Internt säljmöte: en agenda för 25 minuter
Planera veckans interna säljmöte med en agenda för 25 minuter, ett praktiskt exempel och en mötesmall för ansvar, nästa kundkontakt och uppföljning.
”Vi väntar fortfarande på svar.” Samma affär, samma besked, ännu en måndag. Alla har berättat vad de arbetar med, men ingen vet riktigt vad som ska bli annorlunda efter mötet.
Använd veckans interna säljmöte för att bestämma vad som behöver hända i era pågående affärer: vilken kund behöver ett svar, vilken affär behöver hjälp och vem tar nästa steg? Här får du ett förslag på en agenda för 25 minuter, med förberedelser och en mötesmall. Upplägget passar när flera personer behöver samordna kundkontakter och uppföljning.
Vad ska ett internt säljmöte ge?
Det interna säljmötet är teamets avstämning om pågående affärsmöjligheter. Kunden deltar inte. Syftet med upplägget här är att prioritera kundarbetet och lösa frågor där kollegorna behöver varandra.
Sikta på ett tydligt beslut för varje affär ni diskuterar. Det kan vara att komplettera ett förslag, be kunden förtydliga sin tidsplan eller avsluta en möjlighet som inte längre är aktuell. Om ni saknar underlag för beslutet, bestäm vem som tar fram det och när ni ska stämma av igen.
Låt underlaget i ert CRM vara utgångspunkten om ni redan arbetar där. Då kan ni använda samma information inför mötet och vid nästa kundkontakt.
Förbered de affärer som behöver ett beslut
Be deltagarna uppdatera sina aktuella affärer före mötet. Underlaget behöver visa kundens senaste besked, vad som återstår och vilken hjälp den ansvariga vill ha. Då kan ni använda mötestiden till själva frågan.
Välj ut affärer där något kräver uppmärksamhet:
- Ett löfte till kunden behöver hållas. Ni har lovat ett underlag eller ett svar till ett visst datum.
- En överenskommen aktivitet har inte blivit gjord. Ta reda på vad som hindrade den och vem som kan hjälpa till.
- Något har förändrats. Kunden har ändrat omfattning, flyttat sin tidsplan eller tagit in en ny beslutsfattare.
- Nästa steg är oklart. Ingen vet vad som behöver hända för att dialogen ska gå vidare.
En affär där kunden har bett er återkomma nästa månad behöver kanske ingen gemensam diskussion den här veckan. Låt kundens tidsplan och behovet av ett beslut styra urvalet.
Utse en mötesledare som håller tiden. Bjud in de personer som ansvarar för affärerna och dem vars kunskap behövs för besluten. Om listan blir för lång, börja med kundlöften som snart förfaller och hinder som påverkar flera personer.
Agenda: veckans säljmöte på 25 minuter
Tidsfördelningen är vårt förslag att prova, inte en fast regel. Anpassa både möteslängd och hur ofta ni ses efter era affärer. Förbered ett fåtal affärer som ryms i genomgången och boka en separat arbetsstund för frågor som kräver längre utredning. Om inget behöver diskuteras eller beslutas gemensamt kan en skriftlig avstämning räcka.
| Tid | Punkt | Det ni ska komma fram till |
|---|---|---|
| 0–4 min | Följ upp förra mötets beslut | Vad är gjort och vilka hinder finns kvar? |
| 4–7 min | Välj veckans prioriteringar | Vilka kundlöften och affärer behöver gemensam uppmärksamhet? |
| 7–19 min | Arbeta med utvalda affärer | Vad behöver hända och vilken hjälp krävs? |
| 19–23 min | Bekräfta ansvar och datum | Vem gör vad, när och med vilket syfte? |
| 23–25 min | Läs tillbaka besluten | Har alla förstått sina uppgifter och var de dokumenteras? |
Börja med vad förra mötets beslut ledde till
Gå tillbaka till åtgärderna ni kom överens om. Fråga både om aktiviteten blev gjord och vad ni fick veta. ”Mejlet är skickat” beskriver en aktivitet. ”Kunden har bekräftat vilka delar som ska ingå” ger ett nytt underlag för affären.
Om något inte blev gjort, undersök hindret. Saknades information, tid eller ett beslut från någon annan? Anpassa nästa steg efter svaret, så att ni tar hänsyn till det som hindrade arbetet när ni sätter ett nytt datum.
Använd samma fyra frågor för varje affär
Låt den ansvariga beskriva läget kort och gå sedan igenom:
- Vad vet vi från kunden? Skilj kundens senaste besked från våra egna antaganden.
- Vad hindrar nästa steg? Det kan vara en obesvarad fråga, ett internt beslut eller något vi behöver leverera.
- Vilket beslut behöver vi fatta här? Var tydlig med vad kollegorna ska hjälpa till med.
