Was gehört in eine Kundenkartei?
Welche Kundendaten sind sinnvoll? Kontakte, Gespräche und Verkaufschancen klar zuordnen. Ein praktischer Leitfaden zum Inhalt einer Kundenkartei.
Eine Kundenkartei sollte den Namen des Kunden, aktuelle Kontaktdaten und die benötigten Ansprechpartner enthalten. Damit die Angaben im Alltag helfen, müssen Sie außerdem frühere Gespräche finden und erkennen können, welche Verkaufschancen zum Kunden gehören.
Ein Kunde kann etwas Neues anfragen, während ein früheres Angebot noch auf Antwort wartet. Dann genügt eine Telefonnummer selten. Sie müssen verstehen, worum es geht und wo das letzte Gespräch endete. Hier erfahren Sie, welche Angaben Sie brauchen und wie Sie verschiedene Aufträge auseinanderhalten.
Welche Angaben gehören in eine Kundenkartei?
Beginnen Sie mit Informationen, die den Kunden erkennbar machen und den richtigen Ansprechpartner erreichbar halten. Ergänzen Sie die Angaben, die für den weiteren Kontakt nötig sind.
| Angabe | Nutzen |
|---|---|
| Kunden- oder Firmenname | Den richtigen Kunden finden und die Beziehung erkennen |
| E-Mail und Telefon | Den Kunden über aktuelle Kontaktdaten erreichen |
| Ansprechpartner und Funktion | Wissen, mit wem Sie beim Geschäftskunden sprechen sollten |
| Relevante Hintergrundinformationen | Den für die Beziehung wichtigen Zusammenhang verstehen |
| Verknüpfung mit laufenden Verkaufschancen | Anfrage, Angebotsgespräch und Unterlagen zum richtigen Auftrag finden |
Je nach Arbeit können auch Anschrift und Unternehmensangaben nötig sein. Nicht alles muss beim Erstkontakt feststehen. Beginnen Sie mit dem, was Sie für eine Antwort benötigen, und ergänzen Sie weitere Angaben bei Bedarf.
In Customer Connect können Sie Kundendaten sammeln und Ansprechpartner mit dem Kunden verknüpfen. Die Nachricht des Kunden und die Unterlagen zu einer einzelnen Anfrage gehören zur jeweiligen Verkaufschance. So bleibt die Beziehung zusammenhängend, während einzelne Aufträge getrennt bleiben.
Kunden, Ansprechpartner und Verkaufschancen trennen
Der Kunde ist das Unternehmen oder die Privatperson, zu der Sie eine Beziehung haben. Beim Geschäftskunden sprechen Sie möglicherweise mit dem Auftraggeber und einer Person, die den Zugang zu den Räumen organisiert. Namen, Funktionen und Kontaktdaten helfen, die richtige Person zu erreichen.
Eine Verkaufschance betrifft einen konkreten Bedarf oder Auftrag. Derselbe Kunde kann im Laufe der Zeit mehrere Verkaufschancen haben, jeweils mit eigenen Unterlagen, Angebotsständen und Folgekontakten. Kehrt der Kunde zurück, bleiben seine Grunddaten bestehen und die neue Anfrage wird separat erfasst. So ist klar, zu welchem Angebot oder welcher Vereinbarung eine Notiz gehört.
Die Begriffe erklärt der Leitfaden Was ist CRM? Kunden, Kontakte und Deals.
Beispiel: ein Kunde mit zwei Ansprechpartnern
Stellen Sie sich ein Bauunternehmen mit einem Geschäftskunden vor. Der Kunde möchte ein Büro renovieren und hat zusätzlich nach einer separaten Arbeit im Lagerraum gefragt. Eine Person bestellt die Arbeiten, eine andere organisiert den Zugang.
Dieses fiktive Beispiel zeigt eine mögliche Aufteilung:
| Bereich | Beispielangaben |
|---|---|
| Kunde | Firmenname und relevante Unternehmensangaben |
| Ansprechpartner 1 | Name, Funktion, E-Mail und Telefon des Auftraggebers |
| Ansprechpartner 2 | Name und Telefon der Person für den Zugang |
| Bürorenovierung | Anfrage, Notizen vom Ortstermin und Stand des Angebotsgesprächs |
| Arbeit im Lagerraum | Separate Anfrage mit eigenen Unterlagen und nächstem Kontakt |
Für jede neue Arbeit muss kein neuer Kunde angelegt werden. Es muss aber erkennbar sein, welchen Auftrag ein Angebot oder eine Vereinbarung betrifft. Eine Frage zum Lagerraum sollte sich beantworten lassen, ohne die Notizen zur Bürorenovierung zu durchsuchen.
