Myyntipalaveri: agenda 25 minuutiksi

”Odotamme edelleen vastausta.” Sama myyntimahdollisuus, sama tilanne, taas uusi maanantai. Kaikki ovat kertoneet, mitä tekevät, mutta kukaan ei oikein tiedä, mikä muuttuu palaverin jälkeen.

Käyttäkää viikon sisäinen myyntipalaveri sen päättämiseen, mitä avoimissa myyntimahdollisuuksissa pitää tapahtua: mikä asiakas tarvitsee vastauksen, missä tarvitaan apua ja kuka ottaa seuraavan askeleen? Tässä on ehdotus 25 minuutin agendaksi sekä ohjeet valmistautumiseen ja palaveripohja. Malli sopii tilanteisiin, joissa usean henkilön pitää koordinoida asiakasyhteydenpitoa ja seurantaa.

Mitä sisäisen myyntipalaverin pitäisi saada aikaan?

Sisäinen myyntipalaveri on tiimin katsaus käynnissä oleviin myyntimahdollisuuksiin. Asiakas ei osallistu siihen. Tämän mallin tarkoituksena on priorisoida asiakastyötä ja ratkaista kysymyksiä, joissa kollegat tarvitsevat toisiaan.

Tavoitelkaa selkeää päätöstä jokaisesta käsiteltävästä myyntimahdollisuudesta. Se voi tarkoittaa ehdotuksen täydentämistä, asiakkaan aikataulun tarkentamista tai sellaisen mahdollisuuden sulkemista, joka ei enää ole ajankohtainen. Jos päätökseen tarvittavat tiedot puuttuvat, sopikaa, kuka hankkii ne ja milloin palaatte asiaan.

Jos työskentelette jo CRM:ssä, ottakaa siellä olevat tiedot lähtökohdaksi. Näin samat tiedot palvelevat sekä palaveriin valmistautumista että seuraavaa yhteydenottoa asiakkaaseen.

Valmistelkaa päätöstä tarvitsevat myyntimahdollisuudet

Pyytäkää osallistujia päivittämään aktiiviset myyntimahdollisuutensa ennen palaveria. Tiedoista pitää käydä ilmi asiakkaan viimeisin viesti, keskeneräiset asiat ja se, mihin vastuuhenkilö tarvitsee apua. Näin palaveriaika jää itse kysymyksen käsittelyyn.

Valitkaa tapaukset, joissa jokin vaatii huomiota:

• Asiakkaalle annettu lupaus pitää lunastaa. Olette luvanneet aineiston tai vastauksen tiettyyn päivään mennessä.
• Sovittu tehtävä on jäänyt tekemättä. Selvittäkää, mikä esti sen ja kuka voi auttaa.
• Jokin on muuttunut. Asiakas on muuttanut työn laajuutta, siirtänyt aikataulua tai ottanut uuden päättäjän mukaan.
• Seuraava askel on epäselvä. Kukaan ei tiedä, mitä keskustelun jatkuminen edellyttää.

Jos asiakas on pyytänyt palaamaan asiaan ensi kuussa, tapaus ei ehkä tarvitse yhteistä keskustelua tällä viikolla. Antakaa asiakkaan aikataulun ja päätöstarpeen ohjata valintaa.

Nimetkää palaverin vetäjä, joka huolehtii ajasta. Kutsukaa myyntimahdollisuuksista vastaavat henkilöt ja ne, joiden tietoa päätöksiin tarvitaan. Jos lista kasvaa liian pitkäksi, aloittakaa pian erääntyvistä asiakaslupauksista ja useaa henkilöä koskevista esteistä.

Agenda: viikon myyntipalaveri 25 minuutissa

Ajankäyttö on ehdotuksemme kokeiltavaksi, ei kiinteä sääntö. Sovittakaa sekä palaverin kesto että tapaamistiheys myyntimahdollisuuksiinne. Valmistelkaa muutama asia, jotka ehditte käsitellä, ja varatkaa erillinen työskentelyhetki enemmän selvitystä vaativille kysymyksille. Jos mitään ei tarvitse käsitellä tai päättää yhdessä, kirjallinen tilannepäivitys voi riittää.

