CRM of Excel: wat past bij jullie bedrijf?
Is Excel voldoende voor klantbeheer of hebben jullie CRM nodig? Vergelijk werkwijzen en test vijf dagelijkse taken voordat jullie een oplossing kiezen.
Een spreadsheet kan prima werken als klantenlijst. Het is vertrouwd, flexibel en eenvoudig om mee te beginnen. CRM wordt relevant wanneer de lijst ook moet helpen om klantgesprekken voort te zetten, werk over te dragen en volgende stappen op te volgen.
De keuze hangt dus af van hoe jullie met de informatie werken. Hieronder vind je een vergelijking en een praktische test om te bepalen wat jullie nodig hebben.
Wanneer Excel voldoende kan zijn
Als één persoon een beperkt aantal contacten beheert en de klantgesprekken eenvoudig zijn, kan een goed bijgehouden spreadsheet volstaan. Jullie moeten contactgegevens, de status en de volgende taak kunnen zien zonder veel tijd aan onderhoud te besteden.
Een gezamenlijke structuur maakt verschil. Gebruik dezelfde statuswaarden, bepaal welke velden ingevuld moeten worden en vermijd afzonderlijke kopieën. Spreadsheets in de cloud kunnen samenwerking, toegangsrechten en versiegeschiedenis bieden. Automatisering is ook mogelijk, maar vraagt om inrichting en iemand die daarvoor verantwoordelijk is.
Er is dus geen universele grens waarbij een bepaald aantal klanten CRM noodzakelijk maakt. Kijk naar het aantal overdrachten, contactkanalen en lopende activiteiten dat jullie moeten beheren.
Wanneer CRM onderzoeken zinvol is
Een duidelijk signaal is dat jullie vaak buiten de klantenlijst zoeken om te begrijpen wat er gebeurt. De offerte staat in een inbox, het laatste bericht in een chat en de volgende stap in het hoofd van een collega.
Een ander signaal is dat meerdere mensen hun eigen lijsten bijhouden. Elke lijst kan voor de gebruiker kloppen, terwijl het team een gezamenlijk overzicht mist.
CRM kan het onderzoeken waard zijn wanneer jullie regelmatig behoefte hebben aan:
- Klantinformatie en lopende deals samenbrengen in één werkwijze.
- Zien welk contact een volgende activiteit nodig heeft.
- Een klantgesprek overdragen zonder lange mondelinge toelichting.
- Deals door duidelijke fasen volgen.
- Minder herhaald kopiëren tussen tools.
Welke ondersteuning je krijgt, hangt af van het CRM, het abonnement en de inrichting. Vraag om een demonstratie van jullie belangrijkste taken.
Vergelijk het werk dat jullie werkelijk doen
| Situatie | Met een spreadsheet | Te controleren in een CRM |
|---|---|---|
| Nieuwe klantaanvraag | Gegevens worden handmatig of via een koppeling ingevoerd | Welke kanalen kunnen worden aangesloten, en hoe? |
| Opvolging | Datums en activiteiten vragen om een duidelijke routine | Hoe worden de volgende activiteit en achterstallig werk getoond? |
| Overdracht | Notities en documenten moeten makkelijk te vinden zijn | Welke geschiedenis kan de collega zien? |
| Overzicht | Filters en samenvattingen moeten worden bijgehouden | Zijn de weergaven aan jullie proces aan te passen? |
| Beheer | Iemand moet de structuur en eventuele koppelingen onderhouden | Wie beheert instellingen, ondersteuning en integraties? |
Ga uit van wat jullie elke week gebruiken. Een lange lijst functies zegt minder over de waarde dan hoe makkelijk een gewone klantaanvraag wordt afgehandeld.
Eerst een gezamenlijke structuur nodig? Gebruik het registratiesjabloon voor leadbeheer.
Test vijf taken voordat jullie beslissen
Kies een paar voorbeelden zonder gevoelige klantgegevens en voer dezelfde taken uit met jullie huidige werkwijze en de oplossing die jullie overwegen:
- Registreer een nieuwe aanvraag met de behoefte en het contactkanaal.
- Zoek het laatste bericht van een klant.
- Leg de volgende activiteit vast en wanneer die moet plaatsvinden.
- Draag het contact over aan een collega.
- Toon welke open deals aandacht nodig hebben.
Noteer de tijd, het aantal handmatige stappen en waar hulp nodig is. Laat degene die het CRM dagelijks gaat gebruiken de test uitvoeren. Als alleen de technisch meest ervaren collega de taken kan uitvoeren, onderzoek dan waarom.
Stel ook de vraag: zouden we dit in een drukke week blijven gebruiken? Een routine die alleen werkt als iedereen ruim de tijd heeft, is moeilijk verder uit te bouwen.
Bereken de totale inspanning
Vergelijk abonnement, invoering, eventuele import, integraties en interne tijd. Controleer wat inbegrepen is en wat extra kost. Neem bij de spreadsheet ook de tijd voor onderhoud en het zoeken naar informatie mee.
Je kunt de administratie eenvoudig schatten: aantal gebruikers × minuten per werkdag × werkdagen, gedeeld door 60. Het resultaat is een schatting in uren, geen gegarandeerde besparing. Meet opnieuw na een verandering om te zien of het werk werkelijk eenvoudiger is geworden.
Als jullie overstappen, begin dan met actuele contacten en deals. Bepaal hoe dubbele gegevens worden behandeld en welke velden nodig zijn. Wijs ook na de invoering iemand aan die verantwoordelijk is voor de structuur.
Gaan jullie verder met CRM, dan zijn er een checklist voor het vergelijken van CRM-systemen en een checklist om klantgegevens voor te bereiden op de overstap.
Kies op basis van jullie volgende taak
Behoud Excel als het jullie de gewenste controle geeft bij een redelijke inspanning. Onderzoek CRM als klantgesprekken meer afstemming vragen dan jullie huidige inrichting op een houdbare manier aankan.
Voor de basis lees je onze uitleg over wat een CRM-systeem is. In Customer Connect kun je een verantwoordelijke aanwijzen en opvolging voor verkoopkansen plannen. Lees over opvolging en vergelijk de werkwijze met de testtaken.
Boek een demo van Customer Connect en neem jullie meest voorkomende taken als uitgangspunt.
Probeer Customer Connect gratis
