Internt salgsmøte: en agenda for 25 minutter
Planlegg ukens interne salgsmøte med en agenda på 25 minutter, et praktisk eksempel og en møtemal for ansvar, neste kundekontakt og oppfølging.
«Vi venter fortsatt på svar.» Samme salgsmulighet, samme beskjed, enda en mandag. Alle har fortalt hva de jobber med, men ingen vet helt hva som skal bli annerledes etter møtet.
Bruk ukens interne salgsmøte til å bestemme hva som må skje i de pågående salgsmulighetene: Hvilken kunde trenger et svar, hvilken sak trenger hjelp, og hvem tar neste steg? Her får du et forslag til en agenda på 25 minutter, med forberedelser og en møtemal. Opplegget passer når flere personer må samordne kundekontakt og oppfølging.
Hva skal et internt salgsmøte gi?
Det interne salgsmøtet er teamets gjennomgang av pågående salgsmuligheter. Kunden deltar ikke. Formålet med dette opplegget er å prioritere kundearbeidet og løse spørsmål der kollegene trenger hverandre.
Sikt mot en tydelig beslutning for hver salgsmulighet dere diskuterer. Det kan være å supplere et forslag, be kunden avklare tidsplanen eller avslutte en mulighet som ikke lenger er aktuell. Hvis dere mangler grunnlag for beslutningen, bestem hvem som skaffer det, og når dere skal ta en ny gjennomgang.
Ta utgangspunkt i opplysningene i CRM-et hvis dere allerede jobber der. Da kan dere bruke samme informasjon før møtet og ved neste kundekontakt.
Forbered sakene som trenger en beslutning
Be deltakerne oppdatere sine aktuelle salgsmuligheter før møtet. Grunnlaget må vise kundens siste beskjed, hva som gjenstår, og hvilken hjelp den ansvarlige ønsker. Da kan møtetiden brukes på selve spørsmålet.
Velg saker der noe trenger oppmerksomhet:
- Et løfte til kunden må holdes. Dere har lovet dokumentasjon eller et svar innen en bestemt dato.
- En avtalt aktivitet er ikke gjennomført. Finn ut hva som hindret den, og hvem som kan hjelpe.
- Noe har endret seg. Kunden har endret omfanget, flyttet tidsplanen eller involvert en ny beslutningstaker.
- Neste steg er uklart. Ingen vet hva som må skje for at dialogen skal komme videre.
En sak der kunden har bedt dere ta kontakt neste måned, trenger kanskje ingen felles diskusjon denne uken. La kundens tidsplan og behovet for en beslutning styre utvalget.
Utpek en møteleder som passer tiden. Inviter dem som har ansvar for salgsmulighetene, og dem som har kunnskapen dere trenger for å ta beslutninger. Hvis listen blir for lang, begynn med kundeløfter som snart forfaller, og hindringer som berører flere personer.
Agenda: ukens salgsmøte på 25 minutter
Tidsfordelingen er vårt forslag til utprøving, ikke en fast regel. Tilpass både møtelengde og hyppighet til salgsmulighetene deres. Forbered noen få saker som får plass i gjennomgangen, og avtal en egen arbeidsøkt for spørsmål som krever mer utredning. Hvis ingenting trenger felles diskusjon eller beslutning, kan en skriftlig oppdatering være nok.
| Tid | Punkt | Det dere skal avklare |
|---|---|---|
| 0–4 min | Følg opp forrige møtes beslutninger | Hva er gjort, og hvilke hindringer gjenstår? |
| 4–7 min | Velg ukens prioriteringer | Hvilke kundeløfter og salgsmuligheter trenger felles oppmerksomhet? |
| 7–19 min | Arbeid med utvalgte saker | Hva må skje, og hvilken hjelp trengs? |
| 19–23 min | Bekreft ansvar og datoer | Hvem gjør hva, når og med hvilket formål? |
| 23–25 min | Les opp beslutningene | Har alle forstått oppgavene sine og hvor de dokumenteres? |
Begynn med hva forrige møtes beslutninger førte til
Gå tilbake til tiltakene dere ble enige om. Spør både om aktiviteten ble gjennomført, og hva dere fikk vite. «E-posten er sendt» beskriver en aktivitet. «Kunden har bekreftet hva som skal være med» gir nytt grunnlag for saken.
Hvis noe ikke ble gjort, undersøk hindringen. Manglet det informasjon, tid eller en beslutning fra noen andre? Tilpass neste steg til svaret, slik at dere tar hensyn til det som hindret arbeidet når dere setter en ny dato.
Bruk de samme fire spørsmålene for hver salgsmulighet
La den ansvarlige beskrive situasjonen kort, og gå deretter gjennom:
- Hva vet vi fra kunden? Skill kundens siste beskjed fra egne antakelser.
- Hva hindrer neste steg? Det kan være et ubesvart spørsmål, en intern beslutning eller noe vi må levere.
- Hvilken beslutning må vi ta her? Vær tydelig på hva kollegene skal hjelpe med.