- Vem gör vad och när? Formulera en handling som går att följa upp.
”Ta kontakt” är för öppet. ”Sara ringer beställaren på torsdag för att bekräfta vilka lokaler som ska ingå i offerten” berättar vem som ansvarar, när det ska ske och vad samtalet ska ge.
Om ni saknar kunskap om kundens behov kan nästa steg vara ett kompletterande samtal. Använd då frågorna för en behovsanalys före offerten.
När en affär står stilla: reda ut vad ni väntar på
”Väntar på kunden” kan betyda flera saker. Kunden kanske har ett bokat beslutsmöte. Kanske saknas information från er. Eller så har ni inte kommit överens om någon fortsatt kontakt.
Välj nästa steg efter det ni faktiskt vet:
- Kunden har angett en tidpunkt: planera återkopplingen utifrån den och låt överenskommelsen styra kontakten.
- Kunden behöver underlag från er: bestäm vem som tar fram det och när det ska vara skickat.
- Ni har inte fått svar: välj en relevant uppföljning och bestäm när ni ska bedöma om arbetet bör fortsätta.
- Behovet har skjutits upp: skilj framtida intresse från en affär som ni arbetar aktivt med nu.
- Kunden har tackat nej: avsluta affären och dokumentera skälet om kunden har berättat det.
Uteblivet svar är inte bevis för att priset var fel eller att kunden valde en konkurrent. Skriv vad ni vet. Om frågan gäller en skickad offert finns tre mejlmallar för offertuppföljning som du kan anpassa till situationen.
Exempel: från ”offert skickad” till ett användbart beslut
Det här är ett påhittat exempel från ett tjänsteföretag.
En kund har fått en offert på kontorsstädning. På säljmötet säger den ansvariga att kunden inte har svarat. När teamet tittar på senaste kontakten framgår att kunden frågade om städning av köket ingår. Den frågan är ännu obesvarad.
Nästa steg blir därför att reda ut omfattningen och lämna ett tydligt svar. Att skicka ett allmänt ”har du hunnit titta på offerten?” skulle lämna kundens fråga olöst.
| Underlag | Beslut på mötet |
|---|---|
| Kunden vill veta om köket ingår | Erik kontrollerar omfattningen med den som räknade på uppdraget |
| Offerten behöver förtydligas | Erik skickar ett förtydligande senast tisdag |
| Kundens beslutstidpunkt är okänd | I samma mejl frågar Erik när kunden vill stämma av förslaget |
| Teamet behöver följa upp sitt åtagande | På onsdag kontrollerar Erik att svaret har skickats och om kunden har återkommit |
Observera skillnaden mellan ett internt datum och en överenskommelse med kunden. Onsdagens kontroll är Eriks planering. Den innebär inte att kunden har lovat att svara då.
Mötesmall att kopiera
Använd en kort anteckning för varje affär som behöver diskuteras. Fyll i de första fyra raderna före mötet och resten när ni fattar beslut.
Affär och kund: …
Kundens senaste besked, med datum: …
Hinder eller öppen fråga: …
Beslut eller hjälp som behövs på mötet: …
Beslut: …
Nästa handling och syfte: …
Ansvarig: …
Ska vara gjort senast: …
När och hur vi följer upp: …
Dokumentera beslutet där ni arbetar med affären. Om ni också skriver mötesanteckningar, hänvisa till samma underlag så att ni slipper underhålla två olika versioner av nästa steg.
Låt besluten leva vidare efter mötet
Läs tillbaka åtgärderna innan ni avslutar. Den som har fått en uppgift bekräftar vad den innebär och om datumet är rimligt. Om flera personer bidrar behöver en person fortfarande hålla ihop återkopplingen till kunden.
Vänta sedan inte till nästa säljmöte med att uppdatera affären. Gör det när kunden ger ett nytt besked eller när uppgiften är klar. Nästa möte kan då börja med den aktuella situationen.
Efter några möten kan ni kontrollera om formatet hjälper er: går tidigare beslut att hitta, blir utlovade aktiviteter gjorda och kommer samma hinder tillbaka? Justera urvalet eller förberedelserna där ni ser problem. Fler mötespunkter behöver inte vara lösningen.
Om ni först behöver ordna hur nya förfrågningar tas emot finns en registreringsmall och veckokontroll i guiden om leadhantering.
Ge nästa steg en ansvarig i Customer Connect
I Customer Connect kan ni ange ansvarig och sätta uppföljning för en affärsmöjlighet. Använd det när ni omsätter mötets beslut i fortsatt kundarbete, så att det är tydligt vem som tar vid och när ni ska följa upp.
Läs mer om uppföljningar i Customer Connect eller prova med en affär ni redan arbetar med.
Prova Customer Connect gratis. Vill ni gå igenom ert arbetssätt tillsammans med oss kan ni boka en demo.
