Mitä asiakasrekisterin tulee sisältää?

Asiakasrekisteriin kuuluvat asiakkaan nimi, ajantasaiset yhteystiedot ja ne yhteyshenkilöt, jotka sinun on tavoitettava. Jotta tiedoista on hyötyä arjessa, sinun on myös löydettävä asiakaskeskustelut ja nähtävä asiakkaaseen liittyvät myyntimahdollisuudet.

Asiakas voi kysyä uudesta työstä, vaikka aiempi tarjous odottaa vielä vastausta. Pelkkä puhelinnumero ei silloin yleensä riitä. Sinun on tiedettävä, mitä yhteydenotto koskee ja mihin viimeksi jäitte. Tässä oppaassa käydään läpi tarpeelliset tiedot ja niiden järjestäminen niin, etteivät eri toimeksiannot sekoitu.

Mitä tietoja asiakasrekisteriin tarvitaan?

Aloita tiedoista, joilla tunnistat asiakkaan ja tavoitat oikean henkilön. Lisää sitten asiakassuhteen jatkamiseen tarvittavat tiedot.

Tieto	Miten se auttaa
Asiakkaan tai yrityksen nimi	Löydät oikean asiakkaan ja tunnistat asiakassuhteen
Sähköposti ja puhelin	Tavoitat asiakkaan ajantasaisilla yhteystiedoilla
Yhteyshenkilö ja rooli	Tiedät, kenen kanssa puhua yritysasiakkaalla
Olennainen taustatieto	Ymmärrät asiakassuhteeseen vaikuttavan tilanteen
Yhteys avoimiin myyntimahdollisuuksiin	Löydät oikean työn kyselyn, tarjouskeskustelun ja aineiston

Työstä riippuen voit tarvita myös osoitteen ja yritystiedot. Kaiken ei tarvitse olla tiedossa ensimmäisellä yhteydenotolla. Aloita vastaamiseen tarvittavista tiedoista ja täydennä tarpeen selvitessä.

Customer Connectissa voit koota asiakastiedot ja liittää yhteyshenkilöt asiakkaaseen. Asiakkaan viesti ja yksittäisen kyselyn aineisto kuuluvat kyseiseen myyntimahdollisuuteen. Asiakassuhde pysyy koossa ja eri työt erillään.

Erota asiakas, yhteyshenkilöt ja myyntimahdollisuudet

Asiakas on yritys tai yksityishenkilö, johon sinulla on suhde. Yritysasiakkaalla saatat keskustella sekä tilaajan että käytännön järjestelyistä vastaavan henkilön kanssa. Nimet, roolit ja yhteystiedot auttavat tavoittamaan oikean henkilön.

Myyntimahdollisuus koskee tiettyä tarvetta tai toimeksiantoa. Samalla asiakkaalla voi olla ajan mittaan useita mahdollisuuksia, joilla on oma aineisto, tarjouksen tila ja seuranta. Kun asiakas palaa, säilytä perustiedot ja kokoa uusi kysely erikseen. Näin tiedät, mitä tarjousta tai sopimusta muistiinpano koskee.

Käsitteistä voit lukea oppaasta Mikä on CRM? Asiakkaat, kontaktit ja kaupat.

Esimerkki: yksi asiakas ja kaksi yhteyshenkilöä

Kuvittele rakennusyritys, joka työskentelee yritysasiakkaalle. Asiakas haluaa remontoida toimiston ja on kysynyt erillisestä työstä varastossa. Yksi henkilö tilaa työn ja toinen järjestää pääsyn tiloihin.

Tämä kuvitteellinen esimerkki näyttää tietojen jaottelun:

Osa	Esimerkkitiedot
Asiakas	Yrityksen nimi ja olennaiset yritystiedot
Yhteyshenkilö 1	Tilaajan nimi, rooli, sähköposti ja puhelin
Yhteyshenkilö 2	Tiloihin pääsyn järjestävän henkilön nimi ja puhelin
Toimistoremontti	Kysely, kohdekäynnin muistiinpanot ja tarjouskeskustelun tila
Varastotyö	Erillinen kysely, oma aineisto ja seuraava yhteydenotto

Uutta asiakasta ei tarvitse luoda jokaiselle uudelle työlle. Tarjouksesta tai sopimuksesta on kuitenkin käytävä ilmi, mitä toimeksiantoa se koskee. Varastoa koskevaa vastausta ei pitäisi joutua etsimään toimistoremontin muistiinpanoista.