- Hvem gjør hva og når? Beskriv en handling som kan følges opp.
«Ta kontakt» er for åpent. «Sara ringer kunden på torsdag for å bekrefte hvilke lokaler tilbudet skal omfatte» forteller hvem som har ansvar, når det skal skje, og hva samtalen skal avklare.
Hvis dere mangler kunnskap om kundens behov, kan neste steg være en ny samtale. Bruk da spørsmålene til en behovsanalyse før tilbudet.
Når en salgsmulighet står stille: avklar hva dere venter på
«Venter på kunden» kan bety flere ting. Kunden har kanskje avtalt et beslutningsmøte. Kanskje mangler det informasjon fra dere. Eller dere har ikke avtalt videre kontakt.
Velg neste steg ut fra det dere faktisk vet:
- Kunden har oppgitt et tidspunkt: planlegg oppfølgingen ut fra det, og la avtalen styre kontakten.
- Kunden trenger informasjon fra dere: bestem hvem som skaffer den, og når den skal sendes.
- Dere har ikke fått svar: velg en relevant oppfølging, og bestem når dere skal vurdere om arbeidet bør fortsette.
- Behovet er utsatt: skill fremtidig interesse fra en salgsmulighet dere jobber aktivt med nå.
- Kunden har takket nei: avslutt saken og dokumenter årsaken hvis kunden har fortalt den.
Manglende svar er ikke bevis for at prisen var feil, eller at kunden valgte en konkurrent. Skriv det dere vet. Hvis saken gjelder et sendt tilbud, finnes tre e-postmaler for tilbudsoppfølging som du kan tilpasse situasjonen.
Eksempel: fra «tilbud sendt» til en nyttig beslutning
Dette er et oppdiktet eksempel fra en tjenestebedrift.
En kunde har fått et tilbud på kontorrenhold. På salgsmøtet sier den ansvarlige at kunden ikke har svart. Når teamet ser på siste kontakt, viser det seg at kunden spurte om renhold av kjøkkenet er inkludert. Spørsmålet er fortsatt ubesvart.
Neste steg er derfor å avklare omfanget og gi et tydelig svar. Et generelt «har du rukket å se på tilbudet?» ville latt kundens spørsmål stå uløst.
| Grunnlag | Beslutning i møtet |
|---|---|
| Kunden vil vite om kjøkkenet er inkludert | Erik sjekker omfanget med den som beregnet prisen |
| Tilbudet må presiseres | Erik sender en presisering senest tirsdag |
| Kundens beslutningstidspunkt er ukjent | I samme e-post spør Erik når kunden ønsker å gå gjennom forslaget |
| Teamet må følge opp sitt løfte | På onsdag sjekker Erik at svaret er sendt, og om kunden har svart |
Legg merke til forskjellen mellom en intern dato og en avtale med kunden. Onsdagens kontroll er Eriks planlegging. Det betyr ikke at kunden har lovet å svare da.
Møtemal du kan kopiere
Bruk et kort notat for hver sak som må diskuteres. Fyll ut de fire første linjene før møtet og resten når dere tar beslutninger.
Salgsmulighet og kunde: …
Kundens siste beskjed, med dato: …
Hindring eller åpent spørsmål: …
Beslutning eller hjelp som trengs i møtet: …
Beslutning: …
Neste handling og formål: …
Ansvarlig: …
Skal være gjort innen: …
Når og hvordan vi følger opp: …
Dokumenter beslutningen der dere jobber med saken. Hvis dere også skriver møtereferat, henvis til samme grunnlag, slik at dere slipper å vedlikeholde to versjoner av neste steg.
La beslutningene leve videre etter møtet
Les opp tiltakene før dere avslutter. Den som har fått en oppgave, bekrefter hva den innebærer, og om datoen er realistisk. Hvis flere bidrar, må én person fortsatt samordne tilbakemeldingen til kunden.
Ikke vent til neste salgsmøte med å oppdatere saken. Gjør det når kunden gir en ny beskjed, eller oppgaven er ferdig. Da kan neste møte starte med den aktuelle situasjonen.
Etter noen møter kan dere kontrollere om formatet hjelper: Finner dere tidligere beslutninger, blir avtalte aktiviteter gjort, og kommer de samme hindringene tilbake? Juster utvalget eller forberedelsene der dere ser problemer. Flere møtepunkter trenger ikke være løsningen.
Hvis dere først må få orden på mottak av nye henvendelser, finnes en registreringsmal og ukentlig kontroll i guiden om leadhåndtering.
Gi neste steg en ansvarlig i Customer Connect
I Customer Connect kan dere angi ansvarlig og sette oppfølging for en salgsmulighet. Bruk det når dere omsetter møtets beslutninger til videre kundearbeid, slik at det er tydelig hvem som tar over, og når dere skal følge opp.
Les mer om oppfølging i Customer Connect, eller prøv med en salgsmulighet dere allerede jobber med.
Prøv Customer Connect gratis. Vil dere gå gjennom arbeidsmåten sammen med oss, kan dere bestille en demo.
