzamy postęp: …
Zapiszcie decyzję tam, gdzie pracujecie nad szansą sprzedaży. Jeśli sporządzacie też protokół spotkania, odwołajcie się do tych samych informacji, aby nie utrzymywać dwóch różnych wersji następnego kroku.
Wprowadzajcie decyzje w życie po spotkaniu
Przed zakończeniem odczytajcie działania. Osoba, która otrzymała zadanie, potwierdza, co ono oznacza i czy termin jest realny. Jeśli współpracuje kilka osób, jedna nadal powinna koordynować odpowiedź dla klienta.
Nie czekajcie z aktualizacją szansy sprzedaży do następnego spotkania. Zróbcie to, gdy klient przekaże nową informację lub gdy zadanie zostanie wykonane. Kolejne spotkanie będzie mogło zacząć się od aktualnej sytuacji.
Po kilku spotkaniach sprawdźcie, czy format pomaga: czy da się znaleźć wcześniejsze decyzje, czy obiecane działania są wykonywane i czy powracają te same przeszkody? Tam, gdzie widzicie problemy, zmieńcie dobór spraw lub przygotowanie. Więcej punktów agendy nie musi być rozwiązaniem.
Jeśli najpierw musicie uporządkować przyjmowanie nowych zapytań, skorzystajcie z szablonu rejestracji i cotygodniowej kontroli w poradniku zarządzania leadami.
Przypiszcie odpowiedzialność za następny krok w Customer Connect
W Customer Connect możecie przypisać osobę odpowiedzialną i zaplanować dalszy kontakt dla szansy sprzedaży. Wykorzystajcie to, gdy przekładacie decyzje ze spotkania na dalszą pracę z klientem. Będzie jasne, kto przejmuje sprawę i kiedy należy wrócić do kontaktu.
Przeczytaj więcej o dalszym kontakcie w Customer Connect lub wypróbuj go na szansie sprzedaży, nad którą już pracujesz.
Wypróbuj Customer Connect bezpłatnie. Jeśli chcecie omówić z nami swój sposób pracy, możecie umówić demo.
