Hva bør et kunderegister inneholde?

Et kunderegister bør inneholde kundens navn, oppdaterte kontaktopplysninger og kontaktpersonene du trenger å nå. For at opplysningene skal være nyttige i hverdagen, må du også kunne finne kundedialogen og se hvilke salgsmuligheter som hører til kunden.

En kunde kan spørre om noe nytt mens et tidligere tilbud fortsatt venter på svar. Da er det sjelden nok å finne et telefonnummer. Du trenger å forstå hva kontakten gjelder, og hvor dere slapp sist. Her går vi gjennom hvilke opplysninger du trenger, og hvordan du holder dem samlet uten å blande ulike oppdrag.

Hvilke opplysninger skal et kunderegister inneholde?

Begynn med det som hjelper deg å kjenne igjen kunden og nå riktig person. Legg til informasjonen du trenger for å fortsette kundekontakten.

Opplysning	Hva den hjelper deg med
Kundens navn eller firmanavn	Finne riktig kunde og kjenne igjen relasjonen
E-post og telefon	Nå kunden gjennom oppdaterte kontaktopplysninger
Kontaktperson og rolle	Vite hvem du skal snakke med hos en bedriftskunde
Relevant bakgrunn om kunden	Forstå forhold som betyr noe for den videre relasjonen
Kobling til aktuelle salgsmuligheter	Finne henvendelsen, tilbudsdialogen og underlaget for riktig oppdrag

Adresse og firmaopplysninger kan også være nødvendige, avhengig av arbeidet ditt. Alt trenger ikke være kjent ved første kontakt. Begynn med det du trenger for å svare, og fyll på når behovet blir tydelig.

I Customer Connect kan du samle kundeopplysninger og knytte kontaktpersoner til kunden. Kundens melding og underlaget for en bestemt henvendelse hører til den aktuelle salgsmuligheten. Slik holder du relasjonen samlet og skiller oppdragene fra hverandre.

Skill mellom kunden, kontaktpersonene og salgsmulighetene

Kunden er bedriften eller privatpersonen du har en relasjon med. Hos en bedriftskunde kan du snakke med både bestilleren og den som samordner arbeidet. Navn, roller og kontaktopplysninger hjelper deg å nå riktig person.

En salgsmulighet gjelder et konkret behov eller oppdrag. Samme kunde kan ha flere salgsmuligheter over tid, med ulike underlag, tilbudsstatuser og oppfølginger. Når kunden kommer tilbake, kan du beholde grunnopplysningene og samle den nye henvendelsen separat. Da ser du hvilket tilbud eller hvilken avtale et notat gjelder.

Les mer om begrepene i Hva er CRM? Kunder, kontakter og salg.

Eksempel: én kunde med to kontaktpersoner

Tenk deg at et byggefirma arbeider med en bedriftskunde. Kunden ønsker å pusse opp et kontor og har samtidig spurt om en separat jobb på lageret. Én person bestiller, mens en annen ordner tilgang til lokalene.

Dette er et oppdiktet eksempel på hvordan opplysningene kan deles:

Del	Eksempel på informasjon
Kunde	Firmanavn og relevante firmaopplysninger
Kontaktperson 1	Bestillerens navn, rolle, e-post og telefon
Kontaktperson 2	Navn og telefon til den som ordner tilgang
Kontoroppussingen	Henvendelse, notater fra befaring og status i tilbudsdialogen
Arbeidet på lageret	Separat henvendelse med eget underlag og neste kontakt

Du trenger ikke opprette en ny kunde hver gang en ny jobb diskuteres. Derimot må det fremgå hvilket oppdrag et tilbud eller en avtale gjelder. Et spørsmål om lageret skal ikke kreve leting i notatene om kontoret.

Ha kundedialogen nær neste kontakt

Når kunden kommer tilbake med et spørsmål, må du finne det dere allerede har snakket om. I Customer Connect ligger kundens melding og notatene dine i salgsmuligheten. Underlaget er tilgjengelig når du skal svare, oppdatere et tilbud eller avklare neste steg.

Skriv notater som hjelper deg å fortsette dialogen. «Kunden vil avklare omfanget før vi gir tilbud» sier mer enn «Ring senere». Når notatet ligger på riktig salgsmulighet, ser du også hvilket forslag det gjelder. En kollega kan overta med samme underlag, fremfor å rekonstruere dialogen fra spredte e-poster og muntlige beskjeder.

Knytt oppfølgingen til riktig salgsmulighet

Kunderegisteret hjelper deg å finne kunden. Oppfølgingen hjelper deg å holde orden på når kontakten skal fortsette. Kunden kan vente på et tilbud for én jobb samtidig som dere må avklare noe om en annen. Legg oppfølgingen der den hører hjemme.

I Customer Connect kan du angi ansvarlig og planlegge oppfølging av salgsmuligheten. Du ser hvem som holder i kontakten, og når det er tid for å komme tilbake. Jobber du alene, hjelper det deg med å organisere dine egne kontakter.

La AI hjelpe når en ny henvendelse kommer

Mye av underlaget for et nytt oppdrag finnes allerede i kundens e-post. AI i Customer Connect kan tolke innkommende e-post og opprette en salgsmulighet. Du kan også lime inn tekst fra en e-post og bruke samme AI-tolkning.

Kontroller opplysningene, legg til det som mangler, og planlegg neste kontakt. Du får et underlag å arbeide videre med, og henvendelsen holdes atskilt fra kundens andre salgsmuligheter. Les hvordan Customer Connect samler kundehenvendelser.

Hold kundeopplysningene nyttige

Oppdater kontaktopplysningene når noe endres. Hvis en kontaktperson har sluttet eller kunden har nytt telefonnummer, må opplysningene stemme før neste samtale.

Ta vare på informasjon som er relevant for kundearbeidet. Personopplysninger trenger også et gyldig behandlingsgrunnlag og håndtering etter virksomhetens rutiner. Les Det europeiske personvernrådets grunnleggende personvernveiledning om relevans, riktighet og lagringstid.

Begynn med en kunde du allerede arbeider med

Et nyttig kunderegister gjør det enklere å finne riktig person og forstå sammenhengen. I Customer Connect kan du holde kundeopplysninger, kontaktpersoner og salgsmuligheter samlet, med oppfølging på riktig sted.

Prøv med en aktuell kunde og henvendelse. Samle kontaktopplysningene, gå gjennom underlaget og bestem når du skal ta kontakt igjen. Da ser du hvordan delene hjelper i en reell kundedialog.

Prøv gratis: se gjeldende pakker og vilkår før registrering. Etter registrering tar vi kontakt for å høre om du trenger hjelp med å komme i gang. Du kan også bestille en demo før du prøver.