Van CRM wisselen: checklist voor je klantgegevens
Bereid je CRM-overstap voor: inventariseer, schoon op en controleer klantgegevens. Gebruik de checklist voor velden, relaties, een testoverdracht en de overgang.
Wanneer je van CRM wisselt, moeten klantgegevens begrijpelijk en bruikbaar blijven. Alleen namen en e-mailadressen meenemen is niet genoeg. Je moet ook weten welke personen bij een klant horen, welke deals lopen en welke opvolging je hebt beloofd.
Deze checklist helpt je bij de voorbereiding. Stem met de leveranciers af hoe export en overdracht in jullie specifieke oplossingen werken voordat je de aanpak bepaalt.
Bereid de CRM-overstap voor
Begin met de huidige oplossing, de informatie die mee moet, de verantwoordelijke en de gewenste overstapdatum. De volgende stappen helpen je om velden te verduidelijken, de overdracht te testen en het resultaat te controleren.
Plan in deze volgorde: inventarisatie, opschoning, veldkoppeling, testoverdracht en goedkeuring. Laat iemand die met klanten werkt controleren of de overgezette informatie voldoende is om een echt klantgesprek voort te zetten.
1. Bepaal welke informatie mee moet
Begin met de klanten en deals waaraan je nu werkt. Bekijk daarna welke historie je nodig hebt om de relaties voort te zetten.
Leg vast welke onderdelen je wilt meenemen, bijvoorbeeld:
- Klanten met hun contactgegevens.
- Contactpersonen en hun koppeling aan de juiste klant.
- Lopende deals met verantwoordelijke en status.
- Notities die nodig zijn voor het volgende gesprek.
- Geplande opvolgingen.
Bepaal hoe je omgaat met informatie die niet wordt overgezet. Gegevens uitsluiten van de overdracht betekent niet dat je besluit ze te verwijderen. De behandeling moet passen bij de regels van je bedrijf voor die informatie.
2. Inventariseer waar de informatie staat
Maak een lijst van de bronnen: het huidige CRM, spreadsheets of andere plekken waar klantgegevens staan. Bepaal welke bron leidend is als gegevens elkaar tegenspreken.
Controleer hoe je de gegevens kunt exporteren en wat de export bevat. Vraag specifiek naar relaties, notities, bijlagen en opvolgingen. Een export van de contactlijst bevat niet altijd de volledige klantcontext.
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de brongegevens en iemand die de inhoud vanuit het dagelijkse klantwerk kan controleren.
3. Schoon gegevens op en verduidelijk onduidelijkheden
Bekijk dubbele records, ontbrekende contactgegevens en deals die niet meer actueel zijn. Voeg gegevens niet te snel samen alleen omdat namen op elkaar lijken. Twee personen kunnen bij dezelfde klant werken en een klant kan meerdere lopende opdrachten hebben.
Bewaar een ongewijzigde kopie van de export voordat je gaat bewerken. Zo kun je met de bron vergelijken als er twijfel ontstaat over een wijziging.
4. Beschrijf hoe de velden op elkaar aansluiten
Een veld kan in twee oplossingen anders heten. Controleer de betekenis, niet alleen de kop. Maak een eenvoudige lijst van waar de informatie terecht moet komen.
Voorbeeldvragen bij het koppelen van velden:
| Gegeven in de oude oplossing | Wat je moet verduidelijken |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | Aan welke klant worden de contactpersonen gekoppeld? |
| Contactpersoon | Gaan naam en contactgegevens samen mee? |
| Dealstatus | Met welke fase in de nieuwe werkwijze komt de status overeen? |
| Verantwoordelijke | Welke gebruiker neemt de verantwoordelijkheid over? |
| Volgend contact | Hoe blijven het moment en de geplande actie behouden? |
Gebruik de tabel als planningsvoorbeeld en vul in hoe jullie gegevens in de twee oplossingen op elkaar moeten aansluiten.
5. Controleer de overdrachtsmethode en test een selectie
Ga na hoe de gegevens kunnen worden overgezet en welke beperkingen er zijn. Misschien is een bepaald formaat nodig, hulp van de leverancier of een aparte behandeling van sommige gegevens.
Test een kleine selectie die verschillende situaties afdekt: een klant met meerdere contactpersonen, een lopende deal en een geplande opvolging. Controleer of de voorgestelde overdrachtsmethode echt alles behoudt wat nodig is.
Laat een gebruiker proberen het klantwerk met het resultaat voort te zetten. Zo ontdek je ontbrekende context die je niet ziet als je alleen records telt.
6. Controleer het resultaat en plan de overgang
Vergelijk de overgezette inhoud met de brongegevens. Verklaar verschillen voordat je verdergaat:
- Is het aantal records aannemelijk en zijn verschillen verklaard?
- Zijn contactpersonen aan de juiste klant gekoppeld?
- Kloppen verantwoordelijken, statussen en geplande opvolgingen?
- Zijn notities leesbaar en begrijpelijk?
- Kunnen gebruikers de informatie voor het volgende contact vinden?
Bepaal wanneer jullie stoppen met bijwerken in de oude oplossing en hoe wijzigingen tijdens de overdracht worden meegenomen. Leg ook vast met wie jullie contact opnemen en hoe het klantwerk doorgaat als de overdracht moet worden afgebroken.
Beëindig de toegang tot de oude oplossing pas nadat het resultaat is gecontroleerd en duidelijk is hoe jullie met achterblijvende informatie omgaan.
Checklist vóór en na CRM-migratie
Gebruik deze lijst samen met degene die gegevens overzet en de mensen die met klanten werken. Noteer per punt verantwoordelijkheid en resultaat.
Vóór de overdracht
- Bewaar een ongewijzigde exportkopie en de datum.
- Kies klanten, contacten, verkoopkansen en relaties voor de overdracht.
- Beschrijf de koppeling tussen velden en verkoopstatussen.
- Test een kleine selectie en documenteer afwijkingen.
- Spreek af hoe nieuwe gegevens tijdens de wissel worden verwerkt en wie de overgang kan stoppen.
Vóór goedkeuring
- Vergelijk aantallen records met de bron en verklaar verschillen.
- Open een klant met meerdere contacten en controleer de relaties.
- Controleer status, verantwoordelijke, notities en volgend contact van een open verkoopkans.
- Laat een gebruiker een klantgesprek met de overgezette gegevens voortzetten.
- Verzamel resterende afwijkingen, verantwoordelijken en oplossingsbesluiten.
Leg vast wie de overgang goedkeurt en op welke gronden. Bewaar benodigde controlegegevens volgens de bedrijfsregels. Werkt de informatie in de nieuwe omgeving, ga dan verder met een gezamenlijke routine voor CRM-implementatie.
Wil je overstappen naar Customer Connect?
Neem contact met ons op en beschrijf je huidige oplossing, de informatie die je nodig hebt en hoe die kan worden geëxporteerd. Zo kun je de aanpak afstemmen voordat je gegevens overzet.
Ondertussen kun je de werkwijze in Customer Connect met een afgebakend voorbeeld testen. Zodra de vragen over gegevens zijn beantwoord, helpt de gids voor CRM invoeren je bij het plannen van de start met je team.
Gratis proberen
