Behovsanalys i försäljning: 7 frågor före offerten

”Kan du skicka ett pris?” Förfrågan verkar enkel, men du behöver veta vad priset ska omfatta. Om du börjar räkna direkt riskerar du att lämna ett förslag som kunden sedan måste hjälpa dig att rätta.

En behovsanalys i försäljning hjälper dig att förstå vad kunden vill uppnå, vad uppdraget kräver och hur kunden ska fatta sitt beslut. Här får du sju frågor att utgå från, ett exempel och en mall som gör svaren användbara när du skriver offerten.

Vad är en behovsanalys?

En behovsanalys är samtalet där du undersöker kundens situation och önskade resultat innan du föreslår en lösning. Säljarnas Riksförbund beskriver syftet som att förstå kundens behov och bedöma hur erbjudandet kan möta dem.

För dig som säljer en tjänst behöver samtalet ge ett konkret underlag: vad som ska göras, varför det behövs och vilka förutsättningar som påverkar upplägget. Ibland räcker några frågor i ett mejl. Ett mer omfattande uppdrag kan behöva ett möte eller ett platsbesök.

Förbered samtalet med det du redan vet

Läs förfrågan och tidigare överenskommelser. Skriv ner vad kunden redan har berättat och vilka luckor som hindrar dig från att lämna ett relevant förslag.

Börja gärna med: ”Jag har förstått att ni vill ha hjälp med [uppdrag]. Jag vill reda ut omfattningen och vad som är viktigast för er, så att förslaget blir användbart.”

Använd frågorna nedan som stöd. Hoppa över sådant kunden redan har förklarat och ställ följdfrågor där svaret är otydligt.

Sju frågor före offerten

1. Vad vill ni ska fungera bättre när uppdraget är klart?

Börja med resultatet kunden vill ha. ”Nya personalbilder” beskriver en leverans. ”Alla medarbetare ska presenteras enhetligt på den nya webbplatsen” förklarar vad leveransen ska åstadkomma.

Följ upp med: ”Hur kommer ni att bedöma om resultatet blev bra?” Svaret hjälper dig att förstå vad kunden värderar när olika upplägg ska jämföras.

2. Hur gör ni i dag, och vad vill ni behålla?

Be kunden beskriva det nuvarande arbetssättet med ett exempel. Fråga både vad som fungerar och var det uppstår problem. Då kan du ta hänsyn till sådant kunden uppskattar.

Om svaret är ”det tar för lång tid”, be personen beskriva vilket moment som tar tid och vem som påverkas. Vänta med lösningsförslaget tills du förstår situationen.

3. Vad behöver ingå, och vad kan vänta?

Red ut omfattningen: antal, platser, tillfällen, leveranser och sådant kunden ordnar själv. Fråga vilka delar som måste vara med för att uppdraget ska vara meningsfullt.

Om önskemålen är många kan du fråga: ”Vilka delar behöver vara klara först?” Det ger ett underlag för ett avgränsat förslag och eventuella tillval.

4. När behöver det vara klart, och vad styr datumet?

Skilj mellan ett önskat datum och en fast tidsgräns. En lansering, flytt eller konferens kan påverka både leveransen och när kunden behöver fatta beslut.

Fråga också vad som måste hända före starten. Behöver någon godkänna material, ordna tillträde eller samla deltagare? Ta med de beroendena när du bedömer tidsplanen.

5. Vilken budgetram ska förslaget förhålla sig till?

Förklara varför du frågar: du vill kunna föreslå en omfattning som är relevant. Om kunden saknar en bestämd budget kan ni först gå igenom vilka delar som påverkar priset och vad kunden prioriterar.

Lova bara priser och upplägg du har underlag för. Om du lämnar en preliminär uppskattning, gör antagandena tydliga och beskriv vad som återstår innan du kan ge en offert.

6. Vilka behöver vara med och ta ställning?

Personen du pratar med kan behöva förankra förslaget hos en kollega. Fråga hur beslutet går till och vilket underlag de andra personerna behöver.

En användbar följdfråga är: ”Finns det något vi behöver reda ut för att du ska kunna presentera förslaget internt?” Då kan du anpassa underlaget till nästa beslut.

7. Vad är ett rimligt nästa steg för oss båda?

Sammanfatta behovet med egna ord och låt kunden korrigera. Bestäm sedan vad var och en ska göra och när ni hörs igen.

Exempel: ”Du skickar deltagarantalet på onsdag. Jag återkommer med ett förslag på fredag som omfattar fotografering och leverans till webbplatsen. Har jag uppfattat det rätt?”

Exempel: från prisfråga till tydligt uppdrag

Det här är ett påhittat exempel. Ett företag ber en fotograf om pris på personalbilder. Efter samtalet framgår att bilderna ska användas på en ny webbplats, att 18 personer ska fotograferas på kontoret och att kunden vill ha samma bakgrund på alla porträtt.

Webbplatsen ska lanseras i november. Tre medarbetare arbetar på annan ort, och kontaktpersonen behöver ett förslag som chefen kan godkänna. Kunden ordnar ett rum för fotograferingen, men fotografen behöver kontrollera att det fungerar.

Nu går det att skilja mellan ett huvuduppdrag och det som behöver redas ut. Fotografen kan beskriva porträtten och leveransen i förslaget, undersöka lokalen och diskutera ett separat tillfälle för de tre frånvarande personerna.

Frågan om pris har fått ett sammanhang. Kunden kan se vad förslaget omfattar och vilka beslut som återstår.

En enkel mall för dina samtalsanteckningar

Kopiera mallen till den plats där du samlar underlaget för affären. Fyll i det som påverkar förslaget och markera obesvarade frågor.

Del	Anteckna
Önskat resultat	Vad kunden vill uppnå och hur resultatet ska användas
Nuläge	Vad som fungerar och vad kunden vill ändra
Omfattning	Vad som ska ingå, eventuella tillval och kundens eget ansvar
Tidsplan	Önskade datum, fasta tidsgränser och beroenden
Budget	Angiven ram eller vad ni behöver utreda
Beslut	Vilka som tar ställning och vilket underlag de behöver
Öppna frågor	Vad som saknas och vem som tar reda på det
Nästa steg	Handling, ansvarig och överenskommet datum

Håll isär kundens besked och dina antaganden. ”Kunden önskar start i oktober” betyder exempelvis inte att ni har bekräftat en starttid. En kollega som tar över ska kunna förstå skillnaden.

När har du tillräckligt för att lämna en offert?

Du behöver kunna beskriva en omfattning som kunden känner igen, bedöma om ni kan leverera den och förklara prisets förutsättningar. Om en öppen fråga kan ändra pris eller leverans väsentligt, red ut den eller ange tydligt vilket antagande förslaget bygger på.

Ibland är nästa steg ett platsbesök eller en kort avstämning med ytterligare en person. Om uppdraget inte passar det ni erbjuder, säg det tidigt så att kunden kan gå vidare.

När offerten är skickad kan du använda våra tre mejlmallar för offertuppföljning. För hela arbetsflödet finns guiden från lead till affär.

Ge samtalet en tydlig fortsättning

Välj en aktuell förfrågan och prova frågorna som hjälper dig att komma vidare. Avsluta med en sammanfattning och ett överenskommet nästa steg.

I Customer Connect kan du ange vem som ansvarar för affärsmöjligheten och planera nästa uppföljning. Då får fortsättningen på kundsamtalet en plats i ditt dagliga arbete.

Prova gratis med en affär du redan arbetar med. Vill du gå igenom arbetssättet tillsammans med oss kan du boka en demo.