Cambiar de CRM: lista para preparar los datos de clientes
Prepara el cambio de CRM: inventaría, depura y revisa los datos de clientes. Comprueba campos, relaciones, transferencia de prueba y transición con esta lista.
Al cambiar de CRM, los datos de clientes deben conservar su sentido y seguir siendo útiles. No basta con trasladar nombres y direcciones de correo. También necesitas saber qué personas pertenecen a cada cliente, qué oportunidades siguen abiertas y qué seguimientos has prometido.
Esta lista te ayuda a preparar el trabajo. Antes de decidir cómo hacerlo, confirma con los proveedores cómo funcionan la exportación y la transferencia en las soluciones concretas que utilizas.
Prepara el cambio de CRM
Empieza por identificar la solución actual, la información que necesitas trasladar, la persona responsable y la fecha prevista del cambio. Los pasos siguientes sirven para aclarar los campos, probar la transferencia y revisar el resultado.
Planifica en este orden: inventario, limpieza, correspondencia de campos, transferencia de prueba y aprobación. Pide a alguien que trabaje con clientes que compruebe si la información trasladada permite continuar una conversación real.
1. Decide qué información debes llevarte
Empieza por los clientes y las oportunidades con los que trabajas actualmente. Revisa después qué historial necesitas para mantener esas relaciones.
Anota qué elementos quieres conservar, por ejemplo:
- Clientes y sus datos de contacto.
- Personas de contacto y su relación con el cliente correcto.
- Oportunidades abiertas, con responsable y estado.
- Notas necesarias para la próxima conversación.
- Seguimientos planificados.
Decide cómo tratarás la información que no se transfiera. Excluir datos de la transferencia no equivale a decidir que se eliminen. Su tratamiento debe respetar las normas de tu empresa para esa información.
2. Localiza la información
Enumera las fuentes: el CRM actual, hojas de cálculo u otros lugares donde guardas datos de clientes. Establece qué fuente prevalece cuando hay datos contradictorios.
Comprueba cómo se pueden exportar los datos y qué incluye la exportación. Pregunta específicamente por las relaciones, notas, archivos adjuntos y seguimientos. Exportar la lista de contactos no siempre incluye todo el contexto del cliente.
Designa a una persona responsable de los datos de origen y a otra que pueda revisar el contenido desde la perspectiva del trabajo diario con clientes.
3. Depura los datos y aclara las dudas
Revisa los duplicados, los datos de contacto incompletos y las oportunidades que ya no están activas. No combines registros deprisa solo porque sus nombres se parecen. Dos personas pueden trabajar para el mismo cliente, y un cliente puede tener varios encargos abiertos.
Guarda una copia intacta de la exportación antes de modificarla. Así podrás comparar con el origen si surgen dudas sobre algún cambio.
4. Describe la correspondencia entre campos
Un campo puede tener nombres distintos en dos soluciones. Comprueba su significado, no solo el encabezado. Haz una lista sencilla de dónde debe quedar cada dato.
Ejemplos de preguntas para establecer la correspondencia:
| Dato en la solución anterior | Qué debes aclarar |
|---|---|
| Nombre de la empresa | ¿A qué cliente se vincularán las personas de contacto? |
| Persona de contacto | ¿El nombre y los datos de contacto se trasladan juntos? |
| Estado de la oportunidad | ¿A qué etapa de la nueva forma de trabajar corresponde? |
| Responsable | ¿Qué usuario asumirá la responsabilidad? |
| Próximo contacto | ¿Cómo se conservarán la fecha y la acción prevista? |
Utiliza la tabla como ejemplo de planificación y anota cómo deben corresponderse tus datos en ambas soluciones.
5. Comprueba el método de transferencia y prueba una muestra
Confirma cómo se pueden transferir los datos y qué limitaciones existen. Puede que necesites un formato concreto, ayuda del proveedor o tratar por separado ciertos tipos de información.
Prueba con una muestra pequeña que cubra distintas situaciones: un cliente con varias personas de contacto, una oportunidad abierta y un seguimiento planificado. Comprueba que el método previsto conserva realmente lo necesario.
Pide a un usuario que intente continuar el trabajo con clientes a partir del resultado. Así podrás detectar la falta de contexto que no revela un simple recuento de registros.
6. Revisa el resultado y planifica la transición
Compara el contenido transferido con los datos de origen. Aclara las diferencias antes de continuar:
- ¿El número de registros es razonable y se han explicado las diferencias?
- ¿Las personas de contacto están vinculadas al cliente correcto?
- ¿Son correctos los responsables, estados y seguimientos planificados?
- ¿Las notas se pueden leer y entender?
- ¿Los usuarios encuentran lo que necesitan para el próximo contacto?
Decide cuándo dejaréis de actualizar la solución anterior y cómo incorporaréis los cambios realizados durante la transferencia. Documenta también a quién contactaréis y cómo continuará el trabajo con clientes si hay que interrumpir el proceso.
No cierres el acceso a la solución anterior hasta haber revisado el resultado y decidido cómo tratar la información que quede en ella.
Lista antes y después de la migración CRM
Usad esta lista con quien transfiere los datos y quienes trabajan con los clientes. Anotad responsable y resultado por punto.
Antes de la transferencia
- Guardar una copia sin modificar de la exportación y su fecha.
- Elegir clientes, contactos, oportunidades y relaciones que se trasladarán.
- Describir la correspondencia de campos y estados comerciales.
- Probar una muestra pequeña y documentar diferencias.
- Acordar cómo tratar nuevos datos durante el cambio y quién puede detenerlo.
Antes de aprobar el cambio
- Comparar el número de registros con el origen y explicar diferencias.
- Abrir un cliente con varios contactos y revisar las relaciones.
- Comprobar estado, responsable, notas y próximo contacto de una oportunidad abierta.
- Hacer que un usuario continúe una conversación con los datos transferidos.
- Reunir incidencias pendientes, responsables y decisiones de resolución.
Documentad quién aprueba la transición y con qué criterios. Conservad la información necesaria para comprobar diferencias según las normas de la empresa. Cuando los datos funcionen, continuad con una rutina compartida de implementación CRM.
¿Estás pensando en cambiar a Customer Connect?
Contacta con nosotros y describe la solución que utilizas, la información que necesitas y cómo se puede exportar. Así podrás acordar el procedimiento antes de trasladar los datos.
Mientras tanto, puedes probar la forma de trabajar en Customer Connect con un ejemplo limitado. Una vez aclaradas las cuestiones de datos, la guía para implementar un CRM te ayudará a planificar el inicio del equipo.
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