Internt salgsmøde: en dagsorden til 25 minutter

»Vi venter stadig på svar.« Samme salgsmulighed, samme besked, endnu en mandag. Alle har fortalt, hvad de arbejder med, men ingen ved helt, hvad der skal være anderledes efter mødet.

Brug ugens interne salgsmøde til at beslutte, hvad der skal ske med jeres igangværende salgsmuligheder: Hvilken kunde har brug for et svar, hvilken sag kræver hjælp, og hvem tager næste skridt? Her får du et forslag til en dagsorden på 25 minutter med forberedelse og en mødeskabelon. Formen passer, når flere personer skal koordinere kundekontakt og opfølgning.

Hvad skal et internt salgsmøde give?

Det interne salgsmøde er teamets gennemgang af igangværende salgsmuligheder. Kunden deltager ikke. Formålet med denne mødeform er at prioritere kundearbejdet og løse spørgsmål, hvor kollegerne har brug for hinanden.

Sigt efter en tydelig beslutning for hver sag, I diskuterer. Det kan være at supplere et forslag, bede kunden præcisere sin tidsplan eller afslutte en mulighed, der ikke længere er aktuel. Hvis I mangler grundlag for beslutningen, så aftal, hvem der skaffer det, og hvornår I følger op igen.

Tag udgangspunkt i oplysningerne i jeres CRM, hvis I allerede arbejder der. Så kan I bruge samme information før mødet og ved næste kundekontakt.

Forbered de sager, der kræver en beslutning

Bed deltagerne opdatere deres aktuelle salgsmuligheder før mødet. Grundlaget skal vise kundens seneste besked, hvad der mangler, og hvilken hjælp den ansvarlige ønsker. Så kan I bruge mødetiden på selve spørgsmålet.

Vælg sager, hvor noget kræver opmærksomhed:

• Et løfte til kunden skal holdes. I har lovet materiale eller et svar inden en bestemt dato.
• En aftalt aktivitet er ikke gennemført. Find ud af, hvad der forhindrede den, og hvem der kan hjælpe.
• Noget har ændret sig. Kunden har ændret omfanget, flyttet tidsplanen eller inddraget en ny beslutningstager.
• Næste skridt er uklart. Ingen ved, hvad der skal ske, for at dialogen kommer videre.

En sag, hvor kunden har bedt jer vende tilbage næste måned, behøver måske ingen fælles drøftelse i denne uge. Lad kundens tidsplan og behovet for en beslutning styre udvalget.

Udpeg en mødeleder, der holder øje med tiden. Inviter dem, der har ansvar for sagerne, og dem, hvis viden er nødvendig for beslutningerne. Hvis listen bliver for lang, så begynd med kundeløfter, hvis frist nærmer sig, og forhindringer, der påvirker flere personer.

Dagsorden: ugens salgsmøde på 25 minutter

Tidsfordelingen er vores forslag, som I kan afprøve, ikke en fast regel. Tilpas både mødelængde og hyppighed til jeres salgsmuligheder. Forbered nogle få sager, der kan nås i gennemgangen, og aftal en separat arbejdssession til spørgsmål, der kræver mere undersøgelse. Hvis intet skal drøftes eller besluttes i fællesskab, kan en skriftlig opdatering være nok.

Tid	Punkt	Det skal I afklare
0–4 min	Følg op på sidste mødes beslutninger	Hvad er gjort, og hvilke forhindringer er tilbage?
4–7 min	Vælg ugens prioriteter	Hvilke kundeløfter og sager kræver fælles opmærksomhed?
7–19 min	Arbejd med udvalgte sager	Hvad skal der ske, og hvilken hjælp er nødvendig?
19–23 min	Bekræft ansvar og datoer	Hvem gør hvad, hvornår og med hvilket formål?
23–25 min	Læs beslutningerne op	Har alle forstået deres opgaver, og hvor de dokumenteres?

Begynd med, hvad sidste mødes beslutninger førte til

Vend tilbage til de handlinger, I aftalte. Spørg både, om aktiviteten blev gennemført, og hvad I fik at vide. »Mailen er sendt« beskriver en aktivitet. »Kunden har bekræftet, hvilke dele der skal indgå« giver et nyt grundlag for sagen.

Hvis noget ikke blev gjort, så undersøg forhindringen. Manglede der information, tid eller en beslutning fra en anden? Tilpas næste skridt til svaret, så I tager højde for det, der forhindrede arbejdet, når I sætter en ny dato.

Brug de samme fire spørgsmål til hver sag

Lad den ansvarlige kort beskrive situationen, og gennemgå derefter:

1. Hvad ved vi fra kunden? Adskil kundens seneste besked fra vores egne antagelser.
2. Hvad forhindrer næste skridt? Det kan være et ubesvaret spørgsmål, en intern beslutning eller noget, vi skal levere.
3. Hvilken beslutning skal vi træffe her? Vær tydelig om, hvad kollegerne skal hjælpe med.
4. Hvem gør hvad og hvornår? Beskriv en handling, der kan følges op på.

