Zmiana CRM: lista kontrolna przygotowania danych klientów
Przygotuj zmianę CRM: zinwentaryzuj, uporządkuj i sprawdź dane klientów. Skorzystaj z listy kontrolnej pól, powiązań, próbnego przeniesienia i przekazania pracy.
Przy zmianie CRM informacje o klientach muszą pozostać zrozumiałe i przydatne. Samo przeniesienie nazw i adresów e-mail nie wystarczy. Musicie też wiedzieć, które osoby są powiązane z danym klientem, jakie szanse sprzedaży są w toku i jakie kolejne kontakty obiecaliście.
Ta lista kontrolna pomoże przygotować przeniesienie. Zanim ustalicie plan, sprawdźcie u dostawców, jak eksport i przenoszenie danych działają w używanych przez Was rozwiązaniach.
Przygotujcie zmianę CRM
Najpierw zbierzcie informacje o obecnym CRM, danych do przeniesienia, osobie odpowiedzialnej i planowanej dacie przejścia. Następnie skorzystajcie z poniższych kroków, aby wyjaśnić pola, przetestować przeniesienie i sprawdzić wynik.
Zaplanujcie zmianę CRM w tej kolejności: inwentaryzacja, porządkowanie, mapowanie pól, próbne przeniesienie i akceptacja. Niech osoba pracująca z klientami sprawdzi, czy przeniesione dane pozwalają kontynuować rzeczywistą rozmowę z klientem.
1. Ustalcie, jakie informacje trzeba przenieść
Zacznijcie od klientów i szans sprzedaży, nad którymi pracujecie dziś. Następnie przejrzyjcie historię potrzebną do kontynuowania relacji.
Zapiszcie elementy, które chcecie przenieść, na przykład:
- Klientów i ich dane kontaktowe.
- Osoby kontaktowe i powiązania z właściwymi klientami.
- Otwarte szanse sprzedaży wraz z osobą odpowiedzialną i statusem.
- Notatki potrzebne do kolejnej rozmowy.
- Zaplanowane kolejne kontakty.
Ustalcie, jak postąpić z danymi, które nie zostaną przeniesione. Decyzja o pominięciu informacji podczas migracji nie oznacza decyzji o ich usunięciu. Należy postępować zgodnie z firmowymi zasadami dotyczącymi tych informacji.
2. Sprawdźcie, gdzie znajdują się dane
Wymieńcie źródła: obecny CRM, arkusze kalkulacyjne lub inne miejsca przechowywania informacji o klientach. Ustalcie, które źródło jest rozstrzygające, jeśli dane się różnią.
Sprawdźcie, jak można pobrać dane i co obejmuje eksport. Zapytajcie szczególnie o powiązania, notatki, załączniki i zaplanowane kontakty. Eksport listy kontaktów nie musi zawierać całego kontekstu relacji z klientem.
Wyznaczcie osobę odpowiedzialną za dane oraz osobę, która sprawdzi treść z perspektywy codziennej pracy z klientami.
3. Uporządkujcie dane i wyjaśnijcie niejasności
Przejrzyjcie duplikaty, brakujące dane kontaktowe i nieaktualne szanse sprzedaży. Ostrożnie łączcie rekordy wyłącznie na podstawie podobnych nazw. Dwie osoby mogą pracować u tego samego klienta, a jeden klient może mieć kilka bieżących zleceń.
Zachowajcie niezmienioną kopię eksportu przed rozpoczęciem edycji. Dzięki temu będzie można porównać dane ze źródłem, jeśli pojawi się potrzeba wyjaśnienia zmiany.
4. Opiszcie, jak pola mają sobie odpowiadać
To samo pole może mieć różne nazwy w dwóch rozwiązaniach. Sprawdźcie znaczenie, a nie tylko nagłówek. Przygotujcie prostą listę miejsc, do których mają trafić informacje.
