Intern salesoverleg: een agenda voor 25 minuten
Plan het wekelijkse salesoverleg met een agenda van 25 minuten, een praktijkvoorbeeld en een sjabloon voor verantwoordelijkheid, klantcontact en opvolging.
“We wachten nog steeds op antwoord.” Dezelfde verkoopkans, dezelfde update, alweer een maandag. Iedereen heeft verteld waaraan hij werkt, maar niemand weet precies wat er na het overleg anders moet gaan.
Gebruik het wekelijkse interne salesoverleg om te bepalen wat er met jullie lopende verkoopkansen moet gebeuren: welke klant heeft een antwoord nodig, waar is hulp nodig en wie zet de volgende stap? Hier vind je een voorstel voor een agenda van 25 minuten, met voorbereiding en een overlegsjabloon. Deze opzet past wanneer meerdere mensen klantcontact en opvolging moeten afstemmen.
Wat moet een intern salesoverleg opleveren?
Het interne salesoverleg is de afstemming van het team over lopende verkoopkansen. De klant neemt niet deel. Deze opzet is bedoeld om prioriteiten in het klantwerk te bepalen en vragen op te lossen waarbij collega’s elkaar nodig hebben.
Streef naar een duidelijk besluit voor elke verkoopkans die jullie bespreken. Dat kan zijn: een voorstel aanvullen, de planning van de klant verduidelijken of een kans afsluiten die niet meer actueel is. Ontbreekt informatie voor het besluit, spreek dan af wie die verzamelt en wanneer jullie opnieuw afstemmen.
Werken jullie al in een CRM, gebruik de informatie daarin dan als uitgangspunt. Zo gebruiken jullie dezelfde gegevens voor de voorbereiding en voor het volgende klantcontact.
Bereid de verkoopkansen voor die een besluit nodig hebben
Vraag deelnemers om hun actuele verkoopkansen vóór het overleg bij te werken. De informatie moet de laatste reactie van de klant, de openstaande punten en de hulpvraag van de verantwoordelijke laten zien. Dan kunnen jullie de overlegtijd aan de vraag zelf besteden.
Selecteer zaken die aandacht vragen:
- Een belofte aan de klant moet worden nagekomen. Jullie hebben informatie of een antwoord voor een bepaalde datum toegezegd.
- Een afgesproken activiteit is niet uitgevoerd. Zoek uit wat die verhinderde en wie kan helpen.
- Er is iets veranderd. De klant heeft de omvang of planning aangepast of een nieuwe beslisser betrokken.
- De volgende stap is onduidelijk. Niemand weet wat er moet gebeuren om het gesprek verder te brengen.
Een verkoopkans waarbij de klant heeft gevraagd volgende maand terug te komen, hoeft deze week misschien niet gezamenlijk besproken te worden. Laat de planning van de klant en de noodzaak van een besluit de selectie bepalen.
Wijs iemand aan die het overleg leidt en de tijd bewaakt. Nodig de verantwoordelijken voor de verkoopkansen uit en de mensen wier kennis nodig is voor de besluiten. Wordt de lijst te lang, begin dan met klantbeloften waarvan de termijn nadert en belemmeringen die meerdere mensen raken.
Agenda: het wekelijkse salesoverleg in 25 minuten
De tijdsverdeling is ons voorstel om uit te proberen, geen vaste regel. Pas zowel de duur als de frequentie aan jullie verkoopkansen aan. Bereid een paar zaken voor die binnen de bespreking passen en plan een aparte werksessie voor vragen die meer uitzoekwerk vragen. Als niets gezamenlijk besproken of besloten hoeft te worden, kan een schriftelijke update volstaan.
| Tijd | Onderdeel | Wat jullie moeten vaststellen |
|---|---|---|
| 0–4 min | Besluiten uit het vorige overleg opvolgen | Wat is gedaan en welke belemmeringen blijven over? |
| 4–7 min | Prioriteiten voor deze week kiezen | Welke klantbeloften en verkoopkansen vragen gezamenlijke aandacht? |
| 7–19 min | Geselecteerde zaken uitwerken | Wat moet er gebeuren en welke hulp is nodig? |
| 19–23 min | Verantwoordelijkheid en datums bevestigen | Wie doet wat, wanneer en met welk doel? |
| 23–25 min | Besluiten teruglezen | Begrijpt iedereen de eigen taken en waar die worden vastgelegd? |
Begin met wat de vorige besluiten hebben opgeleverd
Ga terug naar de afgesproken acties. Vraag zowel of de activiteit is uitgevoerd als wat jullie hebben geleerd. “De e-mail is verstuurd” beschrijft een activiteit. “De klant heeft bevestigd welke onderdelen erbij horen” levert nieuwe informatie op voor de verkoopkans.
Is iets niet gedaan, onderzoek dan de belemmering. Ontbrak informatie, tijd of een besluit van iemand anders? Pas de volgende stap aan het antwoord aan, zodat jullie bij een nieuwe datum rekening houden met wat het werk tegenhield.
Gebruik dezelfde vier vragen voor elke verkoopkans
Laat de verantwoordelijke kort de situatie beschrijven en bespreek daarna:
- Wat weten we van de klant? Scheid de laatste reactie van de klant van jullie eigen aannames.
- Wat houdt de volgende stap tegen? Dat kan een onbeantwoorde vraag, een intern besluit of iets zijn dat jullie moeten leveren.
- Welk besluit moeten we hier nemen? Maak duidelijk waarbij collega’s moeten helpen.
- Wie doet wat en wanneer? Beschrijf een handeling waarvan je de uitvoering kunt controleren.