»Tag kontakt« er for åbent. »Sara ringer til kunden på torsdag for at bekræfte, hvilke lokaler tilbuddet skal omfatte« fortæller, hvem der har ansvaret, hvornår det skal ske, og hvad samtalen skal afklare.

Hvis I mangler viden om kundens behov, kan næste skridt være en supplerende samtale. Brug da spørgsmålene til behovsafdækning før tilbuddet.

Når en sag står stille: afklar, hvad I venter på

»Venter på kunden« kan betyde flere ting. Kunden har måske planlagt et møde, hvor beslutningen skal træffes. Måske mangler der information fra jer. Eller I har ikke aftalt yderligere kontakt.

Vælg næste skridt ud fra det, I faktisk ved:

• Kunden har angivet et tidspunkt: planlæg opfølgningen efter det, og lad aftalen styre kontakten.
• Kunden har brug for materiale fra jer: beslut, hvem der udarbejder det, og hvornår det skal være sendt.
• I har ikke fået svar: vælg en relevant opfølgning, og aftal, hvornår I vurderer, om arbejdet skal fortsætte.
• Behovet er udskudt: adskil fremtidig interesse fra en salgsmulighed, I arbejder aktivt med nu.
• Kunden har takket nej: afslut sagen, og dokumenter årsagen, hvis kunden har fortalt den.

Et manglende svar beviser ikke, at prisen var forkert, eller at kunden valgte en konkurrent. Skriv det, I ved. Hvis sagen handler om et sendt tilbud, kan du tilpasse tre mailskabeloner til tilbudsopfølgning til situationen.

Eksempel: fra »tilbud sendt« til en brugbar beslutning

Dette er et fiktivt eksempel fra en servicevirksomhed.

En kunde har fået et tilbud på kontorrengøring. På salgsmødet siger den ansvarlige, at kunden ikke har svaret. Da teamet ser på den seneste kontakt, fremgår det, at kunden spurgte, om rengøring af køkkenet er inkluderet. Spørgsmålet er stadig ubesvaret.

Næste skridt er derfor at afklare omfanget og give et tydeligt svar. En generel »har du haft tid til at se på tilbuddet?« ville lade kundens spørgsmål stå uløst.

Grundlag	Beslutning på mødet
Kunden vil vide, om køkkenet er inkluderet	Erik kontrollerer omfanget med den, der beregnede prisen
Tilbuddet skal præciseres	Erik sender en præcisering senest tirsdag
Kundens beslutningstidspunkt er ukendt	I samme mail spørger Erik, hvornår kunden vil gennemgå forslaget
Teamet skal følge op på sit løfte	Onsdag kontrollerer Erik, at svaret er sendt, og om kunden har svaret

Bemærk forskellen mellem en intern dato og en aftale med kunden. Onsdagens kontrol er Eriks planlægning. Den betyder ikke, at kunden har lovet at svare på det tidspunkt.

Mødeskabelon til at kopiere

Brug et kort notat til hver sag, der skal drøftes. Udfyld de første fire linjer før mødet og resten, når I træffer beslutninger.

Salgsmulighed og kunde: …
Kundens seneste besked med dato: …
Forhindring eller åbent spørgsmål: …
Beslutning eller hjælp, der er brug for på mødet: …
Beslutning: …
Næste handling og formål: …
Ansvarlig: …
Skal være gjort senest: …
Hvornår og hvordan vi følger op: …

Dokumenter beslutningen der, hvor I arbejder med sagen. Hvis I også skriver referat, så henvis til samme grundlag, så I ikke skal vedligeholde to forskellige versioner af næste skridt.

Lad beslutningerne leve videre efter mødet

Læs handlingerne op, før I afslutter. Den, der har fået en opgave, bekræfter, hvad den indebærer, og om datoen er realistisk. Hvis flere bidrager, skal én person stadig koordinere tilbagemeldingen til kunden.

Vent ikke til næste salgsmøde med at opdatere sagen. Gør det, når kunden giver en ny besked, eller opgaven er færdig. Så kan næste møde begynde med den aktuelle situation.

Efter nogle møder kan I kontrollere, om formen hjælper: Kan tidligere beslutninger findes, bliver lovede aktiviteter gennemført, og vender de samme forhindringer tilbage? Juster udvalget eller forberedelsen der, hvor I ser problemer. Flere punkter på dagsordenen behøver ikke være løsningen.

Hvis I først skal have styr på modtagelsen af nye henvendelser, er der en registreringsskabelon og ugentlig kontrol i guiden om leadhåndtering.

Giv næste skridt en ansvarlig i Customer Connect

I Customer Connect kan I angive en ansvarlig og sætte opfølgning på en salgsmulighed. Brug det, når I omsætter mødets beslutninger til fortsat kundearbejde, så det er tydeligt, hvem der tager over, og hvornår I skal følge op.

Læs mere om opfølgning i Customer Connect, eller prøv med en salgsmulighed, I allerede arbejder med.

Prøv Customer Connect gratis. Vil I gennemgå jeres arbejdsgang sammen med os, kan I booke en demo.