CRM eller Excel – vad passar ert företag?
Räcker Excel för kundhanteringen eller behöver ni CRM? Jämför arbetssätten och testa fem vanliga uppgifter innan ni väljer lösning för företaget.
Ett kalkylblad kan fungera bra som kundlista. Det är bekant, flexibelt och lätt att börja med. Frågan om CRM blir aktuell när listan också ska hjälpa er att driva kunddialoger, lämna över arbete och följa upp nästa steg.
Valet avgörs därför av hur ni arbetar med informationen. Här får ni en jämförelse och ett praktiskt test som hjälper er att bedöma vad ni behöver.
När Excel kan räcka
Om en person hanterar ett begränsat antal kontakter och kunddialogerna är enkla kan ett välskött kalkylblad vara tillräckligt. Ni behöver kunna se kontaktuppgifter, status och vad som ska göras härnäst utan att lägga mycket tid på underhåll.
En gemensam struktur gör skillnad. Använd samma statusvärden, bestäm vilka fält som ska fyllas i och undvik separata kopior. Molnbaserade kalkylblad kan erbjuda samarbete, behörigheter och versionshistorik. Automation är också möjlig, men kräver upplägg och någon som ansvarar för det.
Det finns alltså ingen universell gräns där ett visst antal kunder gör CRM nödvändigt. Titta på hur många överlämningar, kontaktvägar och pågående aktiviteter ni behöver hantera.
När ni bör undersöka CRM
Ett tydligt tecken är att ni ofta letar utanför kundlistan för att förstå vad som händer. Offerten finns i en inkorg, senaste beskedet i en chatt och nästa steg i någons minne.
Ett annat tecken är att flera personer håller egna listor. Då kan varje lista vara korrekt för sin användare samtidigt som teamet saknar en gemensam bild.
CRM kan vara värt att utvärdera när ni återkommande behöver:
- Samla kundinformation och pågående affärer i ett gemensamt arbetssätt.
- Se vilken kontakt som behöver nästa aktivitet.
- Lämna över en kunddialog utan en lång muntlig genomgång.
- Följa affärer genom tydliga steg.
- Minska återkommande kopiering mellan verktyg.
Vilket stöd ni får beror på systemet, paketet och hur det är konfigurerat. Be att få se era viktigaste arbetsmoment i en demonstration.
Jämför arbetet ni faktiskt gör
| Situation | Med ett kalkylblad | Att kontrollera i ett CRM |
|---|---|---|
| Ny kundförfrågan | Uppgifter registreras manuellt eller via en koppling | Vilka kanaler går att ansluta och hur? |
| Uppföljning | Datum och aktiviteter kräver en tydlig rutin | Hur visas nästa aktivitet och försenat arbete? |
| Överlämning | Anteckningar och dokument behöver vara lätta att hitta | Vilken historik kan kollegan se? |
| Överblick | Filter och sammanställningar behöver underhållas | Går vyerna att anpassa till er process? |
| Förvaltning | Någon behöver sköta struktur och eventuella kopplingar | Vem sköter inställningar, stöd och integrationer? |
Utgå från det ni använder varje vecka. En lång funktionslista säger mindre om nyttan än hur enkelt en vanlig kundförfrågan blir hanterad.
Behöver ni en gemensam struktur först? Använd registreringsmallen för leadhantering.
Testa fem uppgifter innan ni bestämmer er
Välj några exempel utan känsliga kunduppgifter och prova samma uppgifter i ert nuvarande arbetssätt och i lösningen ni överväger:
- Registrera en ny förfrågan med behov och kontaktväg.
- Hitta senaste beskedet från en kund.
- Ange nästa aktivitet och när den ska ske.
- Lämna över kontakten till en kollega.
- Visa vilka öppna affärer som behöver uppmärksamhet.
Notera tiden, antalet manuella moment och var ni behöver hjälp. Låt den som ska använda systemet i vardagen göra testet. Om bara den mest teknikvana kollegan kan genomföra uppgifterna behöver ni undersöka varför.
Ställ också frågan: skulle vi fortsätta använda detta när veckan blir stressig? En rutin som bara fungerar när alla har gott om tid är svår att bygga vidare på.
Räkna på hela insatsen
Jämför abonnemang, införande, eventuell import, integrationer och intern tid. Kontrollera vad som ingår och vad som kostar extra. För kalkylbladet bör ni ta med tiden som går åt till underhåll och att leta efter information.
Ni kan göra en enkel uppskattning av administrationen: antal användare × minuter per arbetsdag × arbetsdagar, delat med 60. Resultatet är en uppskattning av timmar, inte en garanterad besparing. Mät igen efter en förändring för att se om arbetet faktiskt har blivit enklare.
Om ni väljer att byta, börja med aktuella kontakter och affärer. Bestäm hur dubbletter ska hanteras och vilka fält ni behöver. Utse någon som äger strukturen även efter införandet.
Om ni går vidare med CRM finns en checklista för att jämföra CRM-system och en checklista för att förbereda kunddata inför bytet.
Välj utifrån ert nästa arbetsmoment
Behåll Excel om det ger er den kontroll ni behöver till rimlig arbetsinsats. Utvärdera CRM om kunddialogerna kräver mer samordning än ert nuvarande upplägg klarar på ett hållbart sätt.
Vill ni läsa grunderna finns vår guide om vad ett CRM-system är. I Customer Connect kan ni ange ansvarig och planera uppföljning på affärsmöjligheter. Läs om uppföljningar och jämför arbetssättet med uppgifterna i testet.
Boka en demo av Customer Connect och använd era vanligaste arbetsmoment som utgångspunkt.
Prova Customer Connect gratis
