CRM wechseln: Checkliste zur Vorbereitung Ihrer Kundendaten

Wenn Sie das CRM wechseln, müssen die Kundendaten verständlich und nutzbar bleiben. Es reicht nicht, Namen und E-Mail-Adressen mitzunehmen. Sie müssen auch wissen, welche Personen zu einem Kunden gehören, welche Deals laufen und welche Nachverfolgung Sie zugesagt haben.

Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Vorbereitung. Klären Sie mit den Anbietern, wie Export und Übertragung in Ihren konkreten Lösungen funktionieren, bevor Sie das Vorgehen festlegen.

Bereiten Sie den CRM-Wechsel vor

Erfassen Sie zunächst die bisherige Lösung, die zu übertragenden Informationen, die verantwortliche Person und den gewünschten Wechseltermin. Mit den folgenden Schritten klären Sie Felder, testen die Übertragung und prüfen das Ergebnis.

Planen Sie in dieser Reihenfolge: Bestandsaufnahme, Bereinigung, Feldzuordnung, Testübertragung und Freigabe. Lassen Sie eine Person aus der Kundenbetreuung prüfen, ob sich mit den übertragenen Informationen ein echtes Kundengespräch fortsetzen lässt.

1. Bestimmen Sie, welche Informationen mitkommen müssen

Beginnen Sie mit den Kunden und Deals, an denen Sie aktuell arbeiten. Prüfen Sie anschließend, welche Historie Sie brauchen, um die Beziehungen fortzuführen.

Halten Sie fest, welche Bestandteile Sie übernehmen möchten, zum Beispiel:

Kunden mit ihren Kontaktdaten.
Ansprechpersonen und ihre Zuordnung zum richtigen Kunden.
Laufende Deals mit Zuständigkeit und Status.
Notizen, die für das nächste Gespräch erforderlich sind.
Geplante Nachverfolgungen.

Bestimmen Sie, wie nicht übertragene Informationen behandelt werden. Daten von der Übertragung auszunehmen bedeutet nicht, ihre Löschung zu beschließen. Die Handhabung muss den Regeln Ihres Unternehmens für diese Informationen entsprechen.

2. Erfassen Sie, wo die Informationen liegen

Listen Sie die Quellen auf: bisheriges CRM, Tabellen oder andere Ablageorte für Kundendaten. Legen Sie fest, welche Quelle bei widersprüchlichen Angaben maßgeblich ist.

Prüfen Sie, wie sich die Daten exportieren lassen und was enthalten ist. Fragen Sie insbesondere nach Beziehungen, Notizen, Anhängen und Nachverfolgungen. Ein Export der Kontaktliste enthält nicht unbedingt den gesamten Kundenkontext.

Benennen Sie eine Person, die für die Datenbasis verantwortlich ist, und eine weitere, die den Inhalt anhand der täglichen Kundenarbeit prüfen kann.

3. Bereinigen Sie Daten und klären Sie Unklarheiten

Prüfen Sie Dubletten, fehlende Kontaktdaten und nicht mehr aktuelle Deals. Führen Sie Datensätze nicht vorschnell nur aufgrund ähnlicher Namen zusammen. Zwei Personen können beim selben Kunden arbeiten, und ein Kunde kann mehrere laufende Aufträge haben.

Speichern Sie vor der Bearbeitung eine unveränderte Kopie des Exports. So können Sie bei Unklarheiten über eine Änderung mit der Quelle vergleichen.

4. Beschreiben Sie die Zuordnung der Felder

Ein Feld kann in zwei Lösungen unterschiedliche Namen haben. Prüfen Sie die Bedeutung, nicht nur die Überschrift. Listen Sie einfach auf, wo die Informationen landen sollen.

Beispielfragen zur Feldzuordnung:

Angabe in der bisherigen Lösung	Was Sie klären müssen
Firmenname	Welchem Kunden werden die Ansprechpersonen zugeordnet?
Ansprechperson	Werden Name und Kontaktdaten gemeinsam übernommen?
Deal-Status	Welcher Phase entspricht der Status in der neuen Arbeitsweise?
Verantwortliche Person	Welcher Benutzer übernimmt die Zuständigkeit?
Nächster Kontakt	Wie bleiben Zeitpunkt und geplante Handlung erhalten?