Aika	Aihe	Mitä pitää selvittää
0–4 min	Edellisen palaverin päätösten seuranta	Mitä on tehty ja mitä esteitä on jäljellä?
4–7 min	Viikon prioriteettien valinta	Mitkä asiakaslupaukset ja myyntimahdollisuudet tarvitsevat yhteistä huomiota?
7–19 min	Valittujen tapausten käsittely	Mitä pitää tapahtua ja millaista apua tarvitaan?
19–23 min	Vastuiden ja päivämäärien vahvistaminen	Kuka tekee mitä, milloin ja miksi?
23–25 min	Päätösten kertaaminen	Ymmärtävätkö kaikki tehtävänsä ja sen, minne ne kirjataan?

Aloittakaa siitä, mihin edelliset päätökset johtivat

Palatkaa sovittuihin toimiin. Kysykää sekä sitä, tehtiinkö tehtävä, että sitä, mitä saitte selville. ”Sähköposti on lähetetty” kuvaa toimintaa. ”Asiakas vahvisti, mitkä osat kuuluvat mukaan” antaa uutta tietoa myyntimahdollisuudesta.

Jos jotain jäi tekemättä, selvittäkää este. Puuttuiko tietoa, aikaa vai jonkun muun päätös? Mukauttakaa seuraava askel vastauksen perusteella, jotta työn estänyt asia otetaan huomioon uutta päivämäärää sovittaessa.

Käyttäkää samoja neljää kysymystä jokaiseen tapaukseen

Antakaa vastuuhenkilön kuvata tilanne lyhyesti ja käykää sitten läpi:

1. Mitä tiedämme asiakkaalta? Erottakaa asiakkaan viimeisin viesti omista oletuksistanne.
2. Mikä estää seuraavan askeleen? Kyseessä voi olla avoin kysymys, sisäinen päätös tai jotain, mitä meidän pitää toimittaa.
3. Mikä päätös meidän pitää tehdä tässä? Kertokaa selvästi, mihin kollegoiden apua tarvitaan.
4. Kuka tekee mitä ja milloin? Muotoilkaa teko, jonka toteutumista voi seurata.

”Ota yhteyttä” on liian avoin. ”Sara soittaa tilaajalle torstaina ja varmistaa, mitkä tilat tarjoukseen kuuluvat” kertoo vastuuhenkilön, ajankohdan ja puhelun tavoitteen.

Jos asiakkaan tarpeista ei ole riittävästi tietoa, seuraava askel voi olla täydentävä keskustelu. Käyttäkää silloin tarvekartoituksen kysymyksiä ennen tarjousta.

Kun myyntimahdollisuus ei etene: selvittäkää, mitä odotatte

”Odotetaan asiakasta” voi tarkoittaa montaa asiaa. Asiakkaalla voi olla päätöskokous sovittuna. Ehkä häneltä puuttuu tietoa teiltä. Tai jatkoyhteydenpidosta ei ole sovittu lainkaan.

Valitkaa seuraava askel sen mukaan, mitä oikeasti tiedätte:

• Asiakas on ilmoittanut ajankohdan: suunnitelkaa yhteydenotto sen mukaan ja noudattakaa sovittua.
• Asiakas tarvitsee teiltä aineistoa: päättäkää, kuka valmistelee sen ja milloin se lähetetään.
• Vastausta ei ole tullut: valitkaa tilanteeseen sopiva jatkoyhteydenotto ja päättäkää, milloin arvioitte työn jatkamista.
• Tarve on siirtynyt: erottakaa tuleva kiinnostus myyntimahdollisuudesta, jota työstätte aktiivisesti nyt.
• Asiakas on kieltäytynyt: sulkekaa myyntimahdollisuus ja kirjatkaa syy, jos asiakas on kertonut sen.

Vastaamatta jättäminen ei todista, että hinta oli väärä tai asiakas valitsi kilpailijan. Kirjatkaa se, mitä tiedätte. Jos kyse on lähetetystä tarjouksesta, voitte mukauttaa tilanteeseen kolmea tarjouksen seurannan sähköpostipohjaa.

Esimerkki: ”tarjous lähetetty” muuttuu hyödylliseksi päätökseksi

Tämä on kuvitteellinen esimerkki palveluyrityksestä.

