CRM czy Excel – co pasuje do Twojej firmy?

Arkusz kalkulacyjny może dobrze sprawdzać się jako lista klientów. Jest znajomy, elastyczny i łatwo zacząć z niego korzystać. Pytanie o CRM pojawia się wtedy, gdy lista ma również pomagać w prowadzeniu rozmów z klientami, przekazywaniu pracy i realizacji kolejnych działań.

Wybór zależy więc od tego, jak pracujecie z informacjami. Poniżej znajdziesz porównanie i praktyczny test, które pomogą ocenić Wasze potrzeby.

Kiedy Excel może wystarczyć

Jeśli jedna osoba obsługuje ograniczoną liczbę kontaktów, a rozmowy z klientami są proste, dobrze prowadzony arkusz może wystarczyć. Powinniście móc sprawdzić dane kontaktowe, status i następne zadanie bez poświęcania dużej ilości czasu na utrzymanie porządku.

Wspólna struktura ma znaczenie. Używajcie tych samych statusów, ustalcie obowiązkowe pola i unikajcie osobnych kopii. Arkusze w chmurze mogą oferować współpracę, uprawnienia i historię wersji. Automatyzacja też jest możliwa, ale wymaga konfiguracji i osoby odpowiedzialnej za jej działanie.

Nie ma więc uniwersalnego progu liczby klientów, po którego przekroczeniu CRM staje się niezbędny. Sprawdźcie, ile przekazań spraw, kanałów kontaktu i bieżących działań musicie obsługiwać.

Kiedy warto przyjrzeć się CRM

Wyraźnym sygnałem jest częste szukanie informacji poza listą klientów, aby zrozumieć, co się dzieje. Oferta jest w skrzynce pocztowej, ostatnia wiadomość na czacie, a następny krok w pamięci kolegi.

Innym sygnałem są osobne listy prowadzone przez kilka osób. Każda lista może być poprawna dla swojego użytkownika, a mimo to zespołowi brakuje wspólnego obrazu sytuacji.

CRM warto rozważyć, gdy regularnie potrzebujecie:

Łączyć informacje o klientach i bieżące szanse sprzedaży we wspólny sposób pracy.
Widzieć, który kontakt wymaga następnego działania.
Przekazywać rozmowę z klientem bez długiego ustnego wprowadzenia.
Śledzić sprzedaż na jasno określonych etapach.
Ograniczyć wielokrotne kopiowanie między narzędziami.

Dostępne wsparcie zależy od rozwiązania, planu i konfiguracji. Poproście o pokazanie Waszych najważniejszych zadań podczas prezentacji.

Porównajcie pracę, którą rzeczywiście wykonujecie

Sytuacja	W arkuszu kalkulacyjnym	Co sprawdzić w CRM
Nowe zapytanie klienta	Dane wpisuje się ręcznie lub przez połączenie	Jakie kanały można podłączyć i w jaki sposób?
Dalszy kontakt	Daty i działania wymagają jasnej rutyny	Jak wyświetlane są następne działania i zaległości?
Przekazanie sprawy	Notatki i dokumenty muszą być łatwe do znalezienia	Jaką historię widzi współpracownik?
Przegląd sytuacji	Filtry i zestawienia wymagają utrzymania	Czy widoki można dopasować do Waszego procesu?
Utrzymanie	Ktoś musi dbać o strukturę i ewentualne połączenia	Kto zarządza ustawieniami, wsparciem i integracjami?

Zacznijcie od tego, z czego korzystacie co tydzień. Długa lista funkcji mówi mniej o przydatności niż to, jak łatwo obsłużyć zwykłe zapytanie klienta.

Najpierw potrzebujecie wspólnej struktury? Skorzystajcie z szablonu rejestracji leadów.

Przetestujcie pięć zadań przed podjęciem decyzji

Wybierzcie kilka przykładów bez poufnych danych klientów i wykonajcie te same zadania w obecnym sposobie pracy oraz w rozważanym rozwiązaniu:

Zarejestrujcie nowe zapytanie wraz z potrzebą klienta i kanałem kontaktu.
Znajdźcie ostatnią wiadomość od klienta.
Określcie następne działanie i jego termin.
Przekażcie kontakt współpracownikowi.
Pokażcie, które otwarte szanse sprzedaży wymagają uwagi.

Zapiszcie czas, liczbę ręcznych czynności i miejsca, w których potrzebujecie pomocy. Niech test wykona osoba, która będzie używać CRM na co dzień. Jeśli zadania potrafi wykonać tylko najbardziej zaawansowany technicznie współpracownik, sprawdźcie dlaczego.

Zapytajcie też: czy korzystalibyśmy z tego w intensywnym tygodniu? Trudno rozwijać rutynę, która działa tylko wtedy, gdy wszyscy mają dużo czasu.

Policzcie cały nakład pracy

Porównajcie abonament, wdrożenie, ewentualny import, integracje i czas zespołu. Sprawdźcie, co jest w cenie, a za co trzeba dopłacić. Przy arkuszu uwzględnijcie czas poświęcany na utrzymanie i szukanie informacji.

Możecie prosto oszacować czas administracji: liczba użytkowników × minuty na dzień roboczy × dni robocze, podzielone przez 60. Wynik to szacunkowa liczba godzin, a nie gwarantowana oszczędność. Powtórzcie pomiar po zmianie, aby sprawdzić, czy praca rzeczywiście stała się łatwiejsza.

Jeśli zdecydujecie się na zmianę, zacznijcie od aktualnych kontaktów i szans sprzedaży. Ustalcie sposób obsługi duplikatów i potrzebne pola. Wyznaczcie osobę odpowiedzialną za strukturę także po wdrożeniu.

Jeśli wybierzecie CRM, dostępna jest lista kontrolna porównywania systemów CRM oraz lista przygotowania danych klientów przed zmianą.

Wybierzcie na podstawie następnego zadania

Zostańcie przy Excelu, jeśli zapewnia potrzebną kontrolę przy rozsądnym nakładzie pracy. Sprawdźcie CRM, jeśli rozmowy z klientami wymagają więcej koordynacji, niż obecne rozwiązanie jest w stanie długofalowo zapewnić.

Podstawy znajdziecie w przewodniku o tym, czym jest system CRM. W Customer Connect możecie wyznaczyć osobę odpowiedzialną i zaplanować dalsze działania przy szansach sprzedaży. Przeczytajcie o dalszych działaniach i porównajcie sposób pracy z zadaniami z testu.

Umówcie prezentację Customer Connect i oprzyjcie ją na swoich najczęstszych zadaniach.

Wypróbuj Customer Connect za darmo