Vad ska ett kundregister innehålla? En enkel guide

Ett kundregister bör innehålla kundens namn, aktuella kontaktuppgifter och de kontaktpersoner du behöver nå. För att informationen ska hjälpa dig i vardagen behöver du också kunna hitta kunddialogen och se vilka affärer som hör till kunden.

En kund kan höra av sig om något nytt medan ett tidigare förslag fortfarande väntar på svar. Då räcker det sällan att bara hitta ett telefonnummer. Du behöver förstå vad kontakten gäller och var ni senast slutade. Här går vi igenom vilka uppgifter du behöver och hur du håller ihop dem utan att blanda samman olika uppdrag.

Vilka uppgifter ska finnas i ett kundregister?

Börja med det som hjälper dig att känna igen kunden och nå rätt person. Komplettera sedan med informationen du behöver för att fortsätta kundkontakten.

Uppgift	Vad den hjälper dig med
Kundens namn eller företagsnamn	Hitta rätt kund och känna igen relationen
E-post och telefon	Nå kunden via en aktuell kontaktväg
Kontaktperson och roll	Veta vem du ska prata med hos en företagskund
Relevant bakgrund om kunden	Förstå sådant som har betydelse för den fortsatta relationen
Koppling till aktuella affärer	Hitta förfrågningar, offertdialog och underlag för rätt uppdrag

Adress och företagsuppgifter kan också behövas beroende på ditt arbete. All information behöver inte vara känd vid första kontakten. Börja med det som krävs för att kunna svara och komplettera när behovet blir tydligt.

I Customer Connect kan du samla kunduppgifter och knyta kontaktpersoner till kunden. Kundens meddelande och underlaget för en enskild förfrågan hör till den aktuella affären. Det gör det lättare att hålla ihop relationen och samtidigt skilja olika uppdrag åt.

Håll isär kunden, kontaktpersonerna och affärerna

Kunden är företaget eller privatpersonen du har en relation med. Hos en företagskund kan du prata med flera personer, till exempel en beställare och någon som samordnar arbetet. Kontaktpersonernas namn, roller och kontaktuppgifter hjälper dig att nå rätt person.

En affärsmöjlighet gäller ett konkret behov eller uppdrag. Samma kund kan ha flera affärer över tid, med olika underlag, offertstatus och uppföljning.

Den uppdelningen gör skillnad när kunden återkommer. Du kan behålla kundens grunduppgifter och samla den nya förfrågan separat. Då blir det tydligt vilken offert eller överenskommelse en anteckning gäller.

Vill du läsa mer om begreppen finns guiden Vad är CRM? Kunder, kontakter och affärer förklarat.

Exempel: en kund med två kontaktpersoner

Tänk dig att ett byggföretag arbetar med en företagskund. Kunden vill renovera ett kontor och har samtidigt frågat om ett separat arbete i förrådet. En person beställer arbetet och en annan sköter tillträdet till lokalerna.

Det här är ett påhittat exempel på hur informationen kan delas upp:

Del	Exempel på information
Kund	Företagets namn och relevanta företagsuppgifter
Kontaktperson 1	Beställarens namn, roll, e-post och telefon
Kontaktperson 2	Namn och telefon till den som ordnar tillträde
Kontorsrenoveringen	Kundens förfrågan, underlag från platsbesöket och läget i offertdialogen
Arbetet i förrådet	En separat förfrågan med eget underlag och nästa kontakt

Du behöver inte skapa en ny kund varje gång ett nytt arbete diskuteras. Däremot behöver det framgå vilket uppdrag en offert eller överenskommelse gäller. Om du får en fråga om förrådet ska svaret inte behöva letas fram bland anteckningarna om kontorsrenoveringen.

Ha kunddialogen nära nästa kontakt

När kunden återkommer med en fråga behöver du kunna hitta det ni redan har pratat om. I Customer Connect finns kundens meddelande och dina anteckningar samlade i affären. Du har underlaget nära till hands när du ska svara, komplettera en offert eller reda ut nästa steg.

Spara det som hjälper dig att fortsätta dialogen. ”Kunden vill stämma av omfattningen innan vi lämnar offert” ger mer sammanhang än ”Ring senare”. När anteckningen hör till rätt affär framgår också vilket förslag kunden menar.

Om en kollega behöver ta över kontakten finns samma underlag tillgängligt. Kunddialogen blir lättare att fortsätta utan att först återskapas från spridda mejl och muntliga besked.

Koppla uppföljningen till rätt affär

Kundregistret hjälper dig att hitta kunden. Uppföljningen hjälper dig att hålla ordning på när kontakten ska fortsätta.

En kund kan till exempel vänta på en offert för ett nytt uppdrag samtidigt som ni behöver reda ut en fråga om ett annat. Lägg uppföljningen där den hör hemma, så att det framgår vilken dialog du ska ta vidare.

I Customer Connect kan du ange ansvarig och planera uppföljning för affären. Du ser vem som håller i kontakten och när det är dags att återkomma. Arbetar du själv hjälper det dig att hålla ordning på dina egna kundkontakter.

Låt AI hjälpa till när en ny förfrågan kommer

När en kund hör av sig om ett nytt uppdrag finns mycket av underlaget redan i mejlet. AI i Customer Connect kan tolka inkommande mejl och skapa en affärsmöjlighet. Du kan också klistra in text från ett mejl och låta samma AI tolka den.

Kontrollera uppgifterna, komplettera det som behövs och planera nästa kontakt. Då får du ett underlag att arbeta vidare med, samtidigt som förfrågan hålls åtskild från kundens andra affärer.

Läs mer om hur Customer Connect samlar kundförfrågningar.

Håll kunduppgifterna användbara

Uppdatera kontaktuppgifterna när du får veta att något har ändrats. Om en kontaktperson har slutat eller kunden använder ett nytt telefonnummer behöver informationen stämma nästa gång du ska återkomma.

Spara relevant information för kundarbetet. Personuppgifter behöver också hanteras med rättslig grund och enligt verksamhetens rutiner. Läs IMY:s vägledning om de grundläggande principerna enligt GDPR för mer om relevanta och riktiga uppgifter samt hur länge de får sparas.

Börja med en kund du redan arbetar med

Ett användbart kundregister gör det enklare att hitta rätt person och förstå sammanhanget inför nästa kontakt. I Customer Connect kan du hålla kunduppgifter, kontaktpersoner och affärsmöjligheter nära varandra och planera uppföljningen där den hör hemma.

Prova med en aktuell kund och en förfrågan. Samla kontaktuppgifterna, gå igenom affärens underlag och bestäm när du ska återkomma. Då får du se hur delarna hjälper dig i en verklig kunddialog.

Prova gratis för att se aktuella upplägg och villkor innan du går vidare till registrering. Efter registrering kontaktar vi dig för att höra om du behöver hjälp att komma igång. Du kan också boka en demo innan du provar.