Przykładowe pytania przy mapowaniu pól:
| Dane w poprzednim CRM | Co trzeba wyjaśnić |
|---|---|
| Nazwa firmy | Z którym klientem należy powiązać osoby kontaktowe? |
| Osoba kontaktowa | Czy imię, nazwisko i dane kontaktowe zostaną przeniesione razem? |
| Status szansy sprzedaży | Jaki etap w nowym sposobie pracy odpowiada temu statusowi? |
| Osoba odpowiedzialna | Który użytkownik przejmie odpowiedzialność? |
| Kolejny kontakt | Jak zachować termin i opis działania? |
Potraktujcie tabelę jako przykład planowania i uzupełnijcie sposób powiązania Waszych danych w obu rozwiązaniach.
5. Sprawdźcie sposób przenoszenia i przetestujcie próbkę
Ustalcie, jak można przenieść dane i jakie są ograniczenia. Może być potrzebny określony format, pomoc dostawcy lub osobna obsługa części informacji.
Przeprowadźcie próbę na mniejszym zestawie obejmującym różne sytuacje: klienta z kilkoma osobami kontaktowymi, otwartą szansę sprzedaży i zaplanowany kolejny kontakt. Sprawdźcie, czy wybrana metoda rzeczywiście zachowuje potrzebne informacje.
Poproście użytkownika o próbę kontynuowania pracy z klientem na podstawie wyniku. Pozwala to wykryć brakujący kontekst, którego nie pokaże kontrola liczby rekordów.
6. Sprawdźcie wynik i zaplanujcie przejście
Porównajcie przeniesione treści z danymi źródłowymi. Wyjaśnijcie rozbieżności przed dalszymi działaniami:
- Czy liczba rekordów jest sensowna, a ewentualne różnice wyjaśnione?
- Czy osoby kontaktowe są powiązane z właściwymi klientami?
- Czy odpowiedzialność, statusy i zaplanowane kontakty są poprawne?
- Czy notatki są czytelne i zrozumiałe?
- Czy użytkownicy znajdują informacje potrzebne do kolejnego kontaktu?
Ustalcie, kiedy przestaniecie aktualizować poprzedni CRM i jak obsłużycie zmiany wprowadzane podczas migracji. Zapiszcie też, z kim się skontaktować i jak kontynuować pracę z klientami, jeśli przeniesienie trzeba będzie przerwać.
Zakończcie dostęp do poprzedniego rozwiązania dopiero po sprawdzeniu wyniku i ustaleniu sposobu postępowania z pozostałymi informacjami.
Lista kontrolna przed migracją CRM i po niej
Używajcie listy wspólnie z osobą przenoszącą dane i osobami pracującymi z klientami. Zapisujcie odpowiedzialność i wynik każdego punktu.
Przed przeniesieniem
- Zachowajcie niezmienioną kopię eksportu i jego datę.
- Wybierzcie klientów, kontakty, szanse i relacje do przeniesienia.
- Opiszcie odpowiedniki pól i statusów sprzedaży.
- Przetestujcie małą próbkę i udokumentujcie różnice.
- Ustalcie obsługę nowych danych podczas zmiany oraz kto może zatrzymać przejście.
Przed zatwierdzeniem zmiany
- Porównajcie liczbę rekordów ze źródłem i wyjaśnijcie różnice.
- Otwórzcie klienta z kilkoma kontaktami i sprawdźcie relacje.
- Sprawdźcie status, odpowiedzialność, notatki i kolejny kontakt otwartej szansy.
- Pozwólcie użytkownikowi kontynuować rozmowę z przeniesionymi danymi.
- Zbierzcie pozostałe rozbieżności, odpowiedzialne osoby i decyzje o rozwiązaniu.
Zapiszcie, kto zatwierdza przejście i na jakiej podstawie. Zachowajcie materiały potrzebne do sprawdzenia różnic zgodnie z zasadami firmy. Gdy dane działają w nowym miejscu, przejdźcie do wspólnej rutyny wdrożenia CRM.
Planujecie przejście na Customer Connect?
Skontaktujcie się z nami i opiszcie obecny CRM, potrzebne informacje oraz sposób ich eksportu. Pozwoli to omówić podejście przed zaplanowaniem przeniesienia.
Równolegle możecie wypróbować sposób pracy w Customer Connect na ograniczonym przykładzie. Po wyjaśnieniu kwestii danych poradnik o wdrożeniu CRM pomoże zaplanować start zespołu.
Wypróbuj bezpłatnie