Pidä asiakaskeskustelu lähellä seuraavaa yhteydenottoa

Kun asiakas palaa kysymyksen kanssa, sinun on löydettävä aiemmat keskustelut. Customer Connectissa asiakkaan viesti ja muistiinpanosi ovat myyntimahdollisuudessa. Aineisto on saatavilla vastaamista, tarjouksen täydentämistä ja seuraavan vaiheen selvittämistä varten.

Tallenna muistiinpanoja, jotka auttavat jatkamaan. ”Asiakas haluaa sopia työn laajuudesta ennen tarjousta” kertoo enemmän kuin ”Soita myöhemmin”. Oikeaan myyntimahdollisuuteen liitettynä muistiinpano kertoo myös, mitä ehdotusta tarkoitetaan. Kollegalla on sama aineisto käytettävissä, eikä keskustelua tarvitse koota hajanaisista sähköposteista ja suullisista viesteistä.

Liitä seuranta oikeaan myyntimahdollisuuteen

Asiakasrekisteri auttaa löytämään asiakkaan. Seuranta auttaa järjestämään, milloin keskustelua jatketaan. Asiakas voi odottaa tarjousta uudesta työstä samalla, kun toisesta työstä pitää selvittää kysymys. Liitä seuranta siihen asiaan, jota se koskee.

Customer Connectissa voit nimetä vastuuhenkilön ja suunnitella myyntimahdollisuuden seurannan. Näet, kuka vastaa yhteydenpidosta ja milloin on aika palata asiaan. Yksin työskennellessä se auttaa omien asiakaskontaktien järjestämisessä.

Käytä tekoälyä uuden kyselyn saapuessa

Suuri osa uuden työn aineistosta on jo asiakkaan sähköpostissa. Customer Connectin tekoäly voi tulkita saapuvan sähköpostin ja luoda myyntimahdollisuuden. Voit myös liittää sähköpostista kopioitua tekstiä saman tekoälyn tulkittavaksi.

Tarkista tiedot, täydennä tarpeellinen ja suunnittele seuraava yhteydenotto. Saat aineiston jatkotyöhön ja pidät kyselyn erillään asiakkaan muista myyntimahdollisuuksista. Lue, miten Customer Connect kokoaa asiakaskyselyt.

Pidä asiakastiedot käyttökelpoisina

Päivitä yhteystiedot, kun saat tietää muutoksesta. Jos yhteyshenkilö on lähtenyt yrityksestä tai puhelinnumero vaihtunut, tietojen on oltava oikein ennen seuraavaa keskustelua.

Säilytä asiakastyöhön olennaiset tiedot. Henkilötiedoille tarvitaan myös asianmukainen käsittelyperuste ja yrityksen käytäntöjen mukainen käsittely. Lue Euroopan tietosuojaneuvoston perusoppaasta tietojen olennaisuudesta, täsmällisyydestä ja säilyttämisestä.

Aloita asiakkaasta, jonka kanssa jo työskentelet

Hyödyllinen asiakasrekisteri auttaa löytämään oikean henkilön ja ymmärtämään tilanteen. Customer Connectissa asiakastiedot, yhteyshenkilöt ja myyntimahdollisuudet pysyvät lähellä toisiaan, ja seuranta kuuluu oikeaan paikkaan.

Kokeile nykyisellä asiakkaalla ja kyselyllä. Kokoa yhteystiedot, käy aineisto läpi ja päätä seuraavan yhteydenoton ajankohta. Näet, miten osat auttavat todellisessa asiakaskeskustelussa.

Kokeile maksutta: tutustu paketteihin ja ehtoihin ennen rekisteröitymistä. Sen jälkeen otamme yhteyttä ja kysymme, tarvitsetko apua aloittamiseen. Voit myös varata esittelyn ennen kokeilua.