Byta CRM-system: checklista för att förbereda kunddata
Förbered ett CRM-byte genom att inventera, rensa och kontrollera kundinformationen. Använd checklistan för fält, relationer, provöverföring och överlämning.
När ni byter CRM behöver kundinformationen fortsätta vara begriplig och användbar. Det räcker inte att namn och e-postadresser följer med. Ni behöver också veta vilka personer som hör till en kund, vilka affärer som pågår och vad ni har lovat att följa upp.
Den här checklistan hjälper er att förbereda flytten. Kontrollera med leverantörerna hur export och överföring fungerar i just era system innan ni bestämmer upplägget.
Förbered ert CRM-byte
Samla först ett underlag med nuvarande system, informationen ni vill flytta, ansvarig person och önskat datum för övergången. Använd sedan stegen nedan för att reda ut fälten, prova överföringen och kontrollera resultatet.
Planera ett CRM-byte i den ordningen: inventera, rensa, mappa fält, provöverför och godkänn. Låt en kollega som arbetar med kunderna kontrollera att det går att fortsätta en verklig kunddialog med den överförda informationen.
1. Bestäm vilken information ni behöver flytta
Börja med de kunder och affärer ni arbetar med i dag. Gå sedan igenom vilken historik ni behöver för att kunna fortsätta relationerna.
Skriv ner vilka delar ni vill ta med, till exempel:
- Kunder och deras kontaktuppgifter.
- Kontaktpersoner och kopplingen till rätt kund.
- Pågående affärer med ansvarig och status.
- Anteckningar som behövs för nästa dialog.
- Planerade uppföljningar.
Bestäm hur ni ska hantera uppgifter som inte följer med. Ett beslut om att lämna information utanför flytten är inte samma sak som ett beslut om att radera den. Hanteringen behöver följa företagets regler för informationen.
2. Inventera var uppgifterna finns
Lista källorna: befintligt CRM, kalkylblad eller andra platser där ni sparat kundinformation. Bestäm vilken källa som gäller om uppgifterna skiljer sig åt.
Kontrollera hur informationen kan tas ut och vad som ingår. Be särskilt om besked kring relationer, anteckningar, bilagor och uppföljningar. En export av en kontaktlista behöver inte innehålla hela kundens sammanhang.
Utse en person som ansvarar för underlaget och en som kan kontrollera innehållet utifrån det dagliga kundarbetet.
3. Rensa och reda ut otydligheter
Gå igenom dubbletter, saknade kontaktuppgifter och affärer som inte längre är aktuella. Var försiktig med att slå ihop poster enbart för att de har liknande namn. Två personer kan arbeta hos samma kund, och en kund kan ha flera pågående uppdrag.
Spara en oförändrad kopia av exportunderlaget innan ni bearbetar det. Då kan ni jämföra med källan om ni behöver reda ut en ändring.
4. Beskriv hur fälten ska motsvara varandra
Ett fält kan ha olika namn i två system. Kontrollera betydelsen, inte bara rubriken. Skriv en enkel lista över var informationen ska hamna.
Exempel på frågor vid fältmappning:
| Uppgift i gamla systemet | Det ni behöver reda ut |
|---|---|
| Företagsnamn | Vilken kund ska kontaktpersonerna kopplas till? |
| Kontaktperson | Följer namn och kontaktuppgifter med tillsammans? |
| Affärsstatus | Vilket läge motsvarar statusen i det nya arbetssättet? |
| Ansvarig | Vilken användare ska ta över ansvaret? |
| Nästa kontakt | Hur bevaras tidpunkt och vad som ska göras? |
Använd tabellen som ett planeringsexempel och fyll i hur era uppgifter ska motsvara varandra i de två systemen.
5. Kontrollera överföringsvägen och prova ett urval
Stäm av hur uppgifterna kan föras över och vilka begränsningar som finns. Det kan krävas ett visst format, hjälp från leverantören eller att delar av informationen hanteras separat.
Prova med ett mindre urval som täcker era olika situationer: en kund med flera kontaktpersoner, en pågående affär och en planerad uppföljning. Kontrollera att den avsedda överföringsvägen verkligen bevarar det ni behöver.
Låt en användare försöka fortsätta kundarbetet utifrån resultatet. Det är ett sätt att upptäcka saknat sammanhang som en kontroll av antalet poster inte visar.
6. Kontrollera resultatet och planera övergången
Jämför det överförda innehållet med underlaget. Följ upp avvikelser innan ni går vidare:
- Är antalet poster rimligt och är eventuella skillnader förklarade?
- Är kontaktpersonerna kopplade till rätt kund?
- Stämmer ansvar, status och planerade uppföljningar?
- Går anteckningarna att läsa och förstå?
- Kan användarna hitta det de behöver för nästa kontakt?
Bestäm när ni slutar uppdatera det gamla systemet och hur ändringar som sker under flytten ska tas om hand. Dokumentera också vem ni kontaktar och hur ni fortsätter kundarbetet om överföringen behöver avbrytas.
Avsluta åtkomsten till den gamla lösningen först när ni har kontrollerat resultatet och vet hur eventuell kvarvarande information ska hanteras.
Checklista före och efter CRM-migreringen
Använd listan som ett gemensamt underlag för den som gör överföringen och den som ska arbeta med kunderna. Anteckna ansvarig och resultat för varje punkt.
Före överföringen
- Spara en oförändrad kopia av exporten och dokumentera när den togs.
- Bestäm vilka kunder, kontakter, affärer och relationer som ska följa med.
- Beskriv hur fält och affärsstatus ska motsvara varandra.
- Prova överföringen med ett litet urval och dokumentera avvikelser.
- Bestäm hur nya uppgifter under själva bytet tas om hand och vem som kan avbryta övergången.
Innan ni godkänner bytet
- Jämför antalet poster med underlaget och förklara skillnaderna.
- Öppna en kund med flera kontakter och kontrollera relationerna.
- Kontrollera en pågående affärs status, ansvarig, anteckningar och nästa kontakt.
- Låt en användare fortsätta en kunddialog med de överförda uppgifterna.
- Samla kvarvarande avvikelser, ansvariga och beslut om hur de ska lösas.
Dokumentera vem som godkänner övergången och på vilka grunder. Behåll tillgång till det underlag ni behöver för att kunna kontrollera avvikelser enligt företagets regler. När kundinformationen fungerar i det nya sammanhanget kan teamet fortsätta med en gemensam rutin för CRM-införandet.
Planerar ni att byta till Customer Connect?
Kontakta oss med en beskrivning av ert nuvarande system, vilken information ni behöver och hur den kan exporteras. Då kan ni stämma av upplägget innan ni planerar överföringen.
Ni kan samtidigt prova själva arbetssättet i Customer Connect med ett avgränsat exempel. När datafrågorna är utredda hjälper guiden om att införa CRM er att planera teamets start.
Prova gratis