“Contact opnemen” is te open. “Sara belt de opdrachtgever donderdag om te bevestigen welke ruimtes in de offerte moeten komen” noemt de verantwoordelijke, het moment en het doel van het gesprek.
Weten jullie nog te weinig over de klantbehoefte, dan kan een aanvullend gesprek de volgende stap zijn. Gebruik daarvoor de vragen om de klantbehoefte vóór de offerte te achterhalen.
Als een verkoopkans stilstaat: maak duidelijk waarop jullie wachten
“Wachten op de klant” kan verschillende dingen betekenen. De klant heeft misschien een beslisoverleg gepland. Misschien ontbreekt informatie van jullie. Of jullie hebben geen vervolgcontact afgesproken.
Kies de volgende stap op basis van wat jullie werkelijk weten:
- De klant heeft een moment genoemd: plan de opvolging daarop en laat de afspraak het contact bepalen.
- De klant heeft informatie van jullie nodig: bepaal wie die voorbereidt en wanneer die verstuurd moet zijn.
- Jullie hebben geen antwoord ontvangen: kies een passende vervolgactie en bepaal wanneer jullie beoordelen of het werk moet doorgaan.
- De behoefte is uitgesteld: onderscheid toekomstige interesse van een verkoopkans waaraan jullie nu actief werken.
- De klant heeft nee gezegd: sluit de verkoopkans af en leg de reden vast als de klant die heeft gegeven.
Geen antwoord bewijst niet dat de prijs verkeerd was of dat de klant een concurrent koos. Schrijf op wat jullie weten. Gaat het om een verstuurde offerte, dan kun je deze drie e-mailsjablonen voor offerteopvolging aan de situatie aanpassen.
Voorbeeld: van “offerte verstuurd” naar een bruikbaar besluit
Dit is een fictief voorbeeld van een dienstverlenend bedrijf.
Een klant heeft een offerte ontvangen voor kantoorschoonmaak. Tijdens het salesoverleg zegt de verantwoordelijke dat de klant niet heeft gereageerd. Als het team het laatste contact bekijkt, blijkt dat de klant vroeg of het schoonmaken van de keuken inbegrepen is. Die vraag is nog niet beantwoord.
De volgende stap is dus de omvang verduidelijken en een duidelijk antwoord geven. Een algemeen “Heb je al naar de offerte kunnen kijken?” zou de klantvraag onbeantwoord laten.
| Informatie | Besluit tijdens het overleg |
|---|---|
| De klant wil weten of de keuken inbegrepen is | Erik controleert de omvang bij degene die de prijs heeft berekend |
| De offerte moet worden verduidelijkt | Erik stuurt uiterlijk dinsdag een toelichting |
| Het beslismoment van de klant is onbekend | In dezelfde e-mail vraagt Erik wanneer de klant het voorstel wil bespreken |
| Het team moet de eigen toezegging opvolgen | Woensdag controleert Erik of het antwoord is verstuurd en of de klant heeft gereageerd |
Let op het verschil tussen een interne datum en een afspraak met de klant. De controle op woensdag is onderdeel van Eriks planning. Dat betekent niet dat de klant heeft beloofd dan te antwoorden.
Overlegsjabloon om te kopiëren
Gebruik een korte notitie voor elke verkoopkans die besproken moet worden. Vul de eerste vier regels vóór het overleg in en de rest terwijl jullie besluiten nemen.
Verkoopkans en klant: …
Laatste reactie van de klant, met datum: …
Belemmering of open vraag: …
Benodigd besluit of hulp tijdens het overleg: …
Besluit: …
Volgende handeling en doel: …
Verantwoordelijke: …
Uiterlijk klaar op: …
Wanneer en hoe we opvolgen: …
Leg het besluit vast waar jullie aan de verkoopkans werken. Maken jullie ook notulen, verwijs dan naar dezelfde informatie, zodat jullie niet twee verschillende versies van de volgende stap hoeven bij te houden.
Geef besluiten een vervolg na het overleg
Lees de acties terug voordat jullie afronden. Wie een taak heeft gekregen, bevestigt wat die inhoudt en of de datum haalbaar is. Dragen meerdere mensen bij, dan moet één persoon nog steeds de terugkoppeling aan de klant coördineren.
Wacht niet tot het volgende salesoverleg om de verkoopkans bij te werken. Doe dat wanneer de klant nieuwe informatie geeft of de taak klaar is. Het volgende overleg kan dan beginnen met de actuele situatie.
Controleer na een paar bijeenkomsten of de opzet helpt: zijn eerdere besluiten terug te vinden, worden beloofde activiteiten uitgevoerd en keren dezelfde belemmeringen terug? Pas de selectie of voorbereiding aan waar jullie problemen zien. Meer agendapunten hoeven niet de oplossing te zijn.
Moeten jullie eerst organiseren hoe nieuwe aanvragen binnenkomen, gebruik dan het registratiesjabloon en de wekelijkse controle in de gids over leadbeheer.
Wijs de volgende stap toe in Customer Connect
In Customer Connect kunnen jullie een verantwoordelijke aanwijzen en opvolging instellen voor een verkoopkans. Gebruik dat wanneer jullie overlegbesluiten omzetten in verder klantwerk, zodat duidelijk is wie het overneemt en wanneer jullie opvolgen.
Lees meer over opvolging in Customer Connect of probeer het met een verkoopkans waaraan je al werkt.
Probeer Customer Connect gratis. Willen jullie je werkwijze samen met ons doornemen, dan kunnen jullie een demo boeken.