Kundengespräche für den nächsten Kontakt griffbereit halten
Meldet sich der Kunde mit einer Frage, brauchen Sie den bisherigen Gesprächsstand. In Customer Connect sind seine Nachricht und Ihre Notizen in der Verkaufschance gesammelt. Die Unterlagen stehen bereit, wenn Sie antworten, ein Angebot ergänzen oder den nächsten Schritt klären.
Speichern Sie hilfreiche Notizen. „Der Kunde möchte den Umfang vor dem Angebot abstimmen“ enthält mehr Zusammenhang als „Später anrufen“. Die Zuordnung zur richtigen Verkaufschance macht auch deutlich, welches Angebot gemeint ist. Übernimmt jemand aus dem Team, ist dieselbe Grundlage verfügbar, statt das Gespräch aus verstreuten E-Mails und mündlichen Hinweisen nachzubauen.
Folgekontakte der richtigen Verkaufschance zuordnen
Die Kundenkartei hilft, den Kunden zu finden. Die Nachverfolgung hilft, den Zeitpunkt des nächsten Kontakts zu organisieren. Ein Kunde wartet vielleicht auf ein Angebot für einen neuen Auftrag, während zu einem anderen noch eine Frage offen ist. Ordnen Sie den Folgekontakt dem passenden Vorgang zu.
In Customer Connect können Sie eine verantwortliche Person festlegen und die Nachverfolgung der Verkaufschance planen. Sie sehen, wer den Kontakt übernimmt und wann Sie sich wieder melden sollten. Arbeiten Sie allein, hilft das bei Ihren eigenen Kundengesprächen.
KI bei einer neuen Anfrage nutzen
Viele Informationen zum neuen Auftrag stehen bereits in der E-Mail des Kunden. Die KI in Customer Connect kann eingehende E-Mails interpretieren und eine Verkaufschance erstellen. Auch eingefügten Text aus einer E-Mail kann dieselbe KI interpretieren.
Prüfen Sie die Angaben, ergänzen Sie das Nötige und planen Sie den nächsten Kontakt. So entsteht eine Arbeitsgrundlage, während die Anfrage von anderen Verkaufschancen des Kunden getrennt bleibt. Lesen Sie, wie Customer Connect Kundenanfragen bündelt.
Kundendaten nützlich halten
Aktualisieren Sie Kontaktdaten, sobald Sie von einer Änderung erfahren. Hat ein Ansprechpartner das Unternehmen verlassen oder der Kunde eine neue Telefonnummer, sollten die Angaben vor dem nächsten Gespräch stimmen.
Speichern Sie für die Kundenarbeit relevante Informationen. Personenbezogene Daten benötigen außerdem eine passende Rechtsgrundlage und eine Verarbeitung nach den betrieblichen Verfahren. Der Leitfaden des Europäischen Datenschutzausschusses erläutert Grundlagen zu Relevanz, Richtigkeit und Speicherdauer.
Mit einem bestehenden Kunden beginnen
Eine nützliche Kundenkartei hilft, den richtigen Ansprechpartner und den Zusammenhang zu finden. In Customer Connect können Sie Kundendaten, Kontakte und Verkaufschancen zusammenhalten und Folgekontakte dem passenden Vorgang zuordnen.
Probieren Sie es mit einem aktuellen Kunden und einer Anfrage. Sammeln Sie die Kontaktdaten, prüfen Sie die Unterlagen und legen Sie fest, wann Sie sich melden. So erleben Sie den Nutzen in einem echten Kundengespräch.
Kostenlos testen: Prüfen Sie die aktuellen Pakete und Bedingungen vor der Registrierung. Danach kontaktieren wir Sie, um zu fragen, ob Sie Hilfe beim Einstieg brauchen. Sie können auch zuerst eine Demo buchen.
