Wat hoort er in een klantenbestand?

Een klantenbestand hoort de naam van de klant, actuele contactgegevens en de contactpersonen die je moet bereiken te bevatten. Om er dagelijks iets aan te hebben, moet je ook eerdere gesprekken kunnen terugvinden en zien welke verkoopkansen bij de klant horen.

Een klant kan naar iets nieuws vragen terwijl een eerdere offerte nog op antwoord wacht. Dan is alleen een telefoonnummer meestal niet genoeg. Je moet weten waar het contact over gaat en waar jullie gebleven zijn. Deze gids laat zien welke gegevens je nodig hebt en hoe je ze bij elkaar houdt zonder opdrachten te vermengen.

Welke gegevens horen in een klantenbestand?

Begin met gegevens waarmee je de klant herkent en de juiste persoon bereikt. Voeg informatie toe die nodig is om het contact voort te zetten.

Gegeven	Waarmee het helpt
Klantnaam of bedrijfsnaam	De juiste klant vinden en de relatie herkennen
E-mail en telefoon	De klant bereiken via actuele contactgegevens
Contactpersoon en functie	Weten wie je bij een zakelijke klant moet spreken
Relevante achtergrond	Begrijpen welke context belangrijk is voor de relatie
Koppeling aan lopende verkoopkansen	De aanvraag, offertegesprekken en stukken van de juiste opdracht vinden

Afhankelijk van je werk kunnen ook een adres en bedrijfsgegevens nodig zijn. Niet alles hoeft bij het eerste contact bekend te zijn. Begin met wat je nodig hebt om te antwoorden en vul aan zodra de behoefte duidelijk wordt.

In Customer Connect kun je klantgegevens verzamelen en contactpersonen aan de klant koppelen. Het bericht van de klant en de stukken bij een specifieke aanvraag horen bij die verkoopkans. Zo blijft de relatie bij elkaar en houd je opdrachten uit elkaar.

Houd klanten, contactpersonen en verkoopkansen uit elkaar

De klant is het bedrijf of de particulier met wie je een relatie hebt. Bij een zakelijke klant kun je spreken met de opdrachtgever en met iemand die toegang tot het pand regelt. Namen, functies en contactgegevens helpen je de juiste persoon te bereiken.

Een verkoopkans gaat over een concrete behoefte of opdracht. Dezelfde klant kan na verloop van tijd meerdere verkoopkansen hebben, elk met eigen stukken, offertestatus en opvolging. Komt de klant terug, dan blijven de basisgegevens staan en verzamel je de nieuwe aanvraag apart. Zo is duidelijk bij welke offerte of afspraak een notitie hoort.

Meer over de begrippen lees je in Wat is CRM? Klanten, contacten en deals.

Voorbeeld: één klant met twee contactpersonen

Stel dat een bouwbedrijf voor een zakelijke klant werkt. De klant wil een kantoor verbouwen en heeft ook gevraagd naar een aparte klus in een opslagruimte. De ene persoon geeft de opdracht, de andere regelt de toegang.

Dit fictieve voorbeeld laat zien hoe je de gegevens verdeelt:

Onderdeel	Voorbeeldgegevens
Klant	Bedrijfsnaam en relevante bedrijfsgegevens
Contactpersoon 1	Naam, functie, e-mail en telefoon van de opdrachtgever
Contactpersoon 2	Naam en telefoon van degene die toegang regelt
Kantoorverbouwing	Aanvraag, notities van het locatiebezoek en stand van het offertegesprek
Werk in de opslagruimte	Aparte aanvraag met eigen stukken en volgend contact

Je hoeft niet voor elke nieuwe klus een nieuwe klant aan te maken. Wel moet duidelijk zijn op welke opdracht een offerte of afspraak betrekking heeft. Een vraag over de opslagruimte moet niet betekenen dat je tussen de notities over het kantoor moet zoeken.

Houd gesprekken bij de hand voor het volgende contact

Als de klant terugkomt met een vraag, moet je kunnen vinden wat jullie al besproken hebben. Customer Connect bewaart het bericht en je notities bij de verkoopkans. De informatie is beschikbaar als je antwoordt, een offerte aanvult of de volgende stap verduidelijkt.

Bewaar notities waarmee je verder kunt. “De klant wil de omvang afstemmen voordat we een offerte uitbrengen” zegt meer dan “Later bellen”. Bij de juiste verkoopkans is ook duidelijk welk voorstel wordt bedoeld. Een collega die het contact overneemt, heeft dezelfde informatie en hoeft het gesprek niet uit losse e-mails en mondelinge berichten te reconstrueren.

Koppel opvolging aan de juiste verkoopkans

Het klantenbestand helpt je de klant te vinden. Opvolging helpt je te bepalen wanneer het gesprek verder moet. Een klant kan wachten op een offerte voor nieuw werk, terwijl er bij een andere opdracht nog een vraag openstaat. Plaats de opvolging bij de juiste verkoopkans.

In Customer Connect kun je een verantwoordelijke aanwijzen en de opvolging van de verkoopkans plannen. Je ziet wie het contact oppakt en wanneer je terug moet komen. Werk je alleen, dan helpt het je eigen klantcontacten te organiseren.

Gebruik AI bij een nieuwe aanvraag

Veel informatie over een nieuwe opdracht staat al in de e-mail van de klant. AI in Customer Connect kan inkomende e-mails interpreteren en een verkoopkans aanmaken. Je kunt ook tekst uit een e-mail plakken en dezelfde AI gebruiken.

Controleer de gegevens, vul aan wat nodig is en plan het volgende contact. Je hebt een basis om mee verder te werken, terwijl de aanvraag gescheiden blijft van andere verkoopkansen van de klant. Lees hoe Customer Connect klantaanvragen verzamelt.

Houd klantgegevens bruikbaar

Werk contactgegevens bij zodra je hoort dat er iets veranderd is. Als een contactpersoon vertrekt of een telefoonnummer verandert, moeten de gegevens kloppen voor het volgende gesprek.

Bewaar gegevens die relevant zijn voor het klantwerk. Persoonsgegevens vereisen ook een passende rechtsgrond en verwerking volgens de procedures van je bedrijf. Lees de basisgids van het Europees Comité voor gegevensbescherming over relevantie, juistheid en bewaartermijnen.

Begin met een bestaande klant

Een bruikbaar klantenbestand helpt je de juiste persoon en de context te vinden. In Customer Connect kun je klantgegevens, contactpersonen en verkoopkansen bij elkaar houden en opvolging op de juiste plek plannen.

Probeer het met een actuele klant en aanvraag. Verzamel de contactgegevens, bekijk de stukken en bepaal wanneer je terugkomt. Zo zie je hoe de onderdelen bij een echt klantgesprek helpen.

Probeer gratis: bekijk de actuele pakketten en voorwaarden voordat je je registreert. Na registratie nemen we contact op om te vragen of je hulp bij de start nodig hebt. Je kunt ook eerst een demo boeken.