Nutzen Sie die Tabelle als Planungsbeispiel und tragen Sie ein, wie Ihre Daten in den beiden Lösungen einander entsprechen sollen.

5. Prüfen Sie den Übertragungsweg und testen Sie eine Auswahl

Klären Sie, wie die Daten übertragen werden können und welche Einschränkungen bestehen. Möglicherweise sind ein bestimmtes Format, Hilfe des Anbieters oder eine getrennte Behandlung einzelner Informationen nötig.

Testen Sie eine kleine Auswahl, die verschiedene Situationen abdeckt: einen Kunden mit mehreren Ansprechpersonen, einen laufenden Deal und eine geplante Nachverfolgung. Prüfen Sie, ob der vorgesehene Übertragungsweg tatsächlich alles Nötige erhält.

Lassen Sie einen Benutzer versuchen, mit dem Ergebnis die Kundenarbeit fortzusetzen. So fällt fehlender Kontext auf, den die reine Anzahl der Datensätze nicht erkennen lässt.

6. Prüfen Sie das Ergebnis und planen Sie den Übergang

Vergleichen Sie die übertragenen Inhalte mit der Datenbasis. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie fortfahren:

Ist die Anzahl der Datensätze plausibel, und sind Unterschiede erklärt?
Sind die Ansprechpersonen dem richtigen Kunden zugeordnet?
Stimmen Zuständigkeiten, Status und geplante Nachverfolgungen?
Sind die Notizen lesbar und verständlich?
Finden die Benutzer alles für den nächsten Kontakt?

Legen Sie fest, wann Aktualisierungen in der bisherigen Lösung enden und wie Änderungen während der Übertragung übernommen werden. Dokumentieren Sie auch, wen Sie kontaktieren und wie die Kundenarbeit weitergeht, falls die Übertragung abgebrochen werden muss.

Beenden Sie den Zugang zur bisherigen Lösung erst nach der Ergebnisprüfung und wenn klar ist, wie verbleibende Informationen behandelt werden.

Checkliste vor und nach der CRM-Migration

Nutzt die Liste gemeinsam für Datenübertragung und Kundenarbeit. Haltet pro Punkt Verantwortung und Ergebnis fest.

Vor der Übertragung

Unveränderte Exportkopie mit Datum speichern.
Kunden, Kontakte, Verkaufschancen und Beziehungen für die Übernahme festlegen.
Zuordnung von Feldern und Verkaufsstatus beschreiben.
Kleine Stichprobe testen und Abweichungen dokumentieren.
Neue Angaben während des Wechsels und die Befugnis zum Abbruch klären.

Vor der Freigabe

Datensatzanzahl mit der Quelle vergleichen und Unterschiede erklären.
Kunden mit mehreren Kontakten öffnen und Beziehungen prüfen.
Status, Zuständigkeit, Notizen und nächsten Kontakt einer offenen Verkaufschance prüfen.
Einen Nutzer das Kundengespräch mit den übertragenen Angaben fortsetzen lassen.
Offene Abweichungen, Verantwortliche und Lösungsentscheidungen sammeln.

Dokumentiert Freigabeverantwortung und Entscheidungsgrundlage. Bewahrt nötige Prüfunterlagen gemäß den Unternehmensregeln auf. Wenn die Daten im neuen Zusammenhang funktionieren, folgt die gemeinsame Routine für die CRM-Einführung.

Planen Sie den Wechsel zu Customer Connect?

Kontaktieren Sie uns mit einer Beschreibung Ihrer bisherigen Lösung, der benötigten Informationen und ihrer Exportmöglichkeiten. So können Sie das Vorgehen vor der Übertragung abstimmen.

Parallel können Sie die Arbeitsweise in Customer Connect anhand eines begrenzten Beispiels testen. Sobald die Datenfragen geklärt sind, hilft der Leitfaden zur CRM-Einführung bei der Planung des Teamstarts.

Kostenlos testen