Skift CRM-system: tjekliste til at forberede kundedata

Når I skifter CRM, skal kundeoplysningerne fortsat være forståelige og brugbare. Det er ikke nok, at navne og mailadresser følger med. I skal også vide, hvilke personer der hører til en kunde, hvilke salg der er i gang, og hvad I har lovet at følge op på.

Denne tjekliste hjælper jer med at forberede flytningen. Afklar med leverandørerne, hvordan eksport og overførsel fungerer i netop jeres løsninger, før I beslutter fremgangsmåden.

Forbered jeres CRM-skifte

Saml først et grundlag med den nuværende løsning, oplysningerne I vil flytte, den ansvarlige person og den ønskede overgangsdato. Brug derefter trinene nedenfor til at afklare felter, prøve overførslen og kontrollere resultatet.

Planlæg CRM-skiftet i denne rækkefølge: kortlæg, ryd op, map felter, prøveoverfør og godkend. Lad en kollega, der arbejder med kunderne, kontrollere, at en virkelig kundedialog kan fortsætte med de overførte oplysninger.

1. Beslut, hvilke oplysninger I skal flytte

Begynd med de kunder og salgsmuligheder, I arbejder med i dag. Gennemgå derefter, hvilken historik I behøver for at videreføre relationerne.

Skriv ned, hvad I vil tage med, for eksempel:

Kunder og deres kontaktoplysninger.
Kontaktpersoner og forbindelsen til den rette kunde.
Igangværende salg med ansvarlig og status.
Noter, der er nødvendige for næste dialog.
Planlagte opfølgninger.

Aftal, hvordan I håndterer oplysninger, der ikke følger med. En beslutning om at udelade oplysninger fra flytningen er ikke det samme som at beslutte at slette dem. Håndteringen skal følge virksomhedens regler for oplysningerne.

2. Kortlæg, hvor oplysningerne findes

Oplist kilderne: eksisterende CRM, regneark eller andre steder med kundeoplysninger. Beslut, hvilken kilde der gælder, hvis oplysningerne er forskellige.

Kontroller, hvordan oplysningerne kan eksporteres, og hvad der er med. Bed især om afklaring af relationer, noter, vedhæftninger og opfølgninger. En eksport af en kontaktliste indeholder ikke nødvendigvis hele kundens sammenhæng.

Udpeg én ansvarlig for grundlaget og én, der kan kontrollere indholdet ud fra det daglige kundearbejde.

3. Ryd op og afklar uklarheder

Gennemgå dubletter, manglende kontaktoplysninger og salg, der ikke længere er aktuelle. Vær forsigtig med at sammenlægge poster, alene fordi de har lignende navne. To personer kan arbejde hos samme kunde, og en kunde kan have flere igangværende opgaver.

Gem en uændret kopi af eksportgrundlaget, før I bearbejder det. Så kan I sammenligne med kilden, hvis en ændring skal afklares.

4. Beskriv, hvordan felterne skal svare til hinanden

Et felt kan have forskellige navne i to løsninger. Kontroller betydningen, ikke kun overskriften. Lav en enkel liste over, hvor oplysningerne skal ende.

Eksempler på spørgsmål ved feltmapping:

Oplysning i gammel løsning	Det skal I afklare
Virksomhedsnavn	Hvilken kunde skal kontaktpersonerne knyttes til?
Kontaktperson	Følger navn og kontaktoplysninger med samlet?
Salgsstatus	Hvilket trin svarer status til i den nye arbejdsgang?
Ansvarlig	Hvilken bruger skal overtage ansvaret?
Næste kontakt	Hvordan bevares tidspunkt og planlagt handling?

Brug tabellen som planlægningseksempel, og udfyld, hvordan jeres oplysninger skal svare til hinanden i de to løsninger.

5. Kontroller overførselsmetoden, og prøv et udvalg

Afklar, hvordan oplysningerne kan overføres, og hvilke begrænsninger der findes. Der kan være behov for et bestemt format, hjælp fra leverandøren eller separat håndtering af nogle oplysninger.

Prøv med et mindre udvalg, der dækker forskellige situationer: en kunde med flere kontaktpersoner, en igangværende salgsmulighed og en planlagt opfølgning. Kontroller, at den valgte overførselsmetode faktisk bevarer det, I behøver.

Lad en bruger forsøge at fortsætte kundearbejdet ud fra resultatet. Det kan afsløre manglende sammenhæng, som en optælling af poster ikke viser.

6. Kontroller resultatet, og planlæg overgangen

Sammenlign det overførte indhold med grundlaget. Følg op på afvigelser, før I går videre:

Er antallet af poster rimeligt, og er eventuelle forskelle forklaret?
Er kontaktpersonerne knyttet til den rette kunde?
Stemmer ansvar, status og planlagte opfølgninger?
Kan noterne læses og forstås?
Kan brugerne finde det, de behøver til næste kontakt?

Beslut, hvornår I holder op med at opdatere den gamle løsning, og hvordan ændringer under flytningen håndteres. Dokumenter også, hvem I kontakter, og hvordan kundearbejdet fortsætter, hvis overførslen må afbrydes.

Afslut først adgangen til den gamle løsning, når resultatet er kontrolleret, og I ved, hvordan eventuelle resterende oplysninger skal håndteres.

Tjekliste før og efter CRM-migreringen

Brug listen sammen med den, der overfører data, og dem, der arbejder med kunderne. Noter ansvarlig og resultat for hvert punkt.

Før overførslen

Gem en uændret kopi af eksporten med dato.
Aftal, hvilke kunder, kontakter, salgsmuligheder og relationer der skal med.
Beskriv, hvordan felter og salgsstatus skal svare til hinanden.
Prøv et lille udvalg, og dokumenter afvigelser.
Afklar nye oplysninger under skiftet, og hvem der kan stoppe overgangen.

Før I godkender skiftet

Sammenlign antallet af poster med underlaget, og forklar forskelle.
Åbn en kunde med flere kontakter, og kontroller relationerne.
Kontroller status, ansvarlig, noter og næste kontakt i en igangværende salgsmulighed.
Lad en bruger fortsætte en kundedialog med de overførte oplysninger.
Saml resterende afvigelser, ansvarlige og beslutninger om løsninger.

Dokumenter, hvem der godkender overgangen og på hvilket grundlag. Bevar nødvendigt underlag til kontrol af afvigelser efter virksomhedens regler. Når oplysningerne fungerer, fortsæt med en fælles rutine for CRM-implementeringen.

Planlægger I at skifte til Customer Connect?

Kontakt os med en beskrivelse af jeres nuværende løsning, de nødvendige oplysninger og eksportmulighederne. Så kan I afklare fremgangsmåden, før I planlægger overførslen.

I kan samtidig prøve selve arbejdsgangen i Customer Connect med et afgrænset eksempel. Når dataspørgsmålene er afklaret, hjælper guiden til at indføre CRM jer med at planlægge teamets start.

Prøv gratis