Hvad skal et kundekartotek indeholde?

Et kundekartotek bør indeholde kundens navn, opdaterede kontaktoplysninger og de kontaktpersoner, du skal kunne nå. For at oplysningerne kan hjælpe i hverdagen, skal du også kunne finde kundedialogen og se, hvilke salgsmuligheder der hører til kunden.

En kunde kan spørge om noget nyt, mens et tidligere tilbud stadig venter på svar. Så er det sjældent nok at finde et telefonnummer. Du skal forstå, hvad kontakten drejer sig om, og hvor I sidst slap. Her gennemgår vi de nødvendige oplysninger, og hvordan du samler dem uden at blande forskellige opgaver sammen.

Hvad skal et kundekartotek indeholde?

Begynd med det, der hjælper dig med at genkende kunden og nå den rette person. Tilføj de oplysninger, du har brug for til den videre kontakt.

Oplysning	Hvad den hjælper dig med
Kundens navn eller firmanavn	Finde den rette kunde og genkende relationen
E-mail og telefon	Nå kunden via opdaterede kontaktoplysninger
Kontaktperson og rolle	Vide, hvem du skal tale med hos en erhvervskunde
Relevant baggrund om kunden	Forstå forhold af betydning for relationen
Kobling til aktuelle salgsmuligheder	Finde henvendelsen, tilbudsdialogen og underlaget for den rette opgave

Adresse og virksomhedsoplysninger kan også være nødvendige, afhængigt af dit arbejde. Alt behøver ikke være kendt ved første kontakt. Begynd med det, du skal bruge for at svare, og udfyld resten, når behovet bliver tydeligt.

I Customer Connect kan du samle kundeoplysninger og knytte kontaktpersoner til kunden. Kundens besked og underlaget for en bestemt henvendelse hører til den aktuelle salgsmulighed. Du holder relationen samlet og skiller de enkelte opgaver ad.

Hold kunde, kontaktpersoner og salgsmuligheder adskilt

Kunden er virksomheden eller privatpersonen, du har en relation til. Hos en erhvervskunde kan du tale med både bestilleren og den, der koordinerer arbejdet. Navne, roller og kontaktoplysninger hjælper dig med at nå den rette person.

En salgsmulighed gælder et konkret behov eller en opgave. Samme kunde kan have flere salgsmuligheder over tid med forskelligt underlag, tilbudsstatus og opfølgning. Når kunden vender tilbage, kan du beholde grundoplysningerne og samle den nye henvendelse separat. Så fremgår det, hvilket tilbud eller hvilken aftale et notat vedrører.

Læs mere om begreberne i Hvad er CRM? Kunder, kontakter og salg.

Eksempel: én kunde med to kontaktpersoner

Forestil dig, at en byggevirksomhed arbejder med en erhvervskunde. Kunden vil renovere et kontor og har samtidig spurgt til en særskilt opgave i et lagerrum. Én person bestiller, og en anden sørger for adgang til lokalerne.

Dette opdigtede eksempel viser, hvordan oplysningerne kan deles:

Del	Eksempel på oplysninger
Kunde	Firmanavn og relevante virksomhedsoplysninger
Kontaktperson 1	Bestillerens navn, rolle, e-mail og telefon
Kontaktperson 2	Navn og telefon på den, der sørger for adgang
Kontorrenoveringen	Henvendelse, notater fra besigtigelse og status i tilbudsdialogen
Arbejdet i lagerrummet	Særskilt henvendelse med eget underlag og næste kontakt

Opret ikke en ny kunde, hver gang en ny opgave bliver drøftet. Gør i stedet klart, hvilken opgave et tilbud eller en aftale gælder. Et spørgsmål om lagerrummet skal ikke kræve, at du leder i notaterne om kontoret.

Hav kundedialogen tæt på næste kontakt

Når kunden vender tilbage med et spørgsmål, skal du finde det, I allerede har talt om. I Customer Connect ligger kundens besked og dine notater samlet i salgsmuligheden. Underlaget er ved hånden, når du skal svare, opdatere et tilbud eller afklare næste skridt.

Gem notater, som hjælper dig videre. »Kunden vil afklare omfanget, før vi giver tilbud« siger mere end »Ring senere«. Når notatet hører til den rette salgsmulighed, er det også klart, hvilket forslag der menes. En kollega kan overtage med det samme underlag i stedet for at genskabe dialogen fra spredte mails og mundtlige beskeder.

Knyt opfølgningen til den rette salgsmulighed

Kundekartoteket hjælper dig med at finde kunden. Opfølgningen hjælper med at holde styr på, hvornår kontakten skal fortsætte. Kunden kan vente på et tilbud til én opgave, mens I skal afklare noget om en anden. Placer opfølgningen, hvor den hører hjemme.

I Customer Connect kan du vælge en ansvarlig og planlægge opfølgning på salgsmuligheden. Du ser, hvem der står for kontakten, og hvornår det er tid til at vende tilbage. Arbejder du alene, hjælper det med at organisere dine egne kundekontakter.

Lad AI hjælpe ved en ny henvendelse

Meget af underlaget til en ny opgave findes allerede i kundens mail. AI i Customer Connect kan fortolke indgående mails og oprette en salgsmulighed. Du kan også indsætte tekst fra en mail og lade samme AI fortolke den.

Kontrollér oplysningerne, tilføj det nødvendige, og planlæg næste kontakt. Du får et underlag at arbejde videre med, mens henvendelsen holdes adskilt fra kundens andre salgsmuligheder. Læs, hvordan Customer Connect samler kundehenvendelser.

Hold kundeoplysningerne brugbare

Opdater kontaktoplysningerne, når noget ændrer sig. Hvis en kontaktperson er stoppet, eller kunden har nyt telefonnummer, skal oplysningerne være rigtige inden næste samtale.

Gem oplysninger, der er relevante for kundearbejdet. Personoplysninger kræver også et lovligt behandlingsgrundlag og håndtering efter virksomhedens rutiner. Læs Det Europæiske Databeskyttelsesråds grundlæggende vejledning om relevans, rigtighed og opbevaring.

Begynd med en kunde, du allerede arbejder med

Et brugbart kundekartotek gør det lettere at finde den rette person og forstå sammenhængen. I Customer Connect kan du samle kundeoplysninger, kontaktpersoner og salgsmuligheder og planlægge opfølgningen det rette sted.

Prøv med en aktuel kunde og henvendelse. Saml kontaktoplysningerne, gennemgå underlaget, og beslut, hvornår du skal vende tilbage. Så ser du, hvordan delene hjælper i en virkelig kundedialog.

Prøv gratis: se aktuelle pakker og vilkår før tilmelding. Efter tilmelding kontakter vi dig for at høre, om du har brug for hjælp til at komme i gang. Du kan også booke en demo, før du prøver.