Asiakas on saanut tarjouksen toimistosiivouksesta. Myyntipalaverissa vastuuhenkilö kertoo, ettei asiakas ole vastannut. Kun tiimi katsoo viimeisintä yhteydenpitoa, käy ilmi, että asiakas kysyi, sisältyykö keittiön siivous tarjoukseen. Kysymykseen ei ole vielä vastattu.

Seuraavaksi pitää siis selvittää työn laajuus ja antaa selkeä vastaus. Yleinen ”ehditkö katsoa tarjousta?” jättäisi asiakkaan kysymyksen ratkaisematta.

Lähtötieto	Palaverin päätös
Asiakas haluaa tietää, kuuluuko keittiö mukaan	Erik tarkistaa laajuuden hinnan laskeneelta henkilöltä
Tarjousta pitää tarkentaa	Erik lähettää tarkennuksen viimeistään tiistaina
Asiakkaan päätösaikataulu ei ole tiedossa	Erik kysyy samassa sähköpostissa, milloin asiakas haluaa käydä ehdotuksen läpi
Tiimin pitää seurata omaa lupaustaan	Keskiviikkona Erik tarkistaa, että vastaus on lähetetty ja onko asiakas vastannut

Huomaa ero sisäisen päivämäärän ja asiakkaan kanssa sovitun asian välillä. Keskiviikon tarkistus kuuluu Erikin omaan suunnitteluun. Se ei tarkoita, että asiakas olisi luvannut vastata siihen mennessä.

Kopioitava palaveripohja

Tehkää lyhyt muistiinpano jokaisesta käsiteltävästä myyntimahdollisuudesta. Täyttäkää neljä ensimmäistä riviä ennen palaveria ja loput päätöksiä tehdessänne.

Myyntimahdollisuus ja asiakas: …
Asiakkaan viimeisin viesti ja päivämäärä: …
Este tai avoin kysymys: …
Palaverissa tarvittava päätös tai apu: …
Päätös: …
Seuraava teko ja sen tarkoitus: …
Vastuuhenkilö: …
Valmis viimeistään: …
Milloin ja miten seuraamme: …

Kirjatkaa päätös sinne, missä käsittelette myyntimahdollisuutta. Jos teette myös kokousmuistion, viitatkaa samoihin tietoihin, jotta seuraavasta askeleesta ei tarvitse ylläpitää kahta eri versiota.

Viekää päätökset käytäntöön palaverin jälkeen

Kerratkaa toimet ennen lopettamista. Tehtävän saanut henkilö vahvistaa, mitä se tarkoittaa ja onko päivämäärä realistinen. Vaikka useampi henkilö osallistuu työhön, yhden pitää edelleen koordinoida asiakkaalle vastaamista.

Älkää odottako seuraavaa myyntipalaveria tietojen päivittämiseen. Päivittäkää ne, kun asiakas kertoo uutta tai tehtävä valmistuu. Näin seuraava palaveri voi alkaa ajantasaisesta tilanteesta.

Muutaman palaverin jälkeen voitte arvioida, auttaako malli: löytyvätkö aiemmat päätökset, toteutuvatko luvatut tehtävät ja toistuvatko samat esteet? Muuttakaa tapausten valintaa tai valmistautumista siellä, missä näette ongelmia. Agendan pidentäminen ei välttämättä ole ratkaisu.

Jos uusien yhteydenottojen vastaanotto pitää ensin järjestää, liidien hallinnan oppaasta löytyy kirjaamispohja ja viikoittainen tarkistus.

Nimetkää seuraavalle askeleelle vastuuhenkilö Customer Connectissa

Customer Connectissa voitte nimetä myyntimahdollisuudelle vastuuhenkilön ja asettaa seurannan. Käyttäkää tätä, kun viette palaverin päätökset osaksi jatkuvaa asiakastyötä. Näin on selvää, kuka jatkaa ja milloin asiaa seurataan.

Lue lisää seurannasta Customer Connectissa tai kokeile jo työn alla olevalla myyntimahdollisuudella.

Kokeile Customer Connectia ilmaiseksi. Jos haluatte käydä toimintatapanne läpi kanssamme, voitte varata esittelyn.