Internes Vertriebsmeeting: eine Agenda für 25 Minuten
Plane das wöchentliche Vertriebsmeeting mit einer 25-Minuten-Agenda, einem Praxisbeispiel und einer Vorlage für Verantwortung, Kundenkontakt und Nachfassen.
„Wir warten noch auf eine Antwort.“ Dieselbe Verkaufschance, dieselbe Meldung, wieder ein Montag. Alle haben erzählt, woran sie arbeiten, aber niemand weiß so recht, was nach dem Meeting anders sein soll.
Nutzt euer wöchentliches internes Vertriebsmeeting, um zu entscheiden, was bei euren laufenden Verkaufschancen passieren muss: Welcher Kunde braucht eine Antwort, wo ist Hilfe nötig und wer übernimmt den nächsten Schritt? Hier findest du einen Vorschlag für eine Agenda von 25 Minuten, Hinweise zur Vorbereitung und eine Meetingvorlage. Der Ablauf passt, wenn mehrere Personen Kundenkontakte und Nachfassaktionen abstimmen müssen.
Was soll ein internes Vertriebsmeeting bewirken?
Im internen Vertriebsmeeting bespricht das Team laufende Verkaufschancen. Der Kunde nimmt nicht teil. Dieser Ablauf soll helfen, Prioritäten in der Kundenarbeit zu setzen und Fragen zu klären, bei denen Kollegen einander brauchen.
Strebt für jede besprochene Verkaufschance eine klare Entscheidung an. Vielleicht müsst ihr einen Vorschlag ergänzen, den Zeitplan des Kunden klären oder eine nicht mehr aktuelle Chance schließen. Fehlen Informationen für die Entscheidung, legt fest, wer sie beschafft und wann ihr euch erneut abstimmt.
Wenn ihr bereits mit einem CRM arbeitet, nutzt die dortigen Informationen als Grundlage. So stehen für die Vorbereitung und den nächsten Kundenkontakt dieselben Angaben zur Verfügung.
Bereitet die Fälle vor, die eine Entscheidung brauchen
Bittet die Teilnehmer, ihre aktuellen Verkaufschancen vor dem Meeting zu aktualisieren. Die Informationen sollten die letzte Rückmeldung des Kunden, offene Punkte und den Hilfebedarf der verantwortlichen Person zeigen. Dann bleibt im Meeting Zeit für die eigentliche Frage.
Wählt Fälle aus, bei denen etwas Aufmerksamkeit braucht:
- Ein Versprechen an den Kunden muss eingehalten werden. Ihr habt Unterlagen oder eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum zugesagt.
- Eine vereinbarte Aufgabe wurde nicht erledigt. Klärt, was sie verhindert hat und wer helfen kann.
- Etwas hat sich verändert. Der Kunde hat den Umfang oder den Zeitplan geändert oder einen weiteren Entscheider einbezogen.
- Der nächste Schritt ist unklar. Niemand weiß, was nötig ist, damit das Gespräch weitergeht.
Wenn ein Kunde euch gebeten hat, euch nächsten Monat wieder zu melden, braucht dieser Fall diese Woche vielleicht keine gemeinsame Besprechung. Richtet die Auswahl am Zeitplan des Kunden und am Entscheidungsbedarf aus.
Bestimmt eine Person, die das Meeting leitet und auf die Zeit achtet. Ladet die Verantwortlichen der Verkaufschancen und diejenigen ein, deren Wissen für die Entscheidungen nötig ist. Wird die Liste zu lang, beginnt mit bald fälligen Kundenzusagen und Hindernissen, die mehrere Personen betreffen.
Agenda: das wöchentliche Vertriebsmeeting in 25 Minuten
Die Zeitaufteilung ist unser Vorschlag zum Ausprobieren, keine feste Regel. Passt Dauer und Häufigkeit an eure Verkaufschancen an. Bereitet wenige Fälle vor, die in die Besprechung passen. Plant für Fragen, die mehr Untersuchung erfordern, einen eigenen Arbeitstermin. Wenn nichts gemeinsam besprochen oder entschieden werden muss, kann eine schriftliche Rückmeldung genügen.
| Zeit | Punkt | Was ihr klären solltet |
|---|---|---|
| 0–4 Min. | Beschlüsse des letzten Meetings nachverfolgen | Was ist erledigt und welche Hindernisse bestehen noch? |
| 4–7 Min. | Prioritäten der Woche auswählen | Welche Kundenzusagen und Verkaufschancen brauchen gemeinsame Aufmerksamkeit? |
| 7–19 Min. | Ausgewählte Fälle bearbeiten | Was muss passieren und welche Hilfe ist nötig? |
| 19–23 Min. | Verantwortung und Termine bestätigen | Wer macht was, wann und mit welchem Ziel? |
| 23–25 Min. | Beschlüsse noch einmal vorlesen | Verstehen alle ihre Aufgaben und wissen sie, wo diese dokumentiert werden? |
Beginnt mit den Ergebnissen der letzten Beschlüsse
Geht die vereinbarten Maßnahmen durch. Fragt sowohl, ob die Aufgabe erledigt wurde, als auch, was ihr erfahren habt. „Die E-Mail ist verschickt“ beschreibt eine Aktivität. „Der Kunde hat bestätigt, welche Leistungen dazugehören“ liefert neue Informationen für die Verkaufschance.
Wenn etwas nicht erledigt wurde, untersucht das Hindernis. Fehlten Informationen, Zeit oder eine Entscheidung von jemand anderem? Passt den nächsten Schritt an die Antwort an, damit ihr beim neuen Termin berücksichtigt, was die Arbeit verhindert hat.
Stellt bei jedem Fall dieselben vier Fragen
Lasst die verantwortliche Person die Lage kurz schildern und geht dann diese Fragen durch:
- Was wissen wir vom Kunden? Trennt seine letzte Rückmeldung von euren eigenen Annahmen.
- Was verhindert den nächsten Schritt? Das kann eine unbeantwortete Frage, eine interne Entscheidung oder etwas sein, das wir liefern müssen.
- Welche Entscheidung müssen wir hier treffen? Macht deutlich, wobei die Kollegen helfen sollen.
- Wer macht was und wann? Beschreibt eine Handlung, deren Umsetzung ihr prüfen könnt.
„Kontakt aufnehmen“ ist zu offen. „Sara ruft den Auftraggeber am Donnerstag an, um zu bestätigen, welche Räume das Angebot umfassen soll“ benennt Verantwortung, Zeitpunkt und Ziel des Gesprächs.
Wenn euch Informationen zum Bedarf des Kunden fehlen, kann ein ergänzendes Gespräch der nächste Schritt sein. Nutzt dafür die Fragen zur Bedarfsanalyse vor dem Angebot.
Wenn eine Verkaufschance stockt: klärt, worauf ihr wartet
„Wir warten auf den Kunden“ kann vieles bedeuten. Vielleicht hat der Kunde einen Entscheidungstermin geplant. Vielleicht fehlen ihm Informationen von euch. Oder ihr habt keinen weiteren Kontakt vereinbart.
Wählt den nächsten Schritt anhand dessen, was ihr tatsächlich wisst:
- Der Kunde hat einen Zeitpunkt genannt: plant das Nachfassen entsprechend und richtet den Kontakt an der Vereinbarung aus.
- Der Kunde braucht Unterlagen von euch: legt fest, wer sie erstellt und bis wann sie verschickt werden.
- Ihr habt keine Antwort erhalten: wählt eine passende Nachfrage und entscheidet, wann ihr prüft, ob die Arbeit fortgesetzt werden sollte.
- Der Bedarf wurde verschoben: trennt künftiges Interesse von einer Verkaufschance, an der ihr jetzt aktiv arbeitet.
- Der Kunde hat abgesagt: schließt die Verkaufschance und dokumentiert den Grund, falls der Kunde ihn genannt hat.
Eine ausbleibende Antwort beweist weder, dass der Preis falsch war, noch dass der Kunde einen Wettbewerber gewählt hat. Schreibt auf, was ihr wisst. Geht es um ein verschicktes Angebot, könnt ihr diese drei E-Mail-Vorlagen zum Nachfassen von Angeboten an die Situation anpassen.
Beispiel: von „Angebot verschickt“ zu einer brauchbaren Entscheidung
Dies ist ein fiktives Beispiel aus einem Dienstleistungsunternehmen.
Ein Kunde hat ein Angebot für Büroreinigung erhalten. Im Vertriebsmeeting sagt die verantwortliche Person, dass der Kunde nicht geantwortet hat. Beim Blick auf den letzten Kontakt sieht das Team, dass der Kunde gefragt hatte, ob die Küchenreinigung enthalten ist. Diese Frage ist noch unbeantwortet.
Der nächste Schritt ist deshalb, den Umfang zu klären und eine eindeutige Antwort zu geben. Ein allgemeines „Konnten Sie sich das Angebot schon ansehen?“ würde die Kundenfrage offenlassen.
| Grundlage | Entscheidung im Meeting |
|---|---|
| Der Kunde möchte wissen, ob die Küche enthalten ist | Erik prüft den Umfang mit der Person, die den Auftrag kalkuliert hat |
| Das Angebot muss präzisiert werden | Erik schickt die Klarstellung spätestens am Dienstag |
| Der Entscheidungstermin des Kunden ist unbekannt | In derselben E-Mail fragt Erik, wann der Kunde den Vorschlag besprechen möchte |
| Das Team muss seine Zusage nachverfolgen | Am Mittwoch prüft Erik, ob die Antwort verschickt wurde und ob der Kunde sich gemeldet hat |
Beachtet den Unterschied zwischen einem internen Datum und einer Vereinbarung mit dem Kunden. Die Prüfung am Mittwoch gehört zu Eriks Planung. Sie bedeutet nicht, dass der Kunde bis dahin eine Antwort zugesagt hat.
Meetingvorlage zum Kopieren
Nutzt für jede Verkaufschance, die besprochen werden muss, eine kurze Notiz. Füllt die ersten vier Zeilen vor dem Meeting aus und den Rest, wenn ihr Entscheidungen trefft.
Verkaufschance und Kunde: …
Letzte Rückmeldung des Kunden mit Datum: …
Hindernis oder offene Frage: …
Benötigte Entscheidung oder Hilfe im Meeting: …
Entscheidung: …
Nächste Handlung und Ziel: …
Verantwortliche Person: …
Zu erledigen bis: …
Wann und wie wir nachfassen: …
Dokumentiert die Entscheidung dort, wo ihr die Verkaufschance bearbeitet. Wenn ihr zusätzlich ein Protokoll führt, verweist auf dieselben Informationen. So müsst ihr nicht zwei unterschiedliche Versionen des nächsten Schritts pflegen.
Führt die Beschlüsse nach dem Meeting weiter
Lest die Maßnahmen vor dem Ende noch einmal vor. Wer eine Aufgabe erhalten hat, bestätigt ihren Inhalt und ob der Termin realistisch ist. Wenn mehrere Personen beitragen, muss trotzdem eine Person die Rückmeldung an den Kunden koordinieren.
Wartet mit der Aktualisierung der Verkaufschance nicht bis zum nächsten Vertriebsmeeting. Erledigt sie, wenn der Kunde neue Informationen gibt oder die Aufgabe abgeschlossen ist. So kann das nächste Meeting mit der aktuellen Lage beginnen.
Prüft nach einigen Meetings, ob das Format hilft: Findet ihr frühere Beschlüsse, werden zugesagte Aufgaben erledigt und kommen dieselben Hindernisse wieder? Passt Auswahl oder Vorbereitung dort an, wo Probleme auftreten. Mehr Tagesordnungspunkte müssen nicht die Lösung sein.
Wenn ihr zuerst den Eingang neuer Anfragen ordnen müsst, findet ihr eine Erfassungsvorlage und einen Wochencheck im Leitfaden zum Lead-Management.
Weist den nächsten Schritt in Customer Connect zu
In Customer Connect könnt ihr für eine Verkaufschance eine verantwortliche Person festlegen und das Nachfassen planen. Nutzt das, wenn ihr Meetingbeschlüsse in die weitere Kundenarbeit überführt. So ist klar, wer übernimmt und wann ihr nachfasst.
Lies mehr über Nachfassaktionen in Customer Connect oder probiere es mit einer Verkaufschance aus, an der du bereits arbeitest.
Customer Connect kostenlos testen. Wenn ihr eure Arbeitsweise mit uns durchgehen möchtet, könnt ihr eine Demo buchen.
