Bytte CRM-system: sjekkliste for å klargjøre kundedata

Når dere bytter CRM, må kundeinformasjonen fortsatt være forståelig og nyttig. Det holder ikke at navn og e-postadresser følger med. Dere må også vite hvilke personer som tilhører en kunde, hvilke salg som pågår, og hva dere har lovet å følge opp.

Denne sjekklisten hjelper dere å forberede flyttingen. Avklar med leverandørene hvordan eksport og overføring fungerer i deres løsninger før dere bestemmer opplegget.

Forbered CRM-byttet

Samle først et underlag med dagens løsning, informasjonen dere vil flytte, ansvarlig person og ønsket overgangsdato. Bruk deretter stegene nedenfor til å avklare feltene, teste overføringen og kontrollere resultatet.

Planlegg CRM-byttet i denne rekkefølgen: kartlegg, rydd, koble felt, testoverfør og godkjenn. La en kollega som jobber med kundene, kontrollere at det går an å fortsette en virkelig kundedialog med den overførte informasjonen.

1. Bestem hvilken informasjon dere må flytte

Start med kundene og salgsmulighetene dere jobber med i dag. Gå deretter gjennom hvilken historikk dere trenger for å videreføre relasjonene.

Skriv ned hva dere vil ta med, for eksempel:

• Kunder og kontaktopplysningene deres.
• Kontaktpersoner og koblingen til riktig kunde.
• Pågående salg med ansvarlig og status.
• Notater som trengs for neste dialog.
• Planlagte oppfølginger.

Bestem hvordan dere skal håndtere opplysninger som ikke følger med. Å utelate informasjon fra flyttingen er ikke det samme som å beslutte å slette den. Håndteringen må følge bedriftens regler for informasjonen.

2. Kartlegg hvor opplysningene finnes

List opp kildene: eksisterende CRM, regneark eller andre steder der kundeinformasjon er lagret. Bestem hvilken kilde som gjelder dersom opplysningene er forskjellige.

Kontroller hvordan informasjonen kan hentes ut, og hva som er inkludert. Be spesielt om avklaring om relasjoner, notater, vedlegg og oppfølginger. En eksport av en kontaktliste trenger ikke inneholde hele kundens sammenheng.

Utpek én person som har ansvar for underlaget, og én som kan kontrollere innholdet ut fra det daglige kundearbeidet.

3. Rydd og avklar uklarheter

Gå gjennom duplikater, manglende kontaktopplysninger og salg som ikke lenger er aktuelle. Vær forsiktig med å slå sammen poster bare fordi navnene ligner. To personer kan jobbe hos samme kunde, og én kunde kan ha flere pågående oppdrag.

Lagre en uendret kopi av eksportunderlaget før dere bearbeider det. Da kan dere sammenligne med kilden hvis en endring må avklares.

4. Beskriv hvordan feltene skal samsvare

Et felt kan ha ulike navn i to løsninger. Kontroller betydningen, ikke bare overskriften. Lag en enkel liste over hvor informasjonen skal havne.

Eksempler på spørsmål ved feltmapping:

Opplysning i gammel løsning	Dette må dere avklare
Firmanavn	Hvilken kunde skal kontaktpersonene kobles til?
Kontaktperson	Følger navn og kontaktopplysninger med samlet?
Salgsstatus	Hvilket steg tilsvarer statusen i den nye arbeidsmåten?
Ansvarlig	Hvilken bruker skal overta ansvaret?
Neste kontakt	Hvordan bevares tidspunktet og det som skal gjøres?

Bruk tabellen som et planleggingseksempel og fyll inn hvordan opplysningene deres skal samsvare mellom de to løsningene.

5. Kontroller overføringsmåten og test et utvalg

Avklar hvordan opplysningene kan overføres, og hvilke begrensninger som finnes. Det kan kreve et bestemt format, hjelp fra leverandøren eller at noe informasjon håndteres separat.

Prøv med et mindre utvalg som dekker ulike situasjoner: en kunde med flere kontaktpersoner, en pågående salgsmulighet og en planlagt oppfølging. Kontroller at den valgte overføringsmåten faktisk bevarer det dere trenger.

La en bruker prøve å fortsette kundearbeidet ut fra resultatet. Slik kan dere oppdage manglende sammenheng som en telling av poster ikke viser.

6. Kontroller resultatet og planlegg overgangen

Sammenlign det overførte innholdet med underlaget. Følg opp avvik før dere går videre:

• Er antallet poster rimelig, og er eventuelle forskjeller forklart?
• Er kontaktpersonene knyttet til riktig kunde?
• Stemmer ansvar, status og planlagte oppfølginger?
• Kan notatene leses og forstås?
• Finner brukerne det de trenger for neste kontakt?

Bestem når dere slutter å oppdatere den gamle løsningen, og hvordan endringer under flyttingen skal håndteres. Dokumenter også hvem dere kontakter, og hvordan kundearbeidet fortsetter hvis overføringen må avbrytes.

Avslutt tilgangen til den gamle løsningen først når resultatet er kontrollert og dere vet hvordan eventuell gjenværende informasjon skal håndteres.

Sjekkliste før og etter CRM-migreringen

Bruk listen sammen med den som overfører data og dem som jobber med kundene. Noter ansvarlig og resultat for hvert punkt.

Før overføringen

• Lagre en uendret kopi av eksporten med dato.
• Bestem hvilke kunder, kontakter, salgsmuligheter og relasjoner som skal med.
• Beskriv hvordan felt og salgsstatus skal samsvare.
• Prøv et lite utvalg og dokumenter avvik.
• Avklar nye opplysninger under byttet og hvem som kan stoppe overgangen.

Før dere godkjenner byttet

• Sammenlign antall poster med underlaget og forklar forskjellene.
• Åpne en kunde med flere kontakter og kontroller relasjonene.
• Kontroller status, ansvar, notater og neste kontakt i en pågående salgsmulighet.
• La en bruker fortsette en kundedialog med de overførte opplysningene.
• Samle gjenstående avvik, ansvarlige og beslutninger om løsninger.

Dokumenter hvem som godkjenner overgangen og grunnlaget for beslutningen. Behold nødvendig underlag for avvikskontroll etter bedriftens regler. Når informasjonen fungerer, fortsett med en felles rutine for CRM-innføringen.

Planlegger dere å bytte til Customer Connect?

Kontakt oss med en beskrivelse av dagens løsning, informasjonen dere trenger, og hvordan den kan eksporteres. Da kan dere avklare opplegget før dere planlegger overføringen.

Samtidig kan dere prøve selve arbeidsmåten i Customer Connect med et avgrenset eksempel. Når dataspørsmålene er avklart, hjelper guiden om å innføre CRM dere å planlegge teamets oppstart.

Prøv gratis