Migration CRM : checklist pour préparer vos données clients

Lorsque vous changez de CRM, les informations clients doivent rester compréhensibles et utilisables. Transférer les noms et adresses e-mail ne suffit pas. Vous devez aussi savoir quelles personnes sont rattachées à un client, quelles affaires sont en cours et quels suivis vous avez promis.

Cette checklist vous aide à préparer la migration. Vérifiez auprès des fournisseurs comment fonctionnent l’export et le transfert dans vos outils respectifs avant de définir votre approche.

Préparez votre migration CRM

Commencez par noter le CRM actuel, les informations à transférer, la personne responsable et la date de transition souhaitée. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour clarifier les champs, tester le transfert et contrôler le résultat.

Planifiez la migration dans cet ordre : inventorier, nettoyer, faire correspondre les champs, tester le transfert et valider. Demandez à un collègue en contact avec les clients de vérifier qu’il peut poursuivre un échange réel avec les informations transférées.

1. Déterminez les informations à transférer

Commencez par les clients et les affaires sur lesquels vous travaillez aujourd’hui. Examinez ensuite l’historique nécessaire pour poursuivre ces relations.

Notez les éléments à reprendre, par exemple :

Les clients et leurs coordonnées.
Les interlocuteurs et leur rattachement au bon client.
Les affaires en cours avec leur responsable et leur statut.
Les notes nécessaires au prochain échange.
Les suivis prévus.

Décidez du traitement des informations qui ne seront pas transférées. Les exclure de la migration ne signifie pas décider de les supprimer. Leur traitement doit respecter les règles de l’entreprise concernant ces informations.

2. Recensez les emplacements des données

Listez les sources : CRM actuel, feuilles de calcul ou autres endroits où vous avez conservé des informations clients. Déterminez quelle source fait référence en cas de différences.

Vérifiez comment les informations peuvent être exportées et ce qui est inclus. Demandez notamment des précisions sur les relations, les notes, les pièces jointes et les suivis. L’export d’une liste de contacts ne contient pas forcément tout le contexte client.

Désignez une personne responsable des données de départ et une autre capable de vérifier leur contenu au regard du travail quotidien avec les clients.

3. Nettoyez les données et clarifiez les ambiguïtés

Examinez les doublons, les coordonnées manquantes et les affaires qui ne sont plus d’actualité. Évitez de fusionner des fiches uniquement parce que leurs noms se ressemblent. Deux personnes peuvent travailler chez le même client, et un client peut avoir plusieurs missions en cours.

Conservez une copie inchangée de l’export avant de le modifier. Vous pourrez ainsi revenir à la source pour comprendre une modification.

4. Décrivez la correspondance entre les champs

Un champ peut porter des noms différents dans deux outils. Vérifiez sa signification, pas seulement son intitulé. Dressez une liste simple de la destination de chaque information.

Exemples de questions pour la correspondance des champs :

Information dans l’ancien CRM	Point à clarifier
Nom de l’entreprise	À quel client faut-il rattacher les interlocuteurs ?
Interlocuteur	Le nom et les coordonnées sont-ils transférés ensemble ?
Statut de l’affaire	Quelle étape de la nouvelle méthode correspond à ce statut ?
Responsable	Quel utilisateur reprend la responsabilité ?
Prochain contact	Comment conserver la date et l’action prévue ?

Utilisez ce tableau comme exemple de préparation et précisez comment vos informations doivent se correspondre dans les deux outils.

5. Vérifiez la méthode de transfert et testez un échantillon

Confirmez la méthode de transfert et ses limites. Un format particulier, l’aide du fournisseur ou un traitement séparé de certaines informations peut être nécessaire.

Testez un petit échantillon couvrant plusieurs situations : un client avec plusieurs interlocuteurs, une affaire en cours et un suivi prévu. Vérifiez que la méthode envisagée préserve réellement les informations dont vous avez besoin.

Demandez à un utilisateur de poursuivre son travail client à partir du résultat. Cela permet de repérer un contexte manquant qu’un simple comptage des fiches ne révèle pas.

6. Contrôlez le résultat et planifiez la transition

Comparez les informations transférées aux données de départ. Résolvez les écarts avant de poursuivre :

Le nombre de fiches est-il cohérent et les différences éventuelles sont-elles expliquées ?
Les interlocuteurs sont-ils rattachés au bon client ?
Les responsables, les statuts et les suivis prévus sont-ils corrects ?
Les notes sont-elles lisibles et compréhensibles ?
Les utilisateurs trouvent-ils ce dont ils ont besoin pour le prochain contact ?

Décidez quand arrêter les mises à jour dans l’ancien CRM et comment gérer les modifications effectuées pendant la migration. Documentez aussi qui contacter et comment poursuivre le travail client si le transfert doit être interrompu.

Ne fermez l’accès à l’ancien outil qu’après avoir vérifié le résultat et déterminé le traitement des éventuelles informations restantes.

Checklist avant et après la migration CRM

Utilisez cette liste avec la personne chargée du transfert et celles qui travaillent avec les clients. Notez un responsable et un résultat pour chaque point.

Avant le transfert

Conserver une copie inchangée de l’export et sa date.
Définir les clients, contacts, opportunités et relations à reprendre.
Décrire la correspondance entre champs et statuts commerciaux.
Tester un petit échantillon et documenter les écarts.
Prévoir les nouvelles données pendant le changement et qui peut arrêter la transition.

Avant de valider le changement

Comparer le nombre d’enregistrements à la source et expliquer les différences.
Ouvrir un client avec plusieurs contacts et vérifier les relations.
Vérifier statut, responsable, notes et prochain contact d’une opportunité en cours.
Faire poursuivre un échange client avec les données transférées.
Regrouper les écarts restants, responsables et décisions de résolution.

Documentez qui valide la transition et sur quelles bases. Conservez les éléments nécessaires aux vérifications selon les règles de l’entreprise. Lorsque les informations sont utilisables, poursuivez avec une routine commune pour le déploiement CRM.

Vous envisagez de passer à Customer Connect ?

Contactez-nous en décrivant votre CRM actuel, les informations dont vous avez besoin et leurs possibilités d’export. Vous pourrez ainsi convenir de l’approche avant de planifier le transfert.

Vous pouvez aussi tester la façon de travailler dans Customer Connect avec un exemple limité. Une fois les questions de données clarifiées, le guide de mise en place d’un CRM vous aide à organiser le démarrage de l’équipe